Jak wygląda obsada firmy? Jak sporządzić tabelę kadrową dla przedsiębiorstwa?

Tabela personelu jest obowiązkowym dokumentem kadrowym, który powinna posiadać każda organizacja. Zwykle stosuje się formularz T-3, ale można również opracować własny formularz, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji.

Rekrutacja dla IP. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej wyjaśnia, że ​​pracodawca (nie ma znaczenia: indywidualny przedsiębiorca lub LLC), który zawarł umowę o pracę z pracownikiem, musi mieć stół kadrowy. Nie ma jednak jednoznacznego wskazania IP, w przeciwieństwie do organizacji.

Dlatego niektórzy księgowi zalecają, aby w każdym przypadku mieć tabelę personelu, a druga część - sporządzić ją z liczbą pracowników powyżej 3-4 osób. Chociaż w praktyce wielu indywidualnych przedsiębiorców ignoruje ten dokument.

Formularz T-3 zawiera informacje o działach organizacji, nazwę i liczbę jednostek kadrowych zgodnie z klasyfikatorem zawodów i stanowisk (OKPDTR), stawki płac (wynagrodzenie, dodatki). Również dla wszystkich stanowisk brane są pod uwagę całkowite miesięczne koszty wynagrodzeń.

Tabela kadrowa sporządzana jest od początku roku lub od początku działalności organizacji i zatwierdzana zarządzeniem kierownika. Ważność dokumentu może być dowolna - na przykład rok lub kilka lat, w zależności od decyzji kierownika.

Jeżeli w toku działalności organizacji nastąpią poważne zmiany kadrowe (liczba jednostek kadrowych, stanowiska, stawki taryfowe), wówczas racjonalne byłoby nakazanie kierownikowi zmiany aktualnej tabeli kadrowej, a nie zatwierdzanie nowej .

Jednak przy ogromnym zmniejszeniu liczby pracowników lepiej jest oczywiście sporządzić nowy harmonogram. Formularz T-3 wypełniają pracownicy działu kadr lub księgowi.

personel- jest to dokument zawierający informacje o stanowiskach, liczbie jednostek kadrowych i stawkach taryfowych, z uwzględnieniem różnych dodatków działów strukturalnych organizacji.

Jak zrobić stół kadrowy

Jako formularz kadrowy stosuje się ujednolicony formularz nr T-3, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 05.01.2004 nr 1.

Tabela personelu jest opracowywana zgodnie z podziałami strukturalnymi organizacji w kolejności podporządkowania pracowników. Formularz kadrowy wypełnia oficer personalny, ekonomista pracy lub księgowy. Tabela kadrowa jest zatwierdzana na polecenie szefa organizacji.

Personel organizacji: instrukcje wypełniania formularza T-3

Wypełniamy pole "nazwa firmy" zgodnie z danymi w dokumentach założycielskich organizacji.

Zapisujemy kod OKPO organizacji.

Wstawiamy numer, datę tabeli kadrowej (w formacie dzień, miesiąc, rok) oraz okres jej ważności.

W kolumnie „Zatwierdzone” wskazujemy datę i numer zamówienia szefa organizacji w sprawie zatwierdzenia tabeli kadrowej, całkowitą liczbę jednostek kadrowych.

Zacznijmy wypełniać tabelę.

W pierwszej i drugiej kolumnie należy podać odpowiednio nazwę i kod jednostki strukturalnej organizacji.

W trzeciej kolumnie wskazujemy pozycję zgodnie z Klasyfikatorem Zawodów dla każdej jednostki strukturalnej w kolejności podporządkowania.

W czwartej kolumnie podajemy liczbę jednostek kadrowych dla każdego stanowiska.

W piątej kolumnie podajemy stawkę taryfową (wynagrodzenie) w rublach dla każdej pozycji.

Szósta ósma kolumna „Dopłaty” jest wypełniana, jeśli istnieją dodatkowe płatności (w rublach) dla pracowników niektórych stanowisk za specjalne warunki pracy, godziny pracy, specjalną wiedzę lub premie motywacyjne.

Wartości w kolumnie dziewiątej oblicza się sumując liczby w kolumnach 5-8 i mnożąc przez liczbę postów w kolumnie czwartej dla każdej pozycji.

Wybijamy całkowitą liczbę jednostek pracowniczych (suma wartości w kolumnie czwartej) oraz całkowity miesięczny fundusz płac (suma wartości w kolumnie dziewiątej).

Składamy podpisy kierownika działu personalnego, głównego księgowego.

Zmiany w tabeli kadrowej mogą być dokonywane w związku z wprowadzeniem nowego stanowiska, zmianą jego nazwy, przeniesieniem do innego działu, zmianą stawki taryfowej itp. na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.

Planowanie personelu >>>

Podpisanie i zatwierdzenie obsady >>>

Okresy zatrudnienia >>>

Wprowadzanie zmian w obsadzie >>>

Zgłoszenie obsady osobowej organom kontrolnym >>>

Wyciąg z listy pracowników >>>

HARMONOGRAM PRACOWNIKÓW. POJĘCIE

Tabela kadrowa to dokument organizacyjno-administracyjny, w którym sporządzona jest struktura, obsada kadrowa i wielkość organizacji, wykaz stanowisk, zawodów wskazujących kwalifikacje i wynagrodzenia, a także ewentualne dodatki na każde ze stanowisk.

1. Formularz rekrutacyjny

Dla wygody sporządzenia tabeli kadrowej dla osoby prawnej lub osoby fizycznej, która jest indywidualnym przedsiębiorcą, zapewniono ujednolicony formularz N T-3 (zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej „O zatwierdzeniu ujednoliconego formy pierwotnej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej zapłaty” z dnia 1.05.2004 r. N 1 . Ten formularz nie jest obowiązkowy, ale stanowi jedynie zalecenie. Mimo to zaleca się korzystanie z tego formularza w swojej pracy, ponieważ zawiera on wszystkie niezbędne dane.

Należy pamiętać, że wiele organizacji pełniących funkcje nadzorczo-kontrolne (np. inspekcja pracy czy wymiar sprawiedliwości), w trakcie kontroli lub wniosków, wymaga przedłożenia tabeli obsadowej (klauzula 91 Wytycznych w sprawie mianowania , przeprowadzanie na miejscu kontroli dokumentacji ubezpieczających w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i podejmowanie działań na podstawie ich wyników, zatwierdzonych dekretem FSS Federacji Rosyjskiej z dnia 07.04.2008 N 81).

Podczas przeprowadzania kontroli dokumentów przez organy terytorialne Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej można również poprosić o udostępnienie tabeli kadrowej ( Wytyczne w sprawie organizowania i przeprowadzania weryfikacji dokumentowej wiarygodności składanych przez ubezpieczających indywidualnych informacji o stażu pracy i zarobkach (wynagrodzeniu), dochodach osób ubezpieczonych w państwowym systemie ubezpieczeń emerytalnych (zatwierdzone Uchwałą Zarządu Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej Federacja 30.01.2002 N 11p)).

Oprócz wymienionych organów, inspekcje podatkowe często umieszczają w wykazie dokumentów wymaganych do kompleksowej kontroli listę pracowników jako dokument potwierdzający stosowanie ulg podatkowych.

Ponadto tabela personelu służy jako dokument podsumowujący dane dotyczące kosztów wynagrodzeń, a także liczby pracowników w organizacji.

Jednolite formularze, w tym formularz N T-3, mają zastosowanie do wszystkich organizacji, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej. Wyjątkiem są formularze do ewidencji czasu pracy i rozliczeń z personelem za wynagrodzenia, które nie są wykorzystywane w pracy instytucji budżetowych.

1.1. Wskazanie w wykazie pracowników stanowisk freelancerów >>>

2. Procedura wpisywania informacji na listę pracowników >>>

3. Obsada oddziałów >>>

Tabelę kadrową może sporządzić każdy pracownik, któremu powierzono taką funkcję (kierownik organizacji, oficer personalny, księgowy). Przed jego opracowaniem konieczne jest określenie ogólnej struktury organizacji dla dalszego podziału zasobów ludzkich i materialnych, w zależności od kierunku działalności i celów, dla których organizacja została stworzona.

W niektórych organizacjach zwyczajowo opisuje się przede wszystkim strukturę organizacji bez określania wynagrodzeń i określonej liczby stanowisk pracowniczych, w formie tabeli, która wskazuje wszystkie proponowane podziały i ich podporządkowanie, na podstawie których sam personel jest kompilowany.

Jednak struktura przedsiębiorstwa nie jest dokumentem obowiązkowym i może być traktowana jedynie jako pomocniczy.

Zgodnie z Instrukcją składania wniosków i wypełniania podstawowych formularzy dokumentacji w kolumnie 5 miesięczne wynagrodzenie pracownika według stawki taryfowej (wynagrodzenia) jest podane w rublach. Ponieważ pensje pracowników, którzy są opłacani według stawki godzinowej, zależą od ilości przepracowanego czasu, nie mają oni jako takiej stałej pensji. Dlatego nie jest możliwe prawidłowe wypełnienie tabeli kadrowej dla takich pracowników.

W tej sytuacji zalecamy kolumnę 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp. Pocierać”. i kolumna 9 „Ogółem miesięcznie, pocierać”. nie wypełniaj, ale w kolumnie 10 „Uwagi” zaznacz: „Płatność według stawki godzinowej” i podaj link do dokumentu wewnętrznego, który reguluje wysokość wynagrodzenia (na przykład rozporządzenie w sprawie wynagrodzenia pracowników organizacji) .

2. Zatwierdzenie obsady >>>

2.1. Stemplowanie na liście pracowników >>>

3. Zapoznanie pracowników z personelem >>>

4. Terminy akceptacji obsady >>>

1. Osoby podpisujące tabelę kadrową

W przypadku korespondencji w sprawie opracowania i zmiany tabel kadrowych - 3 lata (art. 73).

REGULARNY UKŁAD

Układ kadrowy (zmiana personelu, lista pracowników) jest stosowany w pracy osoby wykonującej pracę kadrową w organizacji. Forma tego dokumentu nie jest prawnie ustanowiona i jest z reguły opracowywana na podstawie formularza N T-3 z dodatkiem kolumny, w której wpisywane są nazwiska, imiona, patronimika pracowników zajmujących określone stanowiska. Dla wygody dokument ten można sporządzić zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Zastosowanie takiego rozwiązania pomaga przede wszystkim śledzić dostępność wolnych miejsc pracy, a także obsadzenie jednostek kadrowych przy zatrudnianiu w niepełnym wymiarze godzin lub gdy jedno stanowisko jest podzielone między kilku pracowników. Jeśli program księgowości personelu nie jest używany, wszystkie informacje o pracownikach (na przykład data wyjścia z długich wakacji lub obecność niepełnosprawności itp.) Są wprowadzane w takim formularzu (zestawione w formie tabeli), co pozwala na tworzenie raportu na temat różnych wniosków zarządczych.

2. Wykluczenie z listy pracowników wolnych stanowisk i jednostek strukturalnych >>>

3. Wykluczenie z listy pracowniczej jednostek pracowniczych lub pionów strukturalnych w przypadku redukcji liczebności lub personelu >>>

3.1. Procedura wprowadzania zmian w tabeli kadrowej przy redukcji personelu lub zatrudnienia >>>

4. Zmiana wynagrodzeń na liście pracowników >>>

5. Zmiana nazw stanowisk i działów >>>

Zmiany w tabeli kadrowej dokonywane są na podstawie decyzji pracodawcy, ustalonej na podstawie zamówienia. Zmiany mogą mieć następujący charakter:

Wykluczenie wolnych stanowisk lub całych działów z powodu zmian organizacyjnych w pracy organizacji lub przedsiębiorstwa;

Wprowadzenie nowych jednostek kadrowych, jeśli to konieczne, w celu rozszerzenia produkcji lub zwiększenia świadczonych usług;

Redukcja jednostek kadrowych związana z redukcją liczby lub personelu organizacji, indywidualnego przedsiębiorcy;

zmiany wynagrodzeń;

Zmiana nazw działów i stanowisk itp.

Zmiany harmonogramu można dokonać na dwa sposoby:

Wydanie nakazu odpowiedniej zmiany;

Zatwierdzenie nowej tabeli kadrowej.

Pracodawca samodzielnie decyduje o sposobie dokonywania zmian w tabeli kadrowej. Przy przeprowadzaniu działań zmierzających do redukcji personelu lub zatrudnienia, prawo również nie zobowiązuje pracodawcy do wprowadzenia dokładnie nowej tabeli kadrowej, tj. ma prawo do dokonywania zmian w dotychczasowym na zamówienie. W ten sposób pracodawca może mieć jeden stół kadrowy przez całą działalność organizacji i tylko poprzez rozkazy regulowania liczby stanowisk lub jednostek strukturalnych.

Ważny! Informacje o dostępności wolnych miejsc pracy (stanowisk), które pracodawca jest zobowiązany przekazywać co miesiąc organom służby zatrudnienia (klauzula 3 art. 25 ustawy Federacji Rosyjskiej z 19.04.1991 r. N 1032-1 „O zatrudnieniu w Federacji Rosyjskiej” ). Część 1 art. Podobny przepis zawiera 8 ustawy miasta Moskwy z dnia 01.10.2008 r. N 46 „O zatrudnieniu w Moskwie”. Pracodawca udziela informacji o zapotrzebowaniu na pracowników (dostępność wolnych miejsc pracy, stanowiska) zgodnie z procedurą zatwierdzoną dekretem rządu moskiewskiego z dnia 23.06.2019 N 579-PP.

1. Uzupełnienie tabeli obsadowej o nowe stanowiska i podziały strukturalne

W przypadku konieczności dodania stanowiska do struktury jednostki strukturalnej lub całej jednostki do organizacji należy wydać polecenie dokonania odpowiednich zmian w tabeli kadrowej, tj. w sprawie wprowadzenia nowych jednostek. Nie ma jednolitej formy takiego zamówienia, więc pracodawca ma prawo samodzielnie je opracować. Zamówienie to podpisuje kierownik organizacji lub osoba upoważniona. Data wprowadzenia nowej pozycji nie może pokrywać się z datą wydania zamówienia, tj. zmiany można wprowadzić później (np. data wydania zlecenia to 28.11.2009, a stanowisko jest wprowadzane od 15.12.2009). Pracodawca przy uzupełnianiu tabeli kadrowej nie jest zobowiązany do zapoznania pracowników z wprowadzanymi zmianami.

Ponieważ nakaz skreślenia jednostek z listy pracowników sporządzany jest na formularzu opracowanym przez pracodawcę samodzielnie, nie jest konieczne wskazywanie w nim wynagrodzenia lub wynagrodzenia, w przeciwieństwie do nakazu wpisania jednostki pracowniczej.

Po podjęciu przez pracodawcę decyzji o zmianie wysokości wynagrodzeń konieczne jest wydanie polecenia zmiany tabeli kadrowej, sporządzonej w dowolnej formie, podpisanej przez kierownika lub osobę upoważnioną.

Więcej informacji można znaleźć w „Przewodniku po zasobach ludzkich. Zmiana warunków umowy o pracę ".

W przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o zmianie nazwy jednostki strukturalnej lub określonego stanowiska konieczne jest wydanie zarządzenia o zmianie listy pracowników podpisanej przez kierownika lub inną upoważnioną osobę.

WYCIĄG Z HARMONOGRAMU PAŃSTWOWEGO

Wypis z listy pracowników może być wydany np. organom kontrolnym na należycie wykonany wniosek lub pracownikowi na jego pisemny wniosek skierowany do pracodawcy zgodnie z art. 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

W przypadku złożenia wniosku przez pracownika wyciąg z listy pracowników powinien odzwierciedlać jedynie informacje o jego stanowisku i odpowiadających mu płatnościach. Wynagrodzenia innych pracowników nie mogą być wskazane w odpisie zgodnie z normą art. 88 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej o ochronie danych osobowych w zakresie ich przekazywania.

Zobacz próbkę wypełnienia wyciągu.

Podpisano do druku

W tym artykule ujawnimy jedną z głównych koncepcji pracy personelu. To jest zwykła jednostka. Zobaczmy, jakie miejsce zajmuje na liście pracowników, co konkretnie ma na myśli. Opiszemy szczegółowo, jak jest wprowadzane, ograniczane i uzasadnione.

Jednostka jest...

Zobaczmy, jak słowniki definiują ten termin. Tak więc jednostka personelu to:

• Oficjalna jednostka, którą zapewnia personel organizacji, przedsiębiorstwa, instytucji.
• Jednostka z całej listy stanowisk w tabeli kadrowej organizacji. Odpowiada jednemu miejscu pracy.
• Jedno ze stanowisk grafiku kadrowego.

Różnice w stosunku do pokrewnych koncepcji

Jednostka kadrowa organizacji jest często mylona z powiązanymi terminami. Zobaczmy teraz różnicę.

• Stanowisko i jednostka kadrowa. Zgodnie z pierwszą koncepcją ukryty jest pewien zestaw funkcji pracy, pod drugim - ilościowy składnik harmonogramu personelu. W związku z tym na jednym stanowisku może znajdować się jednocześnie kilka jednostek personalnych.
• Jednostka stawki i personelu. Pierwsze pojęcie to wartość pieniężna, podstawa wynagrodzenia określonego pracownika. A 1 jednostka personelu to osoba żyjąca, pracownik. To jest różnica między terminami.
• Miejsce pracy i jednostka personelu. Pierwsza koncepcja to zorganizowane miejsce pracy pracownika. Drugi to pracownik, osoba. W jednym miejscu pracy może pracować jednocześnie kilka jednostek personelu. Na przykład zmiany pracujących sprzedawców, kasjerów.

Stan

Jednostka kadrowa jest odpowiednio elementem składowym państwa (sztabu) lub personelem organizacji. Tak nazywa się stały skład jej pracowników. Razem tworzą grupę uformowaną według cech zawodowych lub innych, wskazując stanowiska, a także przypisane im pensje (zgodnie ze stanowiskiem).

Państwo będzie również uprawnione do wymienienia całej grupy pracowników organizacji. Są to ci, którzy są zaangażowani w działalność zawodową, oraz ci, którzy są w bilansie instytucji, ale tymczasowo nie pracują z wielu powodów (zwolnienie chorobowe, urlop, dekret itp.).

I jeszcze jedna definicja. Kadry - cały zestaw zasobów pracy, którymi dysponuje organizacja i które są niezbędne do realizacji określonych funkcji, osiągania wspólnych celów i rozwoju instytucji.

Zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem terminy „personel”, „personel” są równoważne pojęciom „personel”, „kadra”.

personel

Jednostka personelu znajduje się w tabeli personelu. Odnosi się do dokumentacji regulacyjnej organizacji, która opracowuje strukturę, liczebność i personel danej firmy, przedsiębiorstwa, instytucji, wskazując wysokość wynagrodzenia w zależności od stanowiska pracownika. Taki harmonogram odzwierciedla istniejący (lub planowany) podział pracy między pracownikami, określony w opisach stanowisk.

Rostrud definiuje ten dokument jako akt lokalny instytucji, który ustala w ujednoliconej formie podział obowiązków i warunki wynagradzania za działalność zawodową. Tabela kadrowa jest akceptowana przez pracodawcę w zakresie jego kompetencji (rosyjski kodeks pracy, art. 8). W związku z tym ma pełne prawo do samodzielnego dokonywania zmian w tym akcie.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie wymaga przygotowania i zatwierdzenia tabeli kadrowej. Co więcej, nie zawiera nawet definicji tego zjawiska.

Dokument ten jest cenny dla efektywnego wykorzystania siły roboczej pracowników. Dzięki niemu możesz porównywać działy i działy pod względem liczby pracowników i pracowników, płac i kwalifikacji. Są to dane niezbędne do analizy zakresu wykonywanej pracy, obciążenia pracowników oraz doprecyzowania opisów stanowisk. Również kadra pomaga zrozumieć wykonalność uformowanej struktury organizacji.

Ten dokument jest wydawany wyłącznie zgodnie z ujednoliconym formularzem T-3. Zawiera następujące kolumny:

• Nazwa firmy.
• Numer dokumentu.
• Data przygotowania.
• Czas trwania tego harmonogramu.
• Ludność stanowa.

• Nazwa i kod tego podziału.
• Pozycja, ranga, kategoria, klasa.
• Liczba stanowisk personelu w tabeli personelu.
• Wynagrodzenie lub stawka.
• Kolumny, które wskazują istniejące dopłaty, dodatki i ich wielkość. Kolumny „Ogółem” są sumowane.

Dokument podpisuje główny księgowy i kierownik działu personalnego. Zatwierdzany zarządzeniem szefa całej organizacji.

Wprowadzenie nowej jednostki kadrowej

W sytuacji obiektywnego niedoboru pracowników organizacja ma jedno rozsądne wyjście - dodać jeszcze jedną jednostkę personalną. Zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej jest całkowicie kompetentną decyzją. W przypadku konieczności organizacyjnej, produkcyjnej i ekonomicznej grafik kadrowy może zostać uzupełniony o nowe stanowisko lub dodatkową jednostkę kadrową. Częstotliwość, częstotliwość takich zmian określa sam pracodawca.

Rosyjskie ustawodawstwo nie oferuje gotowej próbki do wprowadzenia jednostki kadrowej. Jednak profesjonaliści zalecają przeprowadzenie tej procedury w trzech krokach.

1. Ustalenie potrzeby wjazdu jednostki w stan.
2. Opracowanie nowego opisu stanowiska.
3. Sporządzenie raportu do kierownika.

Przeanalizujmy te kroki bardziej szczegółowo.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 1

Od razu zauważamy, że jest to najtrudniejszy etap wprowadzania nowej jednostki kadrowej. Aby uzyskać ważkie argumenty w kierunku uzupełnienia personelu, konieczne jest przeanalizowanie standardów wykonywania określonych obowiązków zawodowych. I porównaj te dane z ilością pracy dla nowej jednostki. Następnie - złożona kalkulacja oparta na warunkach organizacyjno-technicznych wykonywania pracy w danej organizacji.

Dokładniej, pracownik personelu będzie musiał wykonać następujące czynności, aby uzasadnić jednostkę personelu.

• Zbierz wszystkie informacje statystyczne dotyczące stanowiska. Obejmie jednostkę kadrową: funkcje, rodzaje pracy, operacje, koszty pracy.
• W obliczeniach stosuje się normy produkcji, czas przeznaczony na określony rodzaj pracy. Jeżeli organizacja nie ma własnych dokumentów regulacyjnych takiego planu, wykorzystywane są dane zatwierdzone przez Ministerstwo Pracy Federacji Rosyjskiej.

Po dokonaniu obliczeń w odniesieniu do kosztów pracy pracowników już pracujących na tym stanowisku można stwierdzić, że obciążenie (w godzinach pracy miesięcznie) na nich przekracza normę. Stąd potrzeba ekspansji.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 2

Kolejnym krokiem przy wprowadzaniu jednostki personalnej jest przygotowanie nowego opisu stanowiska. Na podstawie przeprowadzonej już kalkulacji kosztów pracy ustalane są standardy pracy, jakie będzie wykonywał planowany pracownik. Na podstawie ich listy (prac) sporządzany jest projekt opisu stanowiska.

Przejdźmy do listu Rostrud nr 4412-6. Z dokumentu wynika, że ​​chociaż Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej nie zawiera żadnej wzmianki o opisach stanowisk, to wciąż odwołują się one do ważnej dokumentacji organizacji. Należy to wskazać tutaj:

• Kwalifikacje pracownicze pracownika.
• Pełna lista jego obowiązków.
• Lista wymagań kwalifikacyjnych wymaganych na danym stanowisku.

Sam pracodawca decyduje o tym, jak sporządzić opis stanowiska, jakie zmiany w nim wprowadzić.

Wprowadzanie nowej jednostki personalnej: krok 3

Nowa jednostka kadrowa, nowe stanowisko jest zwykle wprowadzane w określonej jednostce strukturalnej organizacji. Stąd trzeci krok – apel szefa tego działu z memorandum do kierownictwa całej firmy. Istotą dokumentu jest uzasadnienie wprowadzenia nowego stanowiska lub powiększenia kadry.

Głównym argumentem będzie tutaj kalkulacja kosztów pracy. Pożądane jest, aby potwierdzić je również takimi informacjami:

• Średnie wskaźniki zwiększające zakres odpowiedzialności za ten rodzaj pracy. Jeśli tendencja jest stabilna, warto byłoby przedstawić prognozę procesu na 2-3 lata naprzód.
• Szacowanie przyszłych kosztów: porównanie kosztu podwyższenia wynagrodzenia dotychczasowych pracowników z kosztem wprowadzenia nowej jednostki kadrowej.
• Analiza tego, jak skutecznie prawdziwi pracownicy radzą sobie z dodatkowymi obowiązkami, które się przed nimi pojawiły.
• Cele, funkcje zadania, które nie mogą być w pełni wykonane przez personel w tej samej ilości.

Zmniejszenie rozmiaru

Redukcja jednostek kadrowych jest jednym z problematycznych punktów w pracy oficera personalnego ze względu na rozwiązywanie z tego powodu umów o pracę. Ale jednocześnie jest to całkowicie legalne narzędzie do optymalizacji liczby pracowników w organizacji.

Redukcja odbywa się w kilku etapach:

1. Wydanie odpowiedniego zamówienia.
2. Powiadomienie pracownika i zaproponowanie mu alternatywy.
3. Zawiadomienia urzędu pracy i związków zawodowych.
4. W rzeczywistości zwolnienia.

Podkreślmy ważne punkty tego procesu.

Wystawienie nakazu redukcji

Decyzję o redukcji personelu podejmuje kierownik. Wydaje również odpowiedni rozkaz. Jego forma nie jest prawnie zatwierdzona. Jednak nakaz przeprowadzenia działań mających na celu ograniczenie musi koniecznie zawierać:

• data tych wydarzeń;
• warunki powiadamiania pracowników;
• informacje o zmianach kadrowych.

proces redukcji

1. Powiadomienie pracowników, którzy zostali objęci ulgą – nie później niż 2 miesiące przed zwolnieniem. Dokument wręcza się każdemu z nich za podpisem. Pamiętaj, aby podać uzasadnienie decyzji i datę zwolnienia. Zawiera również listę stanowisk, na które pracownik może przejść, jeśli chce. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej należy je oferować do dnia zwolnienia.
2. Jeśli pracownik zgodzi się na alternatywę, następuje przelew. Nie - zwolnienie na podstawie art. 81 (klauzula 2 pkt 1) Kodeksu pracy.
3. Zawiadomienie organizacji związkowej i służby zatrudnienia na 2 miesiące przed zwolnieniem. Jeśli przewiduje się masową redukcję - za 3 miesiące.

Kiedy pracodawca ma do wyboru kilku pracowników, należy pamiętać o następujących kwestiach:

Zakończenie cięcia

Ostatnie trzy kroki:

1. Wydanie nakazu zwolnienia w formie T-3. Powodem jest nakaz redukcji personelu.
2. Odpowiedni wpis w księdze pracy pracownika zgodnie z ustępem 2. część 1 artykułu 81 Kodeksu pracy.
3. Naliczanie należnych wypłat: odprawa oraz średnie zarobki za 2 miesiące poszukiwania nowej pracy. Dodatkowa rekompensata dla tych pracowników, którzy zdecydują się odejść bez czekania na koniec 2-miesięcznego okresu.

Tak więc liczba jednostek kadrowych to liczba pracowników zatrudnionych na danym stanowisku. Ważne jest również, aby oficer personalny znał podstawowe aspekty wejścia i redukcji tych jednostek.

Jednym z rodzajów lokalnych dokumentów regulacyjnych jest tabela personelu. Ten rodzaj dokumentu służy do kontrolowania ilości i składu dowolnej nieruchomości.

W tym celu istnieją pewne zasady dotyczące kompilacji tabeli personelu.

Nawigacja po artykułach

Potrzeba dokumentu

Personel to personel organizacji. Nie znajduje się na liście dokumentów podstawowych, więc niektóre przedsiębiorstwa nie praktykują jego kompilacji i konserwacji. Mimo to jej obecność stanowi istotną pomoc dla kierownictwa w zapewnieniu kontroli nad firmą. Ponadto dokument pomaga w komunikacji z inspektorami.

Podczas sprawdzania pracy przedsiębiorstwa przez przedstawicieli urzędu skarbowego lub inspekcji pracy obecność stołu kadrowego nie jest konieczna, ale pożądana. Brak takiego dokumentu można interpretować jako jeden z rodzajów naruszenia przepisów prawa pracy lub ochrony pracy. Może to zostać ukarane nałożeniem kar w wysokości 1 - 2 tys. rubli za osobę odpowiedzialną lub do 30 tys. rubli za.

Główną funkcją tabeli personelu jest uzasadnienie przyczyn zwolnienia lub redukcji pracowników przedsiębiorstwa. Jej brak znacznie utrudnia kierownictwu udowodnienie zasadności tych procesów.

Kompilacja i utrzymanie HR jest obowiązkiem działu IT lub HR. W większości przypadków zadanie to powierza się księgowym. Ponieważ szef i główny księgowy firmy składają podpis pod dokumentem, odpowiadają za jego autentyczność. Przy sporządzaniu tabeli kadrowej termin nie ma znaczenia. W tym celu instrukcja prowadzenia dokumentacji powinna zawierać następujące elementy:

• Dokument musi wyraźnie wskazywać warunki jego sporządzenia i redakcji.
• Kierownik przedsiębiorstwa jest zobowiązany sporządzić i podpisać zarządzenie o rozpoczęciu działalności SR. Musi koniecznie zawierać klauzulę zawierającą listę osób odpowiedzialnych za zestawianie i utrzymywanie tabeli personelu.
• Ponadto należy wskazać pracowników, których należy powiadomić o wszelkich zmianach w harmonogramie.

Nie musisz mieć listy aktów prawnych i regulacyjnych, na podstawie których kompilowany jest dokument, wprowadzane są w nim zmiany i inne niuanse dotyczące pracy z tym dokumentem.

Funkcje kompilacji

Niezbędne jest wpisanie w nim następujących danych:

• Nazwa firmy. Musi odpowiadać wskazanemu w dokumentacji założycielskiej (do skrótów i nazwy w języku obcym).
• Kod OKPO. Składa się z 8 cyfr.
• Dokładna data napisania. Jest sformatowany jako dzień, miesiąc, rok.
• Ważność. Okres obowiązywania tabeli kadrowej jest dokładnie wskazany.
• Nazwa jednostki strukturalnej organizacji. Dane te są wprowadzane zgodnie z klasyfikatorem. Jeśli go nie ma, informacje są wprowadzane w kolejności alfabetycznej.
• Kod działu. Wykorzystywane są dane wprowadzone do klasyfikatora lub zebrane przez kierownictwo firmy. W drugim przypadku można zastosować dowolną zasadę.
• Pozycja, ranga, kategoria. Dane są wprowadzane począwszy od najwyższego kierownictwa i w kolejności malejącej. Należy zauważyć, że jeśli pracownik należy do pracowników, to zajmuje określone stanowisko, jeśli jest pracownikiem, wskazany jest jego zawód.
• Liczba Ona. Informacje są prowadzone osobno dla wszystkich stanowisk i zawodów. Jeśli dana osoba pracuje w niepełnym wymiarze godzin, musisz wskazać udział, na przykład 2, 75; 0, 5 itd.
• Stawka taryfowa lub wynagrodzenie. Przy wprowadzaniu danych brana jest pod uwagę średnia za miesiąc, która zależy od systemu OT. Należy zauważyć, że kurs musi być podany w walucie naszego kraju - rublach. W niektórych przypadkach stosuje się stopę procentową lub wskaźnik. Nie zaleca się używania dolarów lub innych walut. Nie jest to zabronione przez prawo, ale zgodnie z Kodeksem pracy danego kraju kurs waluty obcej jest automatycznie przeliczany na ruble po aktualnym kursie wymiany. Ponadto w trakcie procesu w sądzie taka praktyka zostanie zakwalifikowana jako naruszenie. Wynika to z faktu, że kurs ma tendencję do zmiany kierunku spadku. Sytuację taką sędzia może uznać za stworzenie niedopuszczalnych warunków płacowych dla pracowników przedsiębiorstwa.
• Wysokość uprawnień. Kolumny te wskazują płatności o charakterze kompensacyjnym lub motywacyjnym. Ich wielkość jest ustalana przez prawo i zachęcana przez szefa przedsiębiorstwa.
• Ostatnia kolumna podsumowuje dane wskazane w kolumnach 5, 6, 7, 8. Liczba ta jest mnożona przez liczbę pracowników, zgodnie z tabelą personelu.
• Możliwe, że niektóre dane użyte podczas wypełniania formularza wymagają trochę doprecyzowania. Te informacje są zapisywane w kolumnie Uwagi.
• Dokument musi być podpisany przez kierownika organizacji i głównego księgowego. Ponadto dokument ma swój własny numer.

Po sporządzeniu tabeli kadrowej przez kierownika przedsiębiorstwa sporządzane jest zamówienie, w którym zwraca się uwagę, że sporządzono SHR, podaje się informacje o całkowitej liczbie pracowników firmy, jak a także okres ważności dokumentu. Zamówienie, poświadczone przez kierownika i inne odpowiedzialne osoby, jest rejestrowane. Dane ewidencyjne wprowadzane są do specjalnego dziennika. Tabela kadrowa i zawarte na niej zlecenie są przechowywane wraz z innymi dokumentami firmowymi.

Wprowadzanie zmian w SR

Możliwe, że w tabeli kadrowej, jak w każdym innym dokumencie, konieczne będzie wprowadzenie jakichkolwiek zmian. Jaki dokument zmienia tabelę personelu? Ponieważ dokument wchodzi w życie dopiero po podpisaniu zamówienia, można go również zmienić zgodnie z zamówieniem dla przedsiębiorstwa.

Co do zasady data podpisania zamówienia i data wejścia w życie zmian nie są tożsame. W przypadku, gdy zmiany nie są zakrojone na dużą skalę, wprowadzane są zmiany w tabeli personelu. W przeciwnym razie konieczne staje się sporządzenie nowej tabeli kadrowej. To nowy porządek.

Dokonywanie zmian w grafiku wpływa przede wszystkim na interesy pracowników firmy. To z kolei wymaga wprowadzenia zmian w umowach o pracę. Zgodnie z prawem, aby przeprowadzić tę procedurę, muszą być spełnione następujące warunki:

• Uzyskaj zgodę każdego pracownika, którego umowa o pracę wymaga zmian.
• Przedstawiciel kierownictwa lub działu personalnego ma obowiązek poinformować każdego pracownika o konieczności sporządzenia nowej tabeli kadrowej. Zgodnie z przepisami istnieją pewne ramy czasowe, w których powiadomienie należy zgłosić pracownikom.
• W wielu przypadkach szefowie przedsiębiorstwa uważają, że obecność nakazu zmiany umowy o pracę i zgoda pracownika na te zmiany to jedno i to samo. To nie jest prawda. Jako przykład rozważ wprowadzenie zmian w wielkości pracowników firmy. Obowiązkiem szefa firmy jest powiadomienie pracowników z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem o zmianie ich wynagrodzenia. Zaraz po tym zostaje sporządzone i podpisane odpowiednie zamówienie, które również wskazuje na konieczność zmiany tabeli obsadowej. Koniecznie podaj w zamówieniu informację, na których dokładnie pozycjach zostaną wprowadzone zmiany, a także datę, od której przyszłe zmiany wejdą w życie. Oprócz podpisu kierownika i głównego księgowego, zlecenie podpisuje również pracownik działu personalnego, który będzie bezpośrednio zaangażowany w zmianę umowy o pracę.
• Następnie konieczne jest sporządzenie dodatkowej umowy z każdym z powyższych pracowników, w której szczegółowo określony jest nie tylko fakt, ale także przyczyna zmiany wynagrodzenia. Jeżeli nie satysfakcjonuje to osoby lub w ogóle nie jest wskazane, ma ona prawo żądać wypłaty odszkodowania materialnego za okres, w którym wykonując tę ​​samą pracę otrzymywał niższe wynagrodzenie. W praktyce następuje głównie wzrost płac. Ale możliwość jego obniżenia nie jest wykluczona. Przyczyną takiego posunięcia mogą być zmiany w organizacji warunków pracy lub warunków technologicznych organizacji procesu pracy, przyjęcie przez kierownictwo firmy nowej polityki zarządzania, unowocześnienie procesu, spadek poziomu rentowność firmy lub jej reorganizacja. Jednocześnie pozycja i obowiązki pracowników nie ulegają zmianie. Jeżeli nie można tego uniknąć, kierownictwo jest zobowiązane do przedstawienia mocnych dowodów, popartych ramami prawnymi, że utrzymanie pozycji jest niemożliwe.
• Wraz z redukcją personelu wprowadzane są również zmiany w tabeli kadrowej. Wynika to z usunięcia z dokumentu niektórych jednostek państwowych. Biorąc pod uwagę, że pracownicy są powiadamiani o zbliżających się zwolnieniach z 60-dniowym wyprzedzeniem, zmiany wprowadzone w HR również wchodzą w życie w tym czasie. Jeżeli w przedsiębiorstwie znajduje się stół kadrowy, jego kierownik będzie dysponował prawnymi dokumentami dowodowymi, że te stanowiska zostały usunięte z listy jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie działania lidera mogą zostać odebrane jako nielegalne.

Każdy krok kierownika przedsiębiorstwa musi być potwierdzony przez TC.

To może być ważne

Podczas opracowywania personelu przedsiębiorstwa mogą pojawić się ważne pytania, o których musisz wiedzieć.

Do najważniejszych i najczęściej spotykanych należą:

• Jeżeli firma posiada jeden lub więcej oddziałów, nie jest konieczne sporządzanie osobnej tabeli obsadowej dla każdego z nich. Zgodnie z ustawodawstwem kraju oddziały nie są pracodawcami.
• Jeśli konieczne jest wskazanie w tabeli kadrowej pracowników firmy zaangażowanych w pracę sezonową, można dodać do dokumentu kolumnę Okres pracy, w której można określić ten typ pracownika. Warto też zwrócić uwagę na to, że konieczne jest wskazanie okresu, w którym ludzie będą pracować.
• Stanowiska pracowników określone w SR muszą odpowiadać tym, które występują w umowach o pracę tych osób.
• Jeśli dana osoba zostanie zatrudniona na stanowisko, które nie jest objęte harmonogramem, kierownik musi dostosować lokalne dokumenty firmy.
• W przypadku, gdy jedno stanowisko zajmuje kilka osób, których umowy o pracę wskazują, że pracują w niepełnym wymiarze godzin, przy obliczaniu łącznej liczby jednostek według stanu należy podać dokładną liczbę. Np. jeśli jedno stanowisko zajmują 3 osoby, z których dwie pracują za 0,5 stawki, a trzecie za 1 stawkę, to suma powinna wykazywać 2,0 sztaby.
• Jeśli przedsiębiorstwo stosuje system płatności beztaryfowych lub mieszanych, do dokładnego wskazania jednostek miary można użyć współczynnika lub wartości procentowej.
• W przypadku braku aktywnych wynagrodzeń na liście pracowników nie ma ona mocy prawnej. To jest niezgodne z prawem.
• Lista pracowników nie ma związku z pracownikami firmy. W związku z tym, sporządzając wyciąg, nie wskazuje danych pracownika.
• W przypadku konieczności sporządzenia odpisu z SHR przez oddział firmy lub jego przedstawicielstwo, kwestia ta musi być określona w statucie firmy. Ponadto mogą działać przez pełnomocnika. W przypadku braku wyciągu wnioskuje się z działu księgowości głównego przedsiębiorstwa.
• Jeśli w wyciągu jest jakiś błąd lub najmniejsza korekta, dokument jest nieważny.
• Jeśli sfałszowany dokument zostanie sporządzony przez urzędnika, zostanie na niego nałożona grzywna.
• Ta sama kara grozi urzędnikowi, który odmówił pracownikowi wydania odpisu z listy pracowników. Osobie nie przysługuje prawo żądania wydania dokumentu, jakichkolwiek kopii dokumentacji ani określonej opłaty. Wypis wydawany jest bezpłatnie.

Często indywidualni przedsiębiorcy mają pytanie o celowość tworzenia i utrzymywania tabeli kadrowej. Z jednej strony prawodawstwo stanowi, że tabela kadrowa jest sporządzana dla przedsiębiorstwa, a nie dla pracownika, z drugiej strony w przypadku kontroli Federalnej Inspekcji Pracy prywatny przedsiębiorca może mieć duże problemy, polegające na nałożeniu kary pieniężnej lub likwidacji przedsiębiorstwa.

Podczas kompilowania tabeli personelu należy wziąć pod uwagę, że pensje pracowników zajmujących to samo stanowisko nie powinny mieć widelca. Może wystąpić różnica w wysokości dopłat (dodatków, premii itp.). Na różnicę wpływają kwalifikacje pracownika, długość jego pracy w tym przedsiębiorstwie, złożoność wykonywanej pracy. W żadnym wypadku nie powinniśmy zapominać, że po sporządzeniu nowej tabeli kadrowej należy zachować starą. Projekt starego SHR jest przechowywany przez 5 lat, cały wykaz korespondencji związanej z przygotowaniem dokumentu przechowywany jest przez 3 lata, skład kadrowy (dodatek do tabeli kadrowej) przechowywany jest do 75 lat.

Aby uniknąć trudności z samodzielnym opracowaniem formy kadrowej firmy, eksperci zalecają skorzystanie z gotowego formularza T-3 lub pobranie innych rodzajów formularzy, z których można wybrać najbardziej odpowiedni dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Nie zapominaj o konieczności sporządzania i utrzymywania tabeli kadrowej firmy. Musisz być bardzo ostrożny z tym procesem. Zapewni to znaczną pomoc w przypadku, gdy komuś zostanie zapewniona rejestracja na określone stanowisko, z redukcją personelu lub obniżką stawki.

Rekrutacja od "A" do "Z" - na wideo:

Zadaj pytanie w poniższym formularzu

Więcej na ten temat: