Στάδια αυτοματισμού διαχείρισης επιχειρήσεων. Αυτοματοποίηση της διαχείρισης της εταιρείας: πώς να επιτύχετε αποτελέσματα

Ilya Vorontsov

GC "Σύγχρονες Τεχνολογίες Διαχείρισης"

Σήμερα υπάρχει πολλή συζήτηση σχετικά με την ορθότητα μιας ή άλλης προσέγγισης στον επιχειρηματικό αυτοματισμό. Αυτή τη στιγμή, η λεγόμενη «δυτική» προσέγγιση θεωρείται η πιο σωστή και ικανή προσέγγιση. Αρχικά, αναπτύχθηκε και διαμορφώθηκε σε πιο ανεπτυγμένες (στον τομέα της διαχείρισης) χώρες και τώρα γίνονται προσπάθειες να εφαρμοστεί σε ρωσικές επιχειρήσεις.

Η ακόλουθη δήλωση μπορεί να ληφθεί ως βάση για την προσέγγιση: Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών της επιχείρησης πρέπει να προκύπτει από τη στρατηγική ανάπτυξης της επιχείρησης και να είναι αποτελεσματική. Με άλλα λόγια, μόνο εκείνες οι εργασίες που συμβάλλουν στην επίτευξη του εταιρικού στόχου πρέπει να αυτοματοποιούνται. Επιπλέον, κάθε εργασία αυτοματισμού πρέπει να αξιολογείται από την άποψη Κόστους/Αποτελεσματικότητας.

Αυτή η προσέγγιση μπορεί πραγματικά να ονομαστεί σωστή, ακόμη και ιδανική. Η ουσία του είναι η εξής:

1. Με βάση τους στόχους και τη στρατηγική της επιχείρησης, προσδιορίζονται οι επιχειρηματικές διαδικασίες που απαιτούν ποιοτική βελτίωση.
2. Για κάθε επιλεγμένη επιχειρηματική διαδικασία, ορίζεται μια εργασία αυτοματισμού για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας.
3. Το αναμενόμενο αποτέλεσμα της εργασίας αυτοματισμού αξιολογείται εκ των προτέρων και συγκρίνεται με το κόστος της υλοποίησής της.
4. Αναδιοργάνωση και αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών.

Με αυτήν την προσέγγιση, τα κύρια καθήκοντα που απαιτούν αυτοματοποίηση στις επιχειρήσεις θα είναι εκείνα των οποίων το αποτέλεσμα εφαρμογής μπορεί να αξιολογηθεί με τον πιο προφανή τρόπο:

• Οι στόχοι του σχεδιασμού των πόρων της επιχείρησης (υλικοί, εργατικοί, οικονομικοί) είναι η μείωση του κόστους που σχετίζεται με τη χρήση των πόρων.
• Διαχείριση πελατειακών σχέσεων - προσέλκυση νέων και διατήρηση υφιστάμενων πελατών.
• Σχεδιασμός και τεχνολογικές διαδικασίες - μείωση του κόστους και αύξηση της ποιότητας του σχεδιασμού και των τεχνολογικών εξελίξεων.

Είναι σαφές ότι με αυτήν την προσέγγιση, οι εργασίες λογιστικής και ελέγχου θα είναι δευτερεύουσες, καθώς είναι πολύ δύσκολο να συνδεθούν με τους στόχους της εταιρείας και να αξιολογηθεί η επίδρασή τους. Τα καθήκοντα λογιστικής και ελέγχου σε αυτή την περίπτωση αποτελούν μάλλον αναπόσπαστο μέρος των εργασιών σχεδιασμού και ανάλυσης, κάτι που υπονοείται εξ ορισμού.

Σε αυτές τις προϋποθέσεις βασίζονται σύνθετα πληροφοριακά συστήματα που υποστηρίζουν ERP (επιχειρηματικός σχεδιασμός πόρων), CRM (διαχείριση σχέσεων με πελάτες) και συστήματα CAD/CAM.

Όλα τα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης προκύπτουν από την περιγραφή της. Τώρα ας δούμε τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης κατά την εφαρμογή της σε ρωσικές επιχειρήσεις:

• Πολύ λίγες ρωσικές επιχειρήσεις έχουν διαμορφώσει στόχους και στρατηγικές. Επομένως, είναι δύσκολο να μιλήσουμε για τη συνέπεια των εργασιών αυτοματισμού και των εταιρικών στόχων. Αυτό σημαίνει ότι για να εφαρμοστεί η παραπάνω προσέγγιση στον αυτοματισμό σε μια επιχείρηση, είναι απαραίτητο να αναπτυχθεί μια στρατηγική, πιθανώς με τη συμμετοχή τρίτων συμβούλων, και να αναδιαρθρωθεί ολόκληρο το σύστημα στρατηγικού σχεδιασμού. Δυστυχώς, η διοίκηση και οι ιδιοκτήτες πολλών ρωσικών επιχειρήσεων δεν είναι ακόμη έτοιμοι για τέτοιους μετασχηματισμούς.
• Η υλοποίηση των εργασιών αυτοματοποίησης του σχεδιασμού πόρων και της διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες στις ρωσικές επιχειρήσεις απαιτεί συχνά μια σοβαρή αναδιάρθρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης (reengineering), η οποία, πάλι, απαιτεί σοβαρό κόστος υλικού και χρόνου και, φυσικά, ετοιμότητα για αλλαγές στην προσωπικό και διοίκηση της επιχείρησης·
• Το κόστος χρήσης πολύπλοκων εργαλείων αυτοματισμού που στοχεύουν στην αυτοματοποίηση των εργασιών σχεδιασμού και διαχείρισης εξακολουθεί να είναι «μη προσιτό» για τις ρωσικές επιχειρήσεις, ειδικά αν σκεφτεί κανείς ότι η εφαρμογή τέτοιων συστημάτων συχνά απαιτεί τεράστιο όγκο εργασίας από τρίτους συμβούλους για την αναδιάρθρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης.

Ωστόσο, η "δυτική" προσέγγιση χρησιμοποιείται σε ρωσικές επιχειρήσεις, αλλά συχνά εκφράζεται στην εφαρμογή ενός "ακριβού" ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης, χωρίς να συνδέει την εφαρμογή με τους στόχους της επιχείρησης και χωρίς να αξιολογεί σωστά την αναμενόμενη αποτελεσματικότητα ενός τέτοιου συστήματος. Σύστημα.

Ως αποτέλεσμα, ένας αρκετά μικρός αριθμός έργων αυτοματισμού ολοκληρώνεται επιτυχώς πλήρως. Το μεγαλύτερο μέρος είτε «γλιστράει» ή δεν εφαρμόζεται πλήρως, κυρίως λογιστικά, αφού «αύριο μπορούμε να μετρήσουμε χθες, αλλά είναι αδύνατο να προγραμματίσουμε το αύριο».

Η εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος συχνά δεν είναι μια ουσιαστική ανάγκη, αλλά απλώς ένας φόρος τιμής στη μόδα ή η επιθυμία της διοίκησης να συμβαδίσει με άλλες εταιρείες.

Πώς λοιπόν πρέπει να προσεγγίσουμε τη διαδικασία αυτοματοποίησης των ρωσικών επιχειρήσεων;

Για να απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση, θα περιγράψουμε τυπικές «ασθένειες» που αντιστοιχούν σε πολλές ρωσικές επιχειρήσεις:

• Έλλειψη στρατηγικής διαχείρισης.
• Τα διοικητικά προσόντα στον τομέα της διοίκησης εξακολουθούν να είναι χαμηλά. Ναι, μπορούν να διαπραγματευτούν με προμηθευτές, τράπεζες και πελάτες, αλλά δεν μπορούν ακόμη να διαχειριστούν σωστά τη χρήση της τεχνολογίας των πληροφοριών.
• Έλλειψη πολιτικής εστίασης στον πελάτη.
• Υπανάπτυξη της υποδομής πληροφορικής.
• Έλλειψη σαφών μεθόδων σχεδιασμού δραστηριοτήτων και πόρων, ιδίως.
• Συχνά η θλιβερή κατάσταση του σχεδιασμού και της τεχνολογικής τεκμηρίωσης, η ασυμφωνία του με τις πραγματικές τεχνολογικές διαδικασίες.
• Τα προβλήματα αυτοματοποίησης της διαχείρισης της παραγωγής (προγραμματισμός και λογιστική) επιλύονται με ξεχωριστά τοπικά προβλήματα, τα οποία συχνά δεν υπάρχει κανείς να αναπτύξει ή να υποστηρίξει.

Πράγματι, η εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος σε μια τέτοια επιχείρηση είναι με υψηλό βαθμό πιθανότητας καταδικασμένη σε αποτυχία· τουλάχιστον, είναι δύσκολο να μιλήσουμε για απτή αύξηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών της επιχείρησης.

Με βάση τη ρωσική πραγματικότητα, θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι αυστηρές απαιτήσεις από το κράτος σχετικά με τη διατήρηση λογιστικών και φορολογικών αρχείων στην επιχείρηση. Αυτές οι εργασίες απαιτούν πολλούς πόρους από την επιχείρηση και δεν υποστηρίζονται πάντα επαρκώς από ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων.

Η ομάδα μας, η οποία εργάζεται στην αγορά ελέγχου και αυτοματισμού για περισσότερα από 10 χρόνια και έχει υλοποιήσει έναν αρκετά μεγάλο αριθμό έργων, έχει διατυπώσει την προσέγγισή της στον αυτοματισμό των ρωσικών επιχειρήσεων στις ακόλουθες διατριβές:

• Σταδιακή αυτοματοποίηση των διαδικασιών της επιχείρησης.
• Ο αυτοματισμός στοχεύει αρχικά σε διαδικασίες που είναι πιο κατανοητές από το προσωπικό της επιχείρησης - λογιστική και έλεγχος.
• Συμμετοχή της διοίκησης επιχειρήσεων σε διαδικασίες αυτοματισμού.
• Ήπια και σταδιακή αναδιάρθρωση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
• Εξελικτική ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος.

Αν και πιστεύεται ότι πρέπει να λάβουμε τις καλύτερες των δυτικών τεχνολογιών διαχείρισης, πρέπει να λάβουμε υπόψη ότι είμαστε πολύ πίσω σε αυτή τη διαδικασία και ότι το να περάσει κανείς από όλα τα στάδια μιας εξελικτικής διαδρομής θα είναι πιο αποτελεσματικό και φθηνότερο από ένα επαναστατικό μονοπάτι.

Τι κάνει αυτή η προσέγγιση:

• Η εταιρεία δεν ξοδεύει τεράστια ποσά σε σύνθετους αυτοματισμούς.
• Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών λογιστικής και ελέγχου σάς επιτρέπει να επιλύετε προβλήματα λογιστικής και φορολογικής λογιστικής (τα οποία απασχολούν πολλούς διευθυντές στη χώρα μας) και, ως εκ τούτου, να εστιάσετε εκ νέου στην επίλυση προβλημάτων προγραμματισμού και διαχείρισης.
• Η σταδιακή αυτοματοποίηση και η εμπλοκή της διοίκησης στις διαδικασίες αυτοματισμού τους επιτρέπει να αισθάνονται τη σύνδεση μεταξύ λύσεων πληροφορικής και διαδικασιών διαχείρισης, βελτιώνει τις δεξιότητές τους ως διευθυντές.
• Τα προσόντα του προσωπικού αυξάνονται - είναι ευκολότερο να κυριαρχήσετε μεμονωμένους τομείς αυτοματισμού παρά ένα σύνθετο σύστημα.
• Η λήψη ακριβών και έγκαιρων λογιστικών δεδομένων σάς επιτρέπει να εντοπίσετε προβλήματα που σχετίζονται με το κόστος χρήσης πόρων, προβλήματα στη συνεργασία με πελάτες, κάτι που ωθεί τη διοίκηση να βελτιώσει τις διαδικασίες διαχείρισης και σας επιτρέπει να ορίσετε νέες εργασίες αυτοματισμού με στόχο την επίλυση αυτών των προβλημάτων.

Στην πραγματικότητα, η επιχείρηση προετοιμάζεται έτσι για την ανάπτυξη προηγμένων τεχνολογιών διαχείρισης και την εφαρμογή ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης επιχειρήσεων. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, η διοίκηση της επιχείρησης αρχίζει να κατανοεί ξεκάθαρα πώς συνδέονται η τεχνολογία πληροφοριών και η αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης, ποιες εργασίες αυτοματισμού μπορούν να βοηθήσουν στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων και η αναδιάρθρωση ορισμένων επιχειρηματικών διαδικασιών γίνεται προφανές γεγονός. Η επιχείρηση είναι έτοιμη να εφαρμόσει ένα ολοκληρωμένο αυτοματοποιημένο σύστημα, αξιολογώντας ρεαλιστικά το αποτέλεσμα της εφαρμογής του. Η πιθανότητα επιτυχίας στην εφαρμογή ενός σύνθετου συστήματος σε αυτή την περίπτωση θα είναι πολύ υψηλότερη από ό,τι σε μια απροετοίμαστη επιχείρηση.

Για παράδειγμα, για ένα εργοστάσιο παραγωγής, αυτή η προσέγγιση θα μοιάζει συνήθως ως εξής:

1. Αυτοματοποίηση λογιστικής, μισθοδοσίας, αρχείων προσωπικού
   Σας επιτρέπει να επιλύσετε ένα πρόβλημα που απαιτεί μάλλον πόρους και να παρέχετε στη διοίκηση της επιχείρησης ενοποιημένες πληροφορίες διαχείρισης. Η διοίκηση της επιχείρησης εμπλέκεται στη διαδικασία κυριαρχίας των τεχνολογιών πληροφοριών και αρχίζει να διαμορφώνει απαιτήσεις για τη λήψη λεπτομερέστερων και έγκαιρων πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες της επιχείρησης.
2. Αυτοματοποίηση λειτουργικής λογιστικής παραγωγής και διαχείρισης
   Κατά την επίλυση αυτού του προβλήματος, εξορθολογίζονται οι τεχνολογικές πληροφορίες της επιχείρησης, καθιερώνεται η επιχειρησιακή παραγωγή και η αποθήκη και η λογιστική διαχείρισης. Η διοίκηση αρχίζει να λαμβάνει έγκαιρες και λεπτομερείς πληροφορίες για τις δραστηριότητες της επιχείρησής της και μπορεί να αναθεωρήσει τους μηχανισμούς προγραμματισμού της επιχείρησης. Με τη σειρά τους, οι λεπτομερείς και έγκαιρες πληροφορίες διαχείρισης αποτελούν τη βάση για τον ακριβή και λεπτομερή προγραμματισμό των δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
3. Αυτοματοποίηση σχεδιασμού φυσικών πόρων (υλικό, εργασία)
   Η λύση σε αυτό το πρόβλημα δεν χρειάζεται να είναι βαθιά και να συμμορφώνεται με τα πρότυπα MRP/ERP. Η αυτοματοποίηση του φυσικού σχεδιασμού επιτρέπει στη διοίκηση της επιχείρησης να βελτιώσει την ποιότητα και την ταχύτητα των διαδικασιών προγραμματισμού δραστηριοτήτων και μερικές φορές μειώνει το κόστος διατήρησης των πόρων. Η παρουσία προγραμματισμένων και πραγματικών πληροφοριών διαχείρισης σάς επιτρέπει να αναλύετε και να ελέγχετε τις δραστηριότητες της επιχείρησης.
4. Αυτοματοποίηση οικονομικού προγραμματισμού και προϋπολογισμού
   Η επίλυση αυτού του προβλήματος σάς επιτρέπει να σχεδιάζετε, να αξιολογείτε και να αναλύετε τις δραστηριότητες μιας επιχείρησης από οικονομική άποψη.
5. Ολοκληρωμένη εταιρική αυτοματοποίηση (σύστημα προτύπου ERP)
   Ενσωμάτωση και ανάπτυξη λυμένων και νέων εργασιών λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους και τη στρατηγική της επιχείρησης. Δηλαδή, η εμβάθυνση ή ο έλεγχος νέων εργασιών αυτοματισμού εξαρτάται άμεσα από τη στρατηγική της επιχείρησης. Σε αυτή την περίπτωση, κάθε εργασία αξιολογείται σύμφωνα με την αναλογία τιμής/αποτελεσματικότητας.

Όπως δείχνει η εμπειρία μας, αυτή η προσέγγιση αποδίδει καρπούς στις περισσότερες ρωσικές επιχειρήσεις.

Μια επιχείρηση είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται επειγόντως η σημερινή βιομηχανία. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα των οργανισμών. Επιπλέον, αυτό έχει καταστεί σχετικό και επειδή η παγκόσμια μηχανογράφηση βρίσκεται επί του παρόντος σε εξέλιξη σε όλους σχεδόν τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας.

γενικά χαρακτηριστικά

Η επιχείρηση (ACS) χρησιμοποιείται επί του παρόντος στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας σύμφωνα με τη μεθοδολογία MRP και ERP. Και οι δύο αυτοί τομείς είναι αναγνωρισμένοι σε όλο τον κόσμο.

Όσον αφορά την εμφάνιση των πρώτων συστημάτων αυτοματισμού, αυτά ήταν συστήματα σχεδιασμού πόρων υλικών, γνωστά και ως MRP. Αυτή η κατεύθυνση αναπτύχθηκε και χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στις ΗΠΑ στη δεκαετία του 1960. Αξίζει να σημειωθεί ότι σήμερα δεν έχει χάσει καθόλου τη σημασία του.

Ωστόσο, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων (EMS) είναι το πιο διαδεδομένο στην εποχή μας· συχνά ονομάζεται σύστημα πληροφοριών. Ήταν αυτή που έλαβε τη μείωση με τη μορφή ERP. Όσο για τις γενικές πληροφορίες για την εισαγωγή τέτοιων τεχνολογιών, τότε, όπως και με κάθε άλλη σημαντική αλλαγή, δεν θα μπορούσε να είναι ανώδυνη. Ωστόσο, σήμερα θα ήταν δίκαιο να πούμε ότι ένας ορισμένος αριθμός προβλημάτων έχουν επισημοποιηθεί, μελετηθεί καλά και έχουν αναπτυχθεί αποτελεσματικές μέθοδοι που θα επιτρέψουν την επίλυσή τους χωρίς μεγάλη ζημιά στην ίδια την επιχείρηση. Εάν μελετήσετε τα προβλήματα και φροντίσετε να τα λύσετε πριν αρχίσετε να εφαρμόζετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων, μπορείτε να απλοποιήσετε σημαντικά αυτή τη διαδικασία.

Γενικές πληροφορίες για αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου

Εάν ορίσουμε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, τότε είναι ένας συνδυασμός λογισμικού, τεχνικών, πληροφοριών και πολλών άλλων συμπλεγμάτων, καθώς και ορισμένων ενεργειών ειδικά εκπαιδευμένου προσωπικού. Οι ενέργειες των εργαζομένων συνήθως στοχεύουν στην επίλυση ορισμένων προβλημάτων σχεδιασμού και διαχείρισης διαφόρων τύπων δραστηριοτήτων στην επιχείρηση.

Η χρήση ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων αποσκοπεί στη βελτιστοποίηση και αύξηση της αποτελεσματικότητας της ομάδας διαχείρισης στην εγκατάσταση. Επιπλέον, ο ίδιος κανόνας ισχύει για την εργασία ορισμένων άλλων υπηρεσιών προσωπικού που λειτουργούν στην επιχείρηση. Οι ειδικοί σε αυτόν τον τομέα συμφωνούν ότι η χρήση ενός τέτοιου συνόλου εργαλείων, που βοηθά στην αποτελεσματικότερη διαχείριση οποιασδήποτε επιχείρησης, αυξάνει σημαντικά την υπάρχουσα ανταγωνιστικότητα και μπορεί, κατ' αρχήν, να φέρει τη μονάδα σε αποδεκτό επίπεδο, ώστε να μπορεί να ανταγωνιστεί άλλες εταιρείες .

Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων διαδραματίζουν πολύ σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματική εργασία των διευθυντών. Εάν πιστεύετε στα στατιστικά στοιχεία, τότε περίπου το 60% του χρόνου εργασίας ενός διευθυντή αφιερώνεται μόνο στην προετοιμασία εκθέσεων και εργασιών τεκμηρίωσης για το περιβάλλον προσωπικό. Η παρουσία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος θα επιτρέψει στον εργαζόμενο να έχει γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζεται. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων για να υπολογίσετε γρήγορα τους μισθούς για κάθε εργαζόμενο, με βάση πολλούς παράγοντες.

Ταξινόμηση ανά εξοπλισμό

Υπάρχουν διάφορες ομάδες αυτοματοποιημένων συστημάτων που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση μιας επιχείρησης, ανάλογα με τον λειτουργικό εξοπλισμό τους:

• Τα πρώτα είναι πολυλειτουργικά συστήματα που έχουν σχεδιαστεί για να εκτελούν όλο το φάσμα των εργασιών που απαιτούνται για την πλήρη και αποτελεσματική διαχείριση των εγκαταστάσεων.
• Υπάρχουν συστήματα ανάλυσης ειδικών. Αυτό το συγκρότημα στοχεύει στην παρακολούθηση των κύριων τάσεων και κατευθύνσεων ανάπτυξης της επιχείρησης.
• Ξεχωριστά, υπάρχουν συστήματα που θα σας επιτρέψουν να υπολογίσετε τους μισθούς του προσωπικού.
• Τα πιο πρόσφατα λειτουργικά χαρακτηριστικά είναι προγράμματα που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε προσωπικό. Αποσκοπούν στην αποτελεσματική επίλυση τυχόν προβλημάτων που σχετίζονται ειδικά με τους εργαζόμενους. Μπορούν να αποθηκεύσουν όλα τα στοιχεία επικοινωνίας για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά, το πρόγραμμα εργασίας του, τις ημερομηνίες πρόσληψης και απόλυσης, τους μισθούς που καταβάλλονται και πολλές άλλες σημαντικές πληροφορίες.

Καθήκοντα συστημάτων αυτοματισμού

Εδώ αξίζει να σταθούμε λεπτομερέστερα στο κύριο καθήκον του προγράμματος εμπειρογνωμόνων. Πρωταρχικός στόχος του είναι η αναζήτηση και σύγκριση ποικίλων χαρακτηριστικών του αιτούντος για την απαιτούμενη θέση. Η χρήση αυτού του αυτοματοποιημένου συστήματος πληροφοριών εταιρικής διαχείρισης θα διευκολύνει την εύρεση των πιο υποσχόμενων υπαλλήλων για το επιθυμητό τμήμα. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί εδώ ότι η χρήση τέτοιων προγραμμάτων ειδικών είναι αρκετά δαπανηρή, και ως εκ τούτου, από οικονομική άποψη θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν σε ήδη αρκετά μεγάλες εγκαταστάσεις.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό γεγονός. Είναι καλύτερο να ενσωματώνονται αυτοματοποιημένα συστήματα μόνο μαζί με άλλα προγράμματα που θα χρησιμοποιηθούν για τη λογιστική και άλλες δραστηριότητες αυτών των υπαλλήλων, δηλαδή των λογιστών. Αυτό το χαρακτηριστικό οφείλεται στο γεγονός ότι ο διευθυντής θα μπορεί να λαμβάνει αντικειμενικές αποφάσεις μόνο εάν έχει όλες τις ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της επιχείρησης και των εργαζομένων της.

Όπως έχει γίνει ήδη σαφές, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου ως μέρος ενός εταιρικού συστήματος είναι ένα σύμπλεγμα πολλών προγραμμάτων. Ωστόσο, δεν είναι όλα ίδια και χωρίζονται σε διάφορες ομάδες, ανάλογα με τη φύση της παραγωγής στην οποία χρησιμοποιούνται. Μπορούν να είναι συνεχούς τύπου, διακριτής, δηλαδή απλής, μικρής ή μεσαίας κλίμακας παραγωγής, καθώς και συνεχούς-διακριτού τύπου, δηλαδή μεγάλης κλίμακας ή μαζικής παραγωγής.

Βασικές αρχές δημιουργίας

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου ως μέρος ενός εταιρικού συστήματος άρχισε να χρησιμοποιείται ενεργά στη δεκαετία του 1970. Ταυτόχρονα, επιβεβαιώθηκε η αποτελεσματικότητά του.

Υπάρχουν πολλές βασικές αρχές για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου διαφορετικών κατηγοριών:

• Υπάρχει η λεγόμενη αρχή των νέων εργασιών. Με άλλα λόγια, αυτά είναι βέλτιστα προβλήματα που μπορούν να λυθούν χρησιμοποιώντας συμβατική τεχνολογία υπολογιστών.
• Η δεύτερη αρχή μπορεί να ονομαστεί σύνθετη. Σε αυτή την περίπτωση, κατά την ανάπτυξη αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου, είναι απαραίτητο να προσεγγίσουμε την επίλυση ενός συνόλου προβλημάτων όπως τεχνικά, οικονομικά και οργανωτικά.
• Μια άλλη αρχή μπορεί να ονομαστεί η αρχή του πρώτου ηγέτη. Στην περίπτωση αυτή, εννοείται ότι η ανάπτυξη προγραμμάτων για ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων θα πρέπει να πραγματοποιείται με τη συμμετοχή και υπό τον έλεγχο του διαχειριστή αυτής της εγκατάστασης. Αυτό ισχύει για την ανάπτυξη ενός αυτοματοποιημένου συστήματος ελέγχου μεγάλης κλίμακας που θα διαχειρίζεται ολόκληρη την επιχείρηση. Εάν αναπτύσσεται ένα από τα υποσυστήματα αυτοματοποιημένου συστήματος ελέγχου, τότε επιτρέπεται η συμμετοχή όχι του διαχειριστή, αλλά του επικεφαλής της λειτουργικής υπηρεσίας για την οποία αναπτύσσεται το συγκρότημα.
• Μια άλλη αρχή ονομάζεται συχνά συνεχής ανάπτυξη συστήματος. Σε αυτή την περίπτωση, υπονοείται ότι ο αριθμός των εργασιών που πρέπει να επιλυθούν θα αυξάνεται συνεχώς, πράγμα που σημαίνει ότι το σύστημα θα αναπτύσσεται συνεχώς. Επιπλέον, οι νέες εργασίες δεν θα αντικαταστήσουν τις προηγούμενες εργασίες.
• Η επόμενη αρχή είναι η αρθρωτή και η πληκτρολόγηση. Συνίσταται στο γεγονός ότι θα υπάρξει επιλογή και ανάπτυξη ξεχωριστών και ανεξάρτητων τμημάτων του συστήματος που θα χρησιμοποιηθούν σε διάφορα είδη υποσυστημάτων.
• Η τελευταία αρχή είναι αρκετά απλή και συνίσταται στην αυτοματοποίηση της κυκλοφορίας των εγγράφων, καθώς και στη δημιουργία μιας ενοποιημένης βάσης πληροφοριών σε όλη την επιχείρηση.

Αξίζει να σημειωθεί ότι οι περισσότερες αρχές ισχύουν ακόμη και για τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης για ξενοδοχειακές επιχειρήσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το τελευταίο σημείο, όπου η κοινή βάση δεδομένων είναι βασικό στοιχείο.

Το κύριο πρόβλημα της ανάπτυξης

Αξίζει να εξεταστούν πολλά κύρια προβλήματα, καθώς και τρόποι επίλυσής τους, που μπορεί να προκύψουν κατά τη διαμόρφωση αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου και αξίζει να ξεκινήσετε με το κύριο.

Το πρώτο κοινό πρόβλημα είναι η έλλειψη καθορισμού ενός συγκεκριμένου καθήκοντος διαχείρισης στην επιχείρηση.

Στη βιβλιογραφία για τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων, αυτό το πρόβλημα έχει τη σημαντικότερη θέση, καθώς είναι αρκετά δύσκολο να λυθεί. Επιπλέον, συχνά συγχέεται με ένα άλλο σημείο, δηλαδή την αναδιοργάνωση της δομής της επιχείρησης. Ωστόσο, ένα τέτοιο πρόβλημα είναι πολύ πιο παγκόσμιο, καθώς περιλαμβάνει επίσης φιλοσοφικές και ψυχολογικές πτυχές, εκτός από τη μεθοδολογία διαχείρισης. Αν μιλήσουμε με περισσότερες λεπτομέρειες για το πρόβλημα, αυτό έγκειται στο γεγονός ότι πολλοί διευθυντές διαχειρίζονται τις επιχειρήσεις τους βασιζόμενοι μόνο στη δική τους εμπειρία, όραμα και ανάγκες. Ταυτόχρονα, αρκετά συχνά χρησιμοποιούν ουσιαστικά αδόμητα ή κακώς δομημένα δεδομένα σχετικά με τη δυναμική της ανάπτυξης και ανάπτυξης του αντικειμένου τους.

Εάν απευθυνθείτε σε έναν τέτοιο διευθυντή και του ζητήσετε να περιγράψει τη δομή των δραστηριοτήτων οποιουδήποτε από τα τμήματα που είναι αρμόδια σε αυτόν, τότε, πιθανότατα, το θέμα θα φτάσει σε αδιέξοδο. Αυτός είναι ο λόγος που η κατάλληλη διαμόρφωση των καθηκόντων διαχείρισης είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχή ανάπτυξη και εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης έργων στην επιχείρηση.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί εδώ ότι οι σωστά καθορισμένες εργασίες θα έχουν θετικό αντίκτυπο όχι μόνο στην ανάπτυξη του αντικειμένου στο σύνολό του, αλλά και στην ανάπτυξη της ίδιας της διαδικασίας αυτοματισμού ξεχωριστά. Όσο για την επίλυση αυτού του προβλήματος, όλα είναι πολύ άσχημα εδώ για κάποιους λόγους. Πρώτον, στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν έχει ακόμη αναπτυχθεί πλήρως μια ειδική εθνική προσέγγιση για τον καθορισμό των καθηκόντων διαχείρισης. Ως εκ τούτου, χρησιμοποιείται η εμπειρία της δυτικής διαχείρισης, αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν είναι επαρκής σε σχέση με την κατάσταση στη Ρωσία. Δεύτερον, η εμπειρία της ρωσοσοβιετικής εποχής εξακολουθεί να χρησιμοποιείται για τον καθορισμό αυτών των καθηκόντων. Σε αυτήν την περίπτωση, όλα είναι κάπως καλύτερα και πολλές αρχές εξακολουθούν να είναι σε αρμονία με τις πραγματικότητες της ζωής, αλλά ταυτόχρονα είναι όλο και λιγότερο ικανές να αντέξουν τον γενικό ανταγωνισμό της αγοράς.

Με βάση όλα τα παραπάνω, μπορούμε να καταλήξουμε στο εξής συμπέρασμα: πριν ξεκινήσετε την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης πόρων της επιχείρησης, είναι απαραίτητο να επισημοποιήσετε όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα όλους εκείνους τους βρόχους ελέγχου που, γενικά, πρέπει να αυτοματοποιηθούν. Τις περισσότερες φορές, αυτό απαιτεί τη συμμετοχή έμπειρων συμβούλων από το εξωτερικό, γεγονός που θα οδηγήσει σε περιττά έξοδα. Ωστόσο, θα είναι σημαντικά λιγότερα από τα χρήματα που δαπανώνται για ένα αποτυχημένο έργο αυτοματισμού.

Άλλα προβλήματα

Το δεύτερο πρόβλημα, το οποίο, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, είναι κάπως παρόμοιο με το πρώτο, αλλά είναι λιγότερο παγκόσμιο. Αυτή είναι η ανάγκη για μερική αναδιοργάνωση της δομής, καθώς και των δραστηριοτήτων της επιχείρησης κατά την εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου.

Ένα άλλο πρόβλημα που εμφανίζεται συχνά είναι η ανάγκη αλλαγής της προσέγγισης για την εργασία με τις εισερχόμενες πληροφορίες. Επιπλέον, θα πρέπει να επανεξετάσουμε τις αρχές της επιχειρηματικής δραστηριότητας γενικά. Πολλοί διευθυντές βρίσκονται απροετοίμαστοι για ένα τέτοιο πρόβλημα όπως η αντίσταση των τοπικών υπαλλήλων στην εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης βιομηχανικών επιχειρήσεων. Και αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να γίνει αρκετά σημαντικό πρόβλημα. Μια άλλη δυσκολία, που συνδέεται και με τους εργαζόμενους, είναι η προσωρινή αύξηση του φόρτου εργασίας κατά την άμεση διαδικασία υλοποίησης.

Μεταξύ άλλων, θα χρειαστεί να λυθεί ένα τέτοιο πρόβλημα όπως η συγκρότηση μιας εξειδικευμένης ομάδας που όχι μόνο θα ενσωματώνει αρμοδίως το σύστημα, αλλά και θα το συνοδεύει. Επιπλέον, μια τέτοια ομάδα θα χρειαστεί σίγουρα έναν έμπειρο ηγέτη.

Επίλυση προβλημάτων με τους εργαζόμενους

Δεδομένου ότι πολλοί σκηνοθέτες είναι συχνά απροετοίμαστοι για αυτό το πρόβλημα, αξίζει να το εξετάσουμε λεπτομερέστερα.

Το πρώτο είναι η τοπική αντίσταση. Αξίζει να πούμε ότι αυτό συναντάται πολύ πιο συχνά και το ίδιο το πρόβλημα μπορεί είτε να καθυστερήσει σημαντικά τη διαδικασία υλοποίησης είτε ακόμη και να τη διαταράξει εντελώς, κάτι που είναι απαράδεκτο. Τις περισσότερες φορές αυτό προκαλείται από αρκετούς αμιγώς ανθρώπινους παράγοντες.

Πρώτον, πολλοί άνθρωποι, παραδόξως, φοβούνται την καινοτομία και τείνουν περισσότερο προς τον συντηρητισμό. Για παράδειγμα, ένα άτομο που έχει εργαστεί σε μια αποθήκη με χάρτινα ντουλάπια αρχειοθέτησης για πολλά χρόνια θα βρει τη μετάβαση σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρκετά επώδυνη. Δεύτερον, πολλοί θα αρχίσουν να ανησυχούν ότι μπορεί να χάσουν τη δουλειά τους, καθώς μπορούν να αντικατασταθούν από ένα μηχάνημα, αν και πριν από αυτό θεωρούνταν απαραίτητοι σε αυτήν την επιχείρηση. Επιπλέον, η εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος μπορεί να αυξήσει την ευθύνη για τυχόν ενέργειες που κάνουν οι εργαζόμενοι στο πεδίο, γεγονός που μπορεί επίσης να ασκήσει σημαντική πίεση σε αυτούς.

Προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί η ζημιά από την εμφάνιση ενός τέτοιου προβλήματος ή να εξαλειφθεί πλήρως, ο διαχειριστής πρέπει να παρέχει όσο το δυνατόν περισσότερη βοήθεια στην ομάδα που θα συμμετάσχει στην ανάπτυξη αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε επεξηγηματικές εργασίες υψηλής ποιότητας με το προσωπικό και να λύσετε πολλά ακόμη προβλήματα:

• Δημιουργήστε μια κατανόηση μεταξύ κάθε υπαλλήλου της επιχείρησης ότι η ενοποίηση του συστήματος είναι αναπόφευκτη.
• Ο επικεφαλής της ομάδας υλοποίησης πρέπει να έχει επαρκή εξουσία, καθώς είναι δυνατή ακόμη και η υποσυνείδητη αντίσταση από υπαλλήλους που κατέχουν υψηλές θέσεις (για παράδειγμα, ανώτατα στελέχη).

Επίλυση του προβλήματος του φόρτου εργασίας του προσωπικού

Στη συνέχεια, αξίζει να κατανοήσουμε ότι τα ολοκληρωμένα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων στο στάδιο της εγκατάστασης θα αυξήσουν σημαντικά τον φόρτο εργασίας των εργαζομένων. Φυσικά, αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι, εκτός από την εκτέλεση των καθημερινών τους καθηκόντων, οι εργαζόμενοι πρέπει επίσης να κατέχουν νέο εξοπλισμό, να ασχολούνται με αυτοεκπαίδευση κ.λπ. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της πιλοτικής εφαρμογής, καθώς και ορισμένο χρονικό διάστημα μετά, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να δουλέψουν όπως αναμένεται.το παλιό σύστημα και το νέο. Εξαιτίας αυτού, η διαδικασία ένταξης μπορεί να καθυστερήσει, καθώς οι εργαζόμενοι θα πουν ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο για να μελετήσουν τις νέες τεχνολογίες, καθώς είναι πάντα απασχολημένοι με τις άμεσες ευθύνες τους.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, ένας καλός ηγέτης θα πρέπει να κάνει τα εξής:

• Πρώτον, αξίζει να εισαχθεί ένα προσωρινό σύστημα ανταμοιβών και ευχαριστιών, το οποίο θα αυξήσει τα κίνητρα των εργαζομένων να κυριαρχήσουν στις νέες τεχνολογίες.
• Δεύτερον, θα πρέπει να ληφθούν ορισμένα οργανωτικά μέτρα που θα μειώσουν τον διαθέσιμο χρόνο για την απόκτηση νέων γνώσεων.

Τεχνολογία MRP και ERP

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, υπάρχουν δύο τομείς αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου που χρησιμοποιούνται σήμερα σε όλο τον κόσμο. Ωστόσο, αυτά τα συστήματα δεν είναι χωρίς μειονεκτήματα.

Αν μιλάμε για MRP, το κύριο μειονέκτημα του συστήματος είναι ότι κατά τον υπολογισμό της ανάγκης για υλικά δεν λαμβάνεται υπόψη η παραγωγική ικανότητα της επιχείρησης, η χρήση αυτών των δυνατοτήτων, το κόστος εργασίας κ.λπ. Αυτή ήταν η ώθηση για την ανάπτυξη του MRP II, σχεδιασμένου για τον προγραμματισμό των πόρων παραγωγής. Με την πάροδο του χρόνου, προστέθηκαν σε αυτό συστήματα για τη λογιστική καταγραφή άλλων δαπανών της επιχείρησης. Έτσι, στη συνέχεια διαμορφώθηκε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων, η λειτουργία του οποίου είναι να λαμβάνει υπόψη όλους εκείνους τους κλάδους που δεν υπολογίστηκαν από το πρώτο MRP. Ήταν αυτό το αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου που αργότερα έγινε γνωστό ως σύστημα ERP για την αυτοματοποιημένη διαχείριση επιχειρήσεων.

Συνοψίζοντας όλα τα παραπάνω, μπορούμε να πούμε με σιγουριά ότι τα αυτοματοποιημένα συστήματα έχουν προχωρήσει πολύ και αποτελούν πλέον ένα αποτελεσματικό μέσο διαχείρισης επιχειρήσεων, αλλά ταυτόχρονα πρέπει να εφαρμόζονται και να διαχειρίζονται πολύ καλά. Φυσικά, υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης στα ίδια τα συστήματα.

Η βάση για την επιτυχή λειτουργία κάθε επιχείρησης είναι οι δραστηριότητες διαχείρισης. Η διαχείριση, όπως είναι γνωστό, αποτελείται από ανάλυση, λήψη αποφάσεων και έλεγχο της εκτέλεσής της. Επιπλέον, όλη αυτή η δραστηριότητα πραγματοποιείται σε λειτουργία ομαδικής εργασίας.

Η αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι ένα σύνολο μέτρων που στοχεύουν στην ανάπτυξη και εφαρμογή μιας πλατφόρμας λογισμικού που θα βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων και τη λήψη αποφάσεων, απελευθερώνοντας τους ανθρώπους από εργασίες ρουτίνας και χρησιμοποιώντας το χρόνο πιο έξυπνα.

Η αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης σε διαφορετικά στάδια της εργασίας πρέπει να εκτελεί διαφορετικές λειτουργίες.

• Στο στάδιο της ανάλυσης, διασφαλίστε έγκαιρα την πληρότητα και τη συνάφεια των πληροφοριών που προέρχονται από τα λογιστικά συστήματα της επιχείρησης, από άλλους υπαλλήλους και από εργολάβους.
• Στο στάδιο της λήψης αποφάσεων, παρέχετε πρόσβαση σε κάθε απαραίτητη αναφορά και κανονιστική πληροφορία χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά αρχεία, εκθέσεις και αναλυτικά συστήματα. Διατυπώστε λύσεις με τη μορφή εργασιών για εκτέλεση από άλλους υπαλλήλους. Διασφάλιση της έγκαιρης κοινοποίησης των αποφάσεων που λαμβάνονται σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών αναδόχων.
• Στο στάδιο του ελέγχου εκτέλεσης, ενημερώστε το πρόσωπο που έλαβε την απόφαση σχετικά με την κατάσταση της εκτέλεσής του.

Ολόκληρο το σύνολο εργασιών πρέπει να λειτουργεί σε λειτουργία ομαδικής εργασίας, χωρίς να χάνεται η ακεραιότητα των εργασιών και των εργασιών που σχετίζονται με τη λύση, ανεξάρτητα από το πώς ανατίθενται και αναλύονται σε εργασίες για άλλους εκτελεστές.

Η απώλεια της ακεραιότητας των αποφάσεων οδηγεί σε απώλεια ελέγχου και αναπόφευκτα αποτελέσματα - αδυναμία τήρησης προθεσμιών για την εκτέλεση αποφάσεων, συνέχιση της εργασίας με ήδη ακυρωμένες ή τροποποιημένες αποφάσεις και άλλες σοβαρές παραβιάσεις των διαδικασιών διαχείρισης, με αποτέλεσμα σημαντική μείωση της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης .

Τα κύρια αποθέματα για την αύξηση της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων διαχείρισης βρίσκονται στον τομέα της διαφάνειας του ελέγχου και της διατήρησης της ακεραιότητας της διοίκησης σε συνθήκες ομαδικής εργασίας.

Για την υλοποίηση αυτών των αποθεμάτων, δημιουργούνται λύσεις στο EDMS για πολύπλοκη αυτοματοποίηση κρίσιμων διαδικασιών, ιδίως εργασιών γραφείου και συμβατικών δραστηριοτήτων. Αυτή η αυτοματοποίηση της διαδικασίας των δραστηριοτήτων διαχείρισης επιτρέπει τη διατήρηση της ακεραιότητας της διαχείρισης σε μια ενιαία διαδικασία. Ανεξάρτητα από το πόσες διαδικασίες είναι αυτοματοποιημένες, υπάρχει πάντα μια «ακάλυπτη» περιοχή των καθημερινών δραστηριοτήτων ρουτίνας των διαχειριστών. Για την αποτελεσματική αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης στο EDMS, πρέπει να λυθεί το πρόβλημα του από άκρο σε άκρο ελέγχου ολόκληρης της δομής των ιδιωτικών εργασιών που δημιουργούνται κατά την υλοποίηση της λύσης.

Η αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης συνεπάγεται την εφαρμογή μέτρων για την ολοκληρωμένη εφαρμογή σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής στην εταιρεία. Τα προβλήματα που επιλύονται μέσω της χρήσης υλικού και λογισμικού μπορούν να χωριστούν σε δύο ομάδες:

• διευθέτηση χώρων εργασίας για το διοικητικό προσωπικό με τα τεχνικά μέσα που είναι απαραίτητα για τη συλλογή και την ανάλυση πληροφοριών·
• εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος προσαρμοσμένου στις ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας και στις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της.

Γιατί είναι απαραίτητη η αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης;

Τα περισσότερα προβλήματα διαχείρισης συνδέονται με την αναποτελεσματικότητα της οργανωτικής δομής της επιχείρησης. Το σύστημα αυτοματισμού έχει σχεδιαστεί για να εξαλείφει αυτό το μειονέκτημα. Θα εξασφαλίσει τη μέγιστη απόδοση από την εργασία, θα συμβάλει στην αύξηση των πιθανοτήτων σας στον ανταγωνισμό, θα εξορθολογίσει και θα βελτιώσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι σωστές αποφάσεις διαχείρισης θα επιτρέψουν:

• να μειώσει το κόστος εργασίας κατά την εκτέλεση του ίδιου όγκου εργασίας ή να εκτελέσει περισσότερες εργασίες με το ίδιο κόστος εργασίας·
• εξάλειψη των διπλών περιοχών εργασίας.
• εξάλειψη χωρίς πολλά υποσχόμενα έργα.
• ανακατανομή του φορτίου.
• να ανταποκρίνεται έγκαιρα σε αλλαγές βασικών παραγόντων που επηρεάζουν τις δραστηριότητες της εταιρείας·
• δομή της ροής εγγράφων, υποβολή εκθέσεων και, κατά συνέπεια, απλοποίηση της πρόσβασης σε πληροφορίες·
• αυξήστε τη διαφάνεια των επιχειρήσεων - τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να εντοπίζετε ελλείψεις και παραβιάσεις.
• ενίσχυση του ελέγχου.

Τελικά, οι αρμόδιες διαχειριστικές αποφάσεις θα οδηγήσουν σε αύξηση της οικονομικής απόδοσης της εταιρείας.

Μια αποτελεσματική λύση από την Docsvision

Η αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι μια από τις κύριες εξειδικεύσεις των λύσεων DoxVision. Οι ειδικοί της εταιρείας το πραγματοποιούν για να βελτιώσουν την ποιότητα της διαδικασίας, να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων στο μηδέν (σε αντίθεση με τη χειρωνακτική εργασία) και να αυξήσουν την ακρίβεια και τη σταθερότητα των εργασιών που εκτελούνται. Η πλατφόρμα λογισμικού Docsvision σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια σταθερή βάση για την ανάπτυξη της επιχείρησης, να συλλέξετε μέγιστα ακριβή και ενημερωμένα δεδομένα για τη λήψη των σωστών αποφάσεων, την ανάπτυξη στρατηγικής και την οικοδόμηση μακροπρόθεσμων σχεδίων.

Οι ειδικοί της DoxVision και των συνεργατών της αναπτύσσουν ολοκληρωμένες λύσεις για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και τομέων δραστηριότητας. Επιπλέον, η γκάμα των υπηρεσιών περιλαμβάνει:

• υλοποίηση μιας πλατφόρμας λογισμικού·
• ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ;
• τεχνική υποστήριξη;
• εκπαίδευση.

Η ποιότητα των υπηρεσιών είναι αναμφισβήτητη, κάτι που επιβεβαιώνεται από τη συμμόρφωση με το ISO 9001 και το μοντέλο CMMI 3. Η DocsVision είναι ένας από τους ηγέτες στη ρωσική αγορά EDMS/ECM, ικανός να ανταγωνιστεί τους παγκόσμιους προγραμματιστές πλατφορμών λογισμικού αυτοματισμού διαχείρισης.

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ

ΡΩΣΙΚΗ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑ

Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Εκπαίδευση

Κρατικό Οικονομικό Πανεπιστήμιο Ειρηνικού

υποκατάστημα στο Arsenyev

Τμήμα Οικονομικών Επιστημών

ΕΡΓΟ ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ

κλάδος: "Πληροφορική"

"Αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων"

Μαθητικό F-83 γρ.

Istomina T.V.

Επόπτης

Ishkova S.V.

Arsenyev - 2009

Εισαγωγή

1. Γενικές πληροφορίες για τα αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου

1.1 Σύνθεση αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου και βασικές αρχές δημιουργίας τους

1.2 Κύρια προβλήματα και καθήκοντα αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου

2. Αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων του προτύπου ERP/MRP

3. Αποκεντρωμένο σύστημα ελέγχου LIPro

συμπέρασμα

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν

Εφαρμογή

Εισαγωγή

Στο τρέχον στάδιο της μηχανογράφησης όλων των τομέων της ανθρώπινης ζωής, το ζήτημα της αυτοματοποίησης της διαχείρισης των επιχειρήσεων είναι πολύ επείγον. Επί του παρόντος, οι ρωσικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν διεθνώς αναγνωρισμένες μεθοδολογίες MRP και ERP.

Τα πρώτα αυτοματοποιημένα συστήματα σχεδιασμού - συστήματα σχεδιασμού πόρων υλικών, συστήματα MRP - εμφανίστηκαν στις ΗΠΑ τη δεκαετία του '60 και δεν έχουν χάσει τη σημασία τους μέχρι σήμερα. Αυτή τη στιγμή, η ηγεσία της αμερικανικής βιομηχανίας ήταν άνευ όρων. Ωστόσο, η εμφάνιση ισχυρού ανταγωνισμού από την Ευρώπη και την Ιαπωνία απαιτούσε κατάλληλες λύσεις.

Το AMS είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων ή ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων, αυτό που σήμερα ονομάζεται ERP στα αγγλικά.

Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων, όπως κάθε σημαντικός μετασχηματισμός σε μια επιχείρηση, είναι μια πολύπλοκη και συχνά επίπονη διαδικασία. Ωστόσο, ορισμένα προβλήματα που προκύπτουν κατά την εφαρμογή του συστήματος είναι αρκετά καλά μελετημένα, επισημοποιημένα και διαθέτουν αποτελεσματικές μεθοδολογίες επίλυσης. Η εκ των προτέρων μελέτη αυτών των προβλημάτων και η προετοιμασία τους διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία υλοποίησης και αυξάνει την αποτελεσματικότητα της περαιτέρω χρήσης του συστήματος.

Το πρόβλημα της ύπαρξης των απαραίτητων υλικών και εξαρτημάτων τη σωστή στιγμή, στο σωστό μέρος και στη σωστή ποσότητα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την παραγωγή μαζικής συναρμολόγησης, όπου ο χρόνος διακοπής λειτουργίας του μεταφορέα είναι απαράδεκτος. Για τέτοια παραγωγή αναπτύχθηκε η μεθοδολογία MRP και οι αντίστοιχες λύσεις λογισμικού.

Η μεθοδολογία MRP χρησιμεύει για την επίτευξη των ακόλουθων στόχων:

· Ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων σε αποθήκες πρώτων υλών και τελικών προϊόντων.

· Βελτιστοποιήστε τη ροή υλικών και εξαρτημάτων στην παραγωγή και εξαλείψτε το χρόνο διακοπής λειτουργίας του εξοπλισμού λόγω μη έγκαιρης άφιξης υλικών και εξαρτημάτων.

Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι το MRP είναι μια μεθοδολογία, η οποία στην πράξη είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστή.

Σκοπός αυτού του μαθήματος είναι να εξετάσει τη θεωρητική πτυχή των αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου και ενός από τα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων.

1. Λάβετε υπόψη γενικές πληροφορίες σχετικά με τα αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου, τη σύνθεση και τις αρχές κατασκευής.

2. Εξετάστε τα κύρια καθήκοντα και προβλήματα των αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου.

3. Εξετάστε την πρακτική εφαρμογή των αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου MRP και ERP.

4. Εξετάστε ένα από τα αποκεντρωμένα συστήματα διαχείρισης.

1. Γενικές πληροφορίες για αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου

Το αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων (ACS) είναι ένα σύμπλεγμα λογισμικού, τεχνικών, πληροφοριών, γλωσσικών, οργανωτικών και τεχνολογικών εργαλείων και ενεργειών ειδικευμένου προσωπικού, σχεδιασμένο για την επίλυση προβλημάτων σχεδιασμού και διαχείρισης διαφόρων τύπων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων είναι απαραίτητα για τη βελτιστοποίηση και την αύξηση της αποτελεσματικότητας της εργασίας των διευθυντών και ορισμένων άλλων υπηρεσιών προσωπικού της επιχείρησης. Οι ειδικοί λένε ότι η διαχείριση επιχειρήσεων με χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων συμβάλλει στην ανάπτυξη της ανταγωνιστικότητας οποιασδήποτε εταιρείας. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων είναι ιδιαίτερα σημαντικά για τους διευθυντές. Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, ο μέσος διευθυντής ξοδεύει περίπου το 60% του πολύτιμου χρόνου του για τη συμπλήρωση εκθέσεων και την τεκμηρίωση εργασιών για το προσωπικό. Μια αποτελεσματική βάση δεδομένων εργαζομένων, η οποία αποτελεί μέρος της διαχείρισης της επιχείρησης, επιτρέπει στον διευθυντή να έχει γρήγορη πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες και να προβεί σε ενέργειες για την πρόσληψη και τη μεταφορά προσωπικού. Εκτός από όλα, η διαχείριση επιχειρήσεων με χρήση σύγχρονων συστημάτων επιτρέπει αυτοματοποιημένους υπολογισμούς μισθοδοσίας βάσει πολλών παραμέτρων. Ειδικότερα, προβλέπονται η θέση, οι ατομικές παροχές, η αναρρωτική άδεια, το επίδομα ταξιδιού και άλλα. Οι προσβάσιμες αναρτημένες πληροφορίες διευκολύνουν τον γρήγορο υπολογισμό και την καταγραφή των στοιχείων μισθών στις οικονομικές καταστάσεις.

Ανάλογα με τον λειτουργικό εξοπλισμό, διακρίνονται τα ακόλουθα Αυτοματοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρήσεων:

1) Πολυλειτουργικά συστήματα που σας επιτρέπουν να εκτελείτε ολόκληρο το φάσμα των εργασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση της επιχείρησης.

2) Συστήματα έμπειρης ανάλυσης, τα οποία στοχεύουν στον εντοπισμό των κύριων τάσεων και κατευθύνσεων ανάπτυξης της επιχείρησης.

3) Συστήματα μισθοδοσίας.

4) Ολοκληρωμένα προγράμματα διαχείρισης προσωπικού. Σας επιτρέπουν να επιλύσετε μια τεράστια λίστα εργασιών στον τομέα της διαχείρισης προσωπικού: στοιχεία επικοινωνίας υπαλλήλων, χρονοδιαγράμματα εργασίας, εγγραφή και απόλυση, μισθοί και πολλά άλλα.

Το κύριο καθήκον των προγραμμάτων εμπειρογνωμόνων είναι να αποθηκεύουν και να συγκρίνουν διάφορα χαρακτηριστικά του αιτούντος με παρόμοια χαρακτηριστικά των καλύτερων υπαλλήλων της εταιρείας. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να βρείτε πολλά υποσχόμενους υπαλλήλους για ένα συγκεκριμένο τμήμα. Λόγω του υψηλού κόστους τέτοιων λύσεων, συνιστάται η χρήση τους μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων, τα οποία έχουν σχεδιαστεί για την επίλυση σύνθετων προβλημάτων, συνιστάται να ενσωματώνονται με λογιστικά συστήματα. Αυτή η δυνατότητα οφείλεται στο γεγονός ότι ο διαχειριστής θα μπορεί να λάβει μια επαρκή απόφαση μόνο εάν έχει ενημερωμένα δεδομένα για την κατάσταση της επιχείρησης. Η εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης επιχειρήσεων συμβάλλει στη λήψη αποτελεσματικών αποφάσεων στο πλαίσιο μιας ολόκληρης σειράς εργασιών.

Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων (EMS) είναι συνήθως ολοκληρωμένα συστήματα. Ανάλογα με τη φύση της παραγωγής, τα συστήματα αυτόματου ελέγχου χωρίζονται στους ακόλουθους τύπους: συνεχής, διακριτός (ενιαία, μικρής κλίμακας, μεσαίας κλίμακας παραγωγή) και συνεχής-διακεκριμένος τύπος (μαζική ροή και παραγωγή μεγάλης κλίμακας). Το αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου μιας μεταποιητικής επιχείρησης, κατά κανόνα, περιλαμβάνει υποσυστήματα ελέγχου:

· αποθήκες

· προμήθειες

· προσωπικό

· οικονομικά

· σχεδιασμός και τεχνολογική προετοιμασία της παραγωγής

ονοματολογία παραγωγής

· εξοπλισμός

· επιχειρησιακός προγραμματισμός των αναγκών παραγωγής

1.1 Σύνθεση αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου και βασικές αρχές δημιουργίας τους

Η πρακτική της δημιουργίας συστημάτων αυτόματου ελέγχου διαφόρων τάξεων και σκοπών έχει επιβεβαιώσει την αποτελεσματικότητα της χρήσης ορισμένων μεθοδολογικών αρχών για τη δημιουργία συστημάτων αυτόματου ελέγχου, που διατυπώθηκαν από τον ακαδημαϊκό V.M. Glushkov πίσω στη δεκαετία του '70, τα κύρια περιλαμβάνουν τα εξής:

1) Η αρχή των νέων προβλημάτων, αλλά αυτά είναι βέλτιστα προβλήματα ελέγχου που μπορούν να επιλυθούν χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες της τεχνολογίας υπολογιστών.

2) Η αρχή μιας ολοκληρωμένης ή συστηματικής προσέγγισης για την ανάπτυξη αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου, σύμφωνα με την οποία είναι απαραίτητη η συνολική επίλυση ζητημάτων τεχνικής, οικονομικής και οργανωτικής φύσης.

3) Η αρχή του πρώτου διαχειριστή προϋποθέτει ότι η ανάπτυξη αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου πρέπει να πραγματοποιείται με τη συμμετοχή και υπό την καθοδήγηση του διευθυντή της επιχείρησης (για ολόκληρο το αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου) ή των επικεφαλής λειτουργικών υπηρεσιών (για υποσυστήματα αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου).

4) Η αρχή της συνεχούς ανάπτυξης του συστήματος, σύμφωνα με την οποία ο αριθμός των εργασιών που πρέπει να επιλυθούν αυξάνεται συνεχώς και οι νέες εργασίες δεν αντικαθιστούν αυτές που έχουν ήδη εφαρμοστεί.

5) Η αρχή της αρθρωτής και τυποποίησης, η οποία συνίσταται στην επιλογή και ανάπτυξη ανεξάρτητων τμημάτων του συστήματος και στη χρήση τους σε διάφορα υποσυστήματα.

6) Η αρχή της συνέπειας των δυνατοτήτων διεκπεραίωσης των επιμέρους τμημάτων του συστήματος για τη διασφάλιση της μέγιστης απόδοσης του συστήματος στο σύνολό του.

7) Η αρχή της αυτοματοποίησης εγγράφων και μια ενοποιημένη βάση πληροφοριών.

1.2 Κύρια προβλήματα και καθήκοντα αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου

Τα κύρια προβλήματα και τα καθήκοντα που προκύπτουν στις περισσότερες περιπτώσεις κατά την εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων και συστάσεις για την επίλυσή τους.

1) Έλλειψη καθορισμού καθηκόντων διαχείρισης στην επιχείρηση

Αυτό το σημείο είναι ίσως το πιο σημαντικό και δύσκολο. Με την πρώτη ματιά, το θέμα του απηχεί το περιεχόμενο της δεύτερης παραγράφου, που είναι αφιερωμένη στην αναδιοργάνωση της δομής της επιχείρησης. Ωστόσο, στην πραγματικότητα, είναι πιο σφαιρικό και περιλαμβάνει όχι μόνο μεθοδολογίες διαχείρισης, αλλά και φιλοσοφικές και ψυχολογικές πτυχές. Γεγονός είναι ότι τα περισσότερα στελέχη διαχειρίζονται την επιχείρησή τους μόνο με βάση την εμπειρία τους, τη διαίσθησή τους, το όραμά τους και τα πολύ αδόμητα δεδομένα σχετικά με την κατάσταση και τη δυναμική της. Κατά κανόνα, εάν ένας διευθυντής καλείται να περιγράψει με κάποιο τρόπο τη δομή των δραστηριοτήτων της επιχείρησής του ή το σύνολο των προβλέψεων βάσει των οποίων λαμβάνει αποφάσεις διαχείρισης, τα πράγματα έρχονται γρήγορα σε αδιέξοδο.

Η σωστή διαμόρφωση των καθηκόντων διαχείρισης είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει τόσο την επιτυχία της επιχείρησης στο σύνολό της όσο και την επιτυχία του έργου αυτοματισμού. Για παράδειγμα, είναι εντελώς άχρηστο να εφαρμοστεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα προϋπολογισμού εάν ο ίδιος ο προϋπολογισμός δεν εφαρμόζεται σωστά στην επιχείρηση, ως μια συγκεκριμένη διαδοχική διαδικασία.

Δυστυχώς, αυτή τη στιγμή στη Ρωσία δεν έχει αναπτυχθεί πλήρως μια εθνική προσέγγιση στη διαχείριση και αυτή τη στιγμή η ρωσική διαχείριση είναι ένα εκρηκτικό μείγμα δυτικής θεωρίας διαχείρισης (η οποία από πολλές απόψεις δεν είναι επαρκής στην υπάρχουσα κατάσταση) και σοβιετικής-ρωσικής εμπειρίας. που, αν και εναρμονίζεται από πολλές απόψεις με τις γενικές αρχές ζωής, αλλά δεν ανταποκρίνεται πλέον στις αυστηρές απαιτήσεις του ανταγωνισμού της αγοράς.