मामलों को स्थानांतरित करते समय कोई उपकरण नहीं मिला। मामलों और पदों के स्थानांतरण पर नमूना आदेश - आदेश का प्रकाशन - नमूनों की सूची - प्रपत्र और नमूना दस्तावेज़

किसी भी संगठन में, वित्तीय लेनदेन का निष्पादन और दस्तावेज़ीकरण सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सबसे महत्वपूर्ण घटक है। मुख्य लेखाकार के कार्य कई मायनों में महत्वपूर्ण हैं। यह उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के "पवित्रों में सबसे पवित्र" से संबंधित व्यक्ति है। इसलिए, इस तथ्य के बावजूद कि श्रम कानून के दृष्टिकोण से यह हर किसी के समान ही कर्मचारी है, उससे अलग होना व्यवसाय के मालिक के लिए कई समस्याओं और कठिनाइयों से भरा हो सकता है।

फ़ाइलें

मुख्य लेखाकार को उसके पद से मुक्त करने की विशिष्टताएँ क्या हैं, इसके लिए क्या विशेष आधार मौजूद हैं, और संगठन के लिए एक प्रमुख व्यक्ति को बदलने के जोखिमों को कैसे कम किया जाए, हम आपको इस लेख में बताएंगे।

मुख्य लेखाकार की बर्खास्तगी की विशेषताएं

मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारियाँ अन्य कर्मचारियों की गतिविधियों की सीमा से काफी भिन्न होती हैं, इसलिए बॉस के बाद दूसरे व्यक्ति की नियुक्ति और बर्खास्तगी में कई विशेषताएं होती हैं।

1. रूसी संघ के श्रम संहिता के प्रावधानों के अलावा, मुख्य लेखाकार के साथ श्रम संबंधों पर संघीय कानून संख्या 129 "लेखांकन पर" द्वारा विचार किया जाता है।
2. मुख्य लेखाकार सीधे महानिदेशक को रिपोर्ट करता है, जो बर्खास्तगी पर अंतिम निर्णय लेता है और पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार होता है।
3. इस महत्वपूर्ण कर्मचारी की क्षमता का परीक्षण करने के लिए, दूसरों की तुलना में लंबी अवधि निर्धारित की गई है: परीक्षण अवधि बीमार छुट्टी और छुट्टियों को ध्यान में रखे बिना 6 महीने (श्रम संहिता के अनुच्छेद 70 के भाग 5) तक चल सकती है। परीक्षण के दौरान, बर्खास्तगी प्रक्रिया को सरल बनाया गया है।
4. एक एकाउंटेंट को स्थायी आधार पर नियुक्त करने के लिए जल्दबाजी करने की कोई आवश्यकता नहीं है: कानून आपको उसके साथ एक निश्चित अवधि के अनुबंध में प्रवेश करने की अनुमति देता है। इसकी वैधता के अंत में, एक निर्णय लिया जाता है - अलग होने के लिए, क्योंकि दस्तावेज़ समाप्त हो गया है, या सहयोग जारी रखने के लिए।
5. वित्तीय जिम्मेदारी से संबंधित हर चीज पहले से तय होनी चाहिए (रोजगार अनुबंध के पाठ में या एक अलग दस्तावेज़ में)।

बर्खास्तगी का आधार क्या रखा जाए?

श्रम संहिता के अनुसार, मुख्य लेखाकार के साथ सहयोग का अंत बिल्कुल उसी तरह होता है जैसे किसी अन्य कर्मचारी के साथ। हालाँकि, श्रम संहिता के लेखों के अलावा, संघीय कानून निदेशक और मुख्य लेखाकार जैसे प्रमुख पदों के लिए कुछ विशिष्ट आधार प्रदान करते हैं। आइए मुख्य लेखाकार को बर्खास्त करने के सभी विधायी कारणों पर विचार करें।

मुख्य लेखाकार स्वयं ही जाना चाहता है

किसी कर्मचारी की अपनी इच्छा किसी भी बर्खास्तगी का वैध कारण है। एक कर्मचारी का मूल्य, वित्तीय जिम्मेदारी और यहां तक ​​कि अधूरे काम का ढेर भी मुख्य लेखाकार को रोक नहीं पाएगा यदि वह अपनी नौकरी छोड़ने का फैसला करता है।

ध्यान! कभी-कभी नियोक्ता, कंपनी की रक्षा करना चाहते हैं, रोजगार अनुबंध में खंड शामिल करते हैं जिसके अनुसार अकाउंटेंट कथित तौर पर अधूरी रिपोर्ट आदि की अवधि के दौरान इस्तीफा देने के अधिकार से वंचित होता है। चूंकि श्रम संहिता एक विधायी अधिनियम के रूप में आंतरिक दस्तावेजों पर प्राथमिकता रखती है, ऐसे खंडों के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर करने के बाद भी, एकाउंटेंट को आवश्यक दो सप्ताह काम करने के बाद इस्तीफा देने का अधिकार है।

कला द्वारा निर्देशित. श्रम संहिता के 80, लेखाकार कर्मचारी को उसके इस्तीफे से 14 दिन पहले लिखित रूप में सूचित करता है। इन दिनों वह मामलों को अपने उत्तराधिकारी को सौंप देते हैं। प्रबंधक मामलों की स्वीकृति के साथ-साथ सभी लेखांकन (संघीय कानून संख्या 129 के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 6) के लिए जिम्मेदार है। यदि उसे कोई डिप्टी नहीं मिला, तो उसे व्यवसाय स्वयं संभालना होगा, अन्यथा उसे अकाउंटेंट को "जैसा है" जाने देना होगा।

महत्वपूर्ण! यदि प्रबंधक मुख्य लेखाकार को बर्खास्त नहीं करना चाहता है, आवेदन पर हस्ताक्षर करने से इंकार कर देता है और उसे सचिवालय में पंजीकृत करने से रोकता है, तो दस्तावेज़ पंजीकृत मेल द्वारा भेजा जा सकता है और स्थापित 14 दिनों के बाद काम बंद कर दिया जा सकता है। न्यायालय के माध्यम से अवैध रूप से निरुद्ध कार्यपुस्तिका की मांग करनी होगी।

मुख्य लेखाकार को बर्खास्त करने में प्रबंधक की पहल

कानून कई कारण प्रदान करता है जिसके लिए एक प्रबंधक को मुख्य लेखाकार को बाहर का रास्ता दिखाने का अधिकार है। इनमें वे भी शामिल हैं जो प्रमुख और सामान्य दोनों कर्मचारियों पर लागू होते हैं।

1. रोजगार अनुबंध तैयार करते समय जाली दस्तावेज़।
2. एक निश्चित अवधि के अनुबंध की समाप्ति. अनुबंध को नवीनीकृत करने की अनिच्छा के बारे में कर्मचारी को 3 दिन पहले चेतावनी दी जानी चाहिए। यदि अवधि समाप्त होने के बाद ऐसा नहीं होता है, तो अनुबंध स्वचालित रूप से ओपन-एंडेड में बदल जाता है।
3. किसी के कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता या उल्लंघन के साथ प्रदर्शन (कई बार, दंड द्वारा पुष्टि की गई, या एक बार, लेकिन अशिष्टता से)।
4. अनुपस्थिति.
5. कोई कर्मचारी नशे में या नशीली या अन्य जहरीली दवाओं के प्रभाव में दिखाई देता है।
6. बदली हुई परिस्थितियों, अधीनता या क्षेत्रीय स्थान में काम करने की अनिच्छा।
7. रोजगार अनुबंध के प्रावधानों का उल्लंघन (यदि वे रूसी संघ के श्रम संहिता का खंडन नहीं करते हैं)।
8. प्रमाणीकरण के परिणामस्वरूप पहचानी गई स्थिति की असंगतता।
9. संगठन का परिसमापन.
10. कर्मचारियों या संख्या में कमी.

महत्वपूर्ण सूचना! किसी एकाउंटेंट को बर्खास्त करने के लिए छंटनी एक काफी दुर्लभ कारण है, क्योंकि किसी भी संगठन को वित्तीय रिकॉर्ड रखने के लिए एक व्यक्ति की आवश्यकता होती है। केवल यदि उद्यम बहुत छोटा है, निदेशक स्वयं एक लेखाकार के कार्य कर सकता है, तो इस पद को कम करने की अनुमति है।

वित्तीय दायित्व से संबंधित आधार

मुख्य लेखाकार को बर्खास्त करने का अधिकार है यदि यह स्थापित हो जाए कि वह:

• कंपनी या अन्य कर्मचारियों से संबंधित किसी भी चीज़ की चोरी, गबन, नष्ट या क्षतिग्रस्त किया गया (तथ्य की पुष्टि अदालत या अन्य अधिकृत निकाय द्वारा की जानी चाहिए);
• क़ीमती वस्तुओं के रखरखाव से संबंधित अपने कार्यों या निष्क्रियता से, उसने प्रबंधन का विश्वास खो दिया है;
• एक निर्णय लेने में भाग लिया जिसके परिणामस्वरूप संगठन की संपत्ति को नुकसान हुआ।

लेखांकन उत्तरदायित्वों की विशिष्टता से संबंधित कारण

इस तथ्य के कारण कि मुख्य लेखाकार के श्रम कार्य सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में असाधारण जागरूकता प्रदान करते हैं, इस कर्मचारी को बदलने की अनुमति है यदि:

• संगठन में एक नया मालिक है (मुख्य पद पर "अपना व्यक्ति" रखना मालिक का अधिकार है);
• मालिक संगठन की संपत्ति और प्रमुख पदों पर बैठे व्यक्तियों को बदलना चाहता है;
• मुख्य लेखाकार ने कानून द्वारा संरक्षित एक रहस्य उजागर किया।

टिप्पणी! घटक दस्तावेजों के साथ-साथ प्रस्तुत रिपोर्टों में निहित जानकारी को गुप्त नहीं माना जा सकता है। इसलिए, धन की आवाजाही के बारे में जानकारी को कानून द्वारा व्यापार रहस्य के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है, और यदि एकाउंटेंट ने इस बारे में खुलासा किया है, तो इस आधार पर बर्खास्तगी अस्वीकार्य है।

बिजनेस को नए हाथों में कैसे ट्रांसफर करें?

प्रबंधन को लेखांकन जिम्मेदारियों को स्थानांतरित करने के तंत्र पर काम आने से पहले ही विचार करना चाहिए, क्योंकि लेखांकन विभाग का काम बाधित नहीं होना चाहिए। यह प्रक्रिया कानून द्वारा निर्धारित नहीं है, लेकिन आमतौर पर मामलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया निदेशक के एक आदेश द्वारा शुरू की जाती है, जो मुफ़्त रूप में तैयार की जाती है।

इस दस्तावेज़ में बर्खास्त और नए एकाउंटेंट की ज़िम्मेदारी को विभाजित करने की संभावना प्रदान की जानी चाहिए। आदेश के पाठ में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए:

• स्थानांतरण का आधार (बर्खास्तगी लेख);
• मामलों की समीक्षा और स्थानांतरण के लिए समय सीमा;
• निरीक्षण करने वाले आयोग की संरचना;
• प्राप्तकर्ता का व्यक्तिगत डेटा;
• पार्टियों के हस्ताक्षर, संगठन की मुहर।

इसे किस तक पहुंचाया जाए?

मामलों को प्रबंधन द्वारा चयनित भावी मुख्य लेखाकार द्वारा संभाला जाता है। बड़ी कंपनियों में, स्टाफिंग टेबल उप मुख्य लेखाकार के पद का प्रावधान करती है, जो ऐसी स्थितियों में बहुत सुविधाजनक है। यदि कोई नया कर्मचारी नहीं मिला है, तो निदेशक एक अस्थायी डिप्टी नियुक्त कर सकता है या स्वयं काम संभाल सकता है।

मामलों की जांच की जा रही है

मामलों को स्थानांतरित करने से पहले, बॉस को सभी लेखांकन गतिविधियों का बड़े पैमाने पर विश्लेषण करने, वित्तीय रिकॉर्ड के रखरखाव की जांच करने, धन की एक सूची और क़ीमती सामानों की एक सूची बनाने का अधिकार है।

लेखांकन पत्रों के निम्नलिखित बिन्दुओं पर विशेष ध्यान देना चाहिए:

• वित्त, नकदी का लेखा-जोखा;
• सरकारी भुगतान;
• कुल सूची;
• प्रतिपक्षों के प्रति दायित्व.

निदेशक स्वयं ऑडिट कर सकता है या तीसरे पक्ष के ऑडिटर को आमंत्रित कर सकता है। यदि ऑडिट के नतीजे अकाउंटेंट की ओर से उल्लंघन का खुलासा करते हैं, तो उसे कानून के अनुसार एकत्र किए गए आपराधिक दायित्व के साथ-साथ वित्तीय दायित्व सहित प्रशासनिक दायित्व का सामना करना पड़ता है।

क्या बताना है?

स्थानांतरण के अधीन "मामलों" की अवधारणा मुख्य लेखाकार के अधिकार क्षेत्र के तहत व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण और विशेषताओं को संदर्भित करती है:

• बैलेंस शीट और नकद रिपोर्ट;
• संरचनात्मक इकाइयों के दस्तावेज़;
• बैंक के कागजात;
• 5 वर्ष तक वैध अभिलेखीय दस्तावेज़;
• सुरक्षित कुंजी, सील.

प्रक्रिया पूरी होने पर, एक अधिनियम तैयार किया जाता है जो लेखांकन दस्तावेजों की स्थिति को दर्शाता है और त्याग पत्र में निर्दिष्ट तिथि के अनुसार धन की स्थिति को रिकॉर्ड करता है।

मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का नमूना अधिनियम

हम आपके ध्यान में मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य का एक स्क्रीनशॉट प्रस्तुत करते हैं। वही दस्तावेज़, लेकिन प्रारूप में .docइस पृष्ठ के शीर्ष पर दिए गए लिंक से डाउनलोड के लिए उपलब्ध है।

यह वास्तव में दस्तावेज़, डेटाबेस, प्रोग्राम और जानकारी प्रदान करने की प्रक्रिया है। और साथ ही प्राप्तकर्ता पक्ष (नया कर्मचारी) भी बाहर जाने वाले कर्मचारी के काम की बारीकियों को सीख सकता है। यह आदर्श है, लेकिन वास्तव में, आमतौर पर यह सब एक साधारण अधिनियम तैयार करने तक सीमित होता है जिसमें एक औपचारिक रजिस्टर होता है।

लक्ष्य हैं:

• कार्य प्रक्रिया की निरंतरता की गारंटी;
• कार्य की आगामी मात्रा दिखाने का अवसर;
• मामलों की वर्तमान स्थिति का आकलन करें;
• जिम्मेदारी की सीमाएँ स्थापित करना।

व्यवहार में, प्रक्रिया एक नए कर्मचारी के साथ आगे के संबंधों में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यदि वह मामलों और दस्तावेजों को स्वीकार कर लेता है, तो इससे "मैंने यह नहीं किया, मुझे नहीं पता" जैसी संघर्ष की स्थिति खत्म हो जाएगी।

प्रारंभ में, एक आदेश जारी किया जाता है या एक योजना विकसित की जाती है - नियोक्ता की पसंद पर। दस्तावेज़ सामग्री में समान हैं। निम्नलिखित को इंगित करना महत्वपूर्ण है:

• भुजाएँ;
• समय सीमा;
• वस्तु।

बर्खास्तगी पर नमूना संक्रमण योजना

जिसको इससे संबंध हो

आम तौर पर दो प्रतिभागी होते हैं: इस्तीफा देने वाला कर्मचारी और नव नियुक्त कर्मचारी। कुछ अपवाद भी हैं. यदि कोई प्रतिस्थापन नहीं मिलता है, तो प्रबंधक के आदेश से नियुक्त कोई भी कर्मचारी मामलों को संभाल लेगा।

व्यवहार में, इस प्रक्रिया में विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं। उनमें एक बात समान है: पूर्ण किए गए मामलों या दस्तावेजों की उपस्थिति जिन्हें आगे के काम के लिए छोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, तकनीकी और तकनीकी विभाग का एक विशेषज्ञ चित्र, आरेख, स्थलाकृतिक सर्वेक्षण और भूगर्भिक सर्वेक्षण परिणाम प्रसारित करता है। वकील - उसकी कार्यक्षमता के दायरे में अभिलेखीय, अनुबंध, मेमो, पत्राचार सहित फाइलें। कार्मिक अधिकारी - कार्यपुस्तिकाएं, कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड और आदेश।

मुख्य लेखाकार के प्रस्थान की विशेषताएं

मुख्य लेखाकारों की ज़िम्मेदारी बढ़ गई है, इसलिए, विधायी स्तर पर, उन्हें बर्खास्तगी पर मामलों को स्थानांतरित करने का दायित्व सौंपा गया था। इस प्रकार, पहले इस मुद्दे को यूएसएसआर मंत्रिपरिषद के 24 जनवरी, 1980 नंबर 59 के संकल्प द्वारा सीधे विनियमित किया गया था "लेखांकन के संगठन में सुधार और सामग्री, श्रम और वित्तीय संसाधनों के तर्कसंगत और किफायती उपयोग में इसकी भूमिका बढ़ाने के उपायों पर" ।” तब कानून "ऑन अकाउंटिंग" नंबर 129-एफजेड था, जो अमान्य हो गया।

2011 से, संघीय कानून "लेखांकन पर" संख्या 402 लागू है, जिसके अनुसार लेखाकार रिकॉर्ड रखता है और लेखांकन (वित्तीय) विवरण तैयार करता है (यदि लेखाकार के कार्य प्रबंधक द्वारा व्यक्तिगत रूप से नहीं किए जाते हैं)। अर्थात्, अकाउंटेंट से सूचना और मामलों के विस्तृत हस्तांतरण की मांग करना उचित और तार्किक है। लेकिन नियोक्ता के पास फिलहाल मांग करने का ऐसा कोई अधिकार नहीं है. संभावित समाधान यह है: सेवानिवृत्त मुख्य लेखाकार के लिए उसके काम के दौरान एक सहायक को नियुक्त करना, जो वास्तव में पास में होगा और काम की बारीकियों को समझने में सक्षम होगा।

क्या विनियमित है

श्रम संहिता में बर्खास्तगी पर मामलों के हस्तांतरण के लिए आवश्यकताएं शामिल नहीं हैं, जिसका अर्थ है कि छोड़ने वाले कर्मचारी को उपकृत करना असंभव है।

कुछ नियोक्ता ऐसा करते हैं: वे रोजगार अनुबंध के पाठ में बर्खास्तगी पर मामलों को स्थानांतरित करने के दायित्व पर एक खंड शामिल करते हैं। लेकिन इस तथ्य के कारण कि यह खंड निवर्तमान पार्टी से संबंधित है, एक नियम के रूप में, इसका कोई विशेष अर्थ नहीं है।

भले ही आप काम के शौकीन हैं और सफलतापूर्वक करियर की सीढ़ी चढ़ने के प्रशंसक हैं, आपको समय-समय पर आराम की भी आवश्यकता होती है। लेकिन यह ध्यान में रखने योग्य है कि रिसॉर्ट चुनने, स्विमसूट चुनने और तट के किनारे शाम की सैर का सपना देखने के साथ-साथ, आपको सहकर्मियों को कार्य सही ढंग से सौंपने की ज़रूरत है जो आपकी अनुपस्थिति के दौरान आपके लिए काम करेंगे। एक नियम के रूप में, कर्मचारियों के बीच मामलों और दस्तावेजों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने की आवश्यकता अक्सर उत्पन्न होती है, क्योंकि हर कोई छुट्टी पर है, लेकिन संगठनों के आंतरिक दस्तावेजों में ऐसी प्रक्रिया का उल्लेख दुर्लभ है। यह मुद्दा श्रम संबंधों को नियंत्रित करने वाले नियमों में प्रतिबिंबित नहीं होता है। लेकिन कई संगठन स्थानीय नियमों में मामलों के हस्तांतरण को स्वीकार करने के लिए स्वतंत्र रूप से नियम स्थापित करते हैं। कंपनी द्वारा अपनाई गई मामलों को स्वीकार करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया का अनुपालन सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है।

छुट्टियों से पहले बिजनेस ट्रांसफर करना एक महत्वपूर्ण कदम है

बेशक, छुट्टी की तैयारी करते समय, आखिरी चीज जो हममें से ज्यादातर लोग करना चाहते हैं वह काम के बारे में सोचना और दस्तावेज तैयार करना है, लेकिन हमें यह समझना चाहिए कि मामलों का सही हस्तांतरण प्रबंधन की सनक नहीं है, बल्कि आयोजन के उद्देश्य से एक आवश्यक उपाय है। उद्यम का सुचारू संचालन। मान लीजिए, यदि आप एक सचिव हैं, तो आपकी जिम्मेदारियों में शामिल हो सकते हैं: विभिन्न संचार चैनलों के माध्यम से आने वाले आने वाले पत्राचार को प्राप्त करना, अग्रेषित करना, सही डिलीवरी के लिए कागजी दस्तावेजों की जांच करना, अनुलग्नकों की अखंडता, संगठन के कर्मचारियों से आउटगोइंग दस्तावेज़ प्राप्त करना, शुद्धता की जांच करना उनके निष्पादन, आवेदनों की उपलब्धता और पूर्णता, स्थापित प्रपत्र के इलेक्ट्रॉनिक जर्नल में पंजीकरण, अनुमोदित नामकरण के अनुसार फाइलों का निर्माण, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना और भी बहुत कुछ। जाहिर है, ऐसे काम समय से पूरे होने चाहिए। यदि कंपनी में एक से अधिक हैं, तो सब कुछ आसानी से हल किया जा सकता है: समान कर्तव्यों का पालन करने वाला एक अन्य सचिव अस्थायी रूप से दोहरे कार्यभार के साथ काम करेगा। यदि केवल एक सचिव है, तो मामलों के सक्षम हस्तांतरण के बिना, एक कर्मचारी जो सचिव के कर्तव्यों से पूरी तरह परिचित नहीं है, वह काम का सामना करने में सक्षम नहीं हो सकता है। परिणामस्वरूप, न केवल एक अनुभाग, बल्कि पूरी कंपनी का काम रुक सकता है।

कॉलेज से स्नातक होने के बाद, मुझे तुरंत मुद्रित उत्पादों की आपूर्ति करने वाली एक छोटी कंपनी में नौकरी मिल गई। टीम छोटी लेकिन मिलनसार थी और उन्होंने ख़ुशी से मुझे अपने परिवार में स्वीकार कर लिया। सबसे पहले, ज़िम्मेदारियों में उलझना आसान नहीं था, क्योंकि मेरे पास कोई कार्य अनुभव नहीं था, लेकिन लगभग एक या दो महीने के बाद मुझे पहले से ही आत्मविश्वास महसूस हुआ और मैंने अपनी ज़िम्मेदारियों को पूरी तरह से निभाया, जैसा कि मेरे प्रबंधकों ने मुझे बार-बार बताया था। मुझे अच्छे बोनस का भुगतान किया गया था, एक शब्द में, एक शुरुआती विश्वविद्यालय स्नातक के लिए काम की जगह खराब नहीं थी। अनुभव प्राप्त करना और सहकर्मियों के साथ संबंध बनाना सीखना संभव था। छुट्टियों पर जाने से पहले, मैंने इस बारे में ज्यादा नहीं सोचा कि मेरे कर्तव्यों का पालन कौन करेगा और मुझे काम के काम कैसे सौंपे जायेंगे। हमारे पास दूसरा सचिव नहीं था, लेकिन मालिकों ने फैसला किया कि हमारा खाता प्रबंधक अस्थायी रूप से मेरे लिए काम करेगा। मैंने उसे संक्षेप में अपने कर्तव्यों के बारे में बताया (जैसा कि मैंने सोचा था, वह उन्हें पहले से ही जानती थी), और स्पष्ट विवेक के साथ मैं ग्रीस चला गया। कहने की जरूरत नहीं है, वहां मैं व्यावहारिक रूप से अपने कान से फोन नहीं हटाता था; काम से जुड़े लोग मुझे लगभग चौबीसों घंटे फोन करते थे। ओल्गा, जो मेरे लिए काम करती रही, नहीं जानती थी कि कैसे और क्या करना है, उसने हर जगह गलतियाँ कीं। ऐसी छुट्टियों के बाद, सहकर्मियों के साथ संबंध खराब हो गए, हालाँकि, मेरा मानना ​​​​है कि यह मेरी गलती नहीं है। किसी ने मुझे नहीं बताया कि मामलों को कैसे सौंपना है या मुझे यह नहीं सिखाया कि ऐसा कैसे करना है। एवगेनिया, सचिव

मामलों और दस्तावेजों को स्थानांतरित किया जाता है ताकि कार्य प्रक्रिया बाधित न हो, ताकि अनुपस्थित कर्मचारी की कार्य जिम्मेदारियां पूरी हो सकें, साथ ही मामलों को प्राप्त करने वाले कर्मचारी के काम की मात्रा का आकलन किया जा सके। मामलों और दस्तावेजों के हस्तांतरण का आरंभकर्ता आमतौर पर या तो उन्हें प्राप्त करने वाला कर्मचारी होता है या संरचनात्मक इकाई का प्रमुख होता है जिसके भीतर इन मामलों और दस्तावेजों को स्थानांतरित किया जाता है। सामान्य नियम यह है: आप जितने अधिक सक्षम होंगे, उतनी अधिक संभावना है कि सहकर्मियों की परेशान करने वाली कॉलें आपकी सुयोग्य छुट्टियों को खराब नहीं करेंगी। इसलिए, अपनी छुट्टियों से पहले आखिरी हफ्तों में, आपको न केवल अपनी छुट्टियों की योजना बनाने और इंटरनेट पर होटल और समुद्र तटों को देखने की ज़रूरत है, बल्कि स्थानांतरण के लिए चीजें भी तैयार करने की ज़रूरत है। आपको कंपनी में अपनी भूमिका के आधार पर छुट्टियों की तैयारी का समय स्वयं निर्धारित करना होगा: स्थिति जितनी अधिक गंभीर होगी, दृष्टिकोण उतना ही अधिक गहन होना चाहिए। इष्टतम तैयारी की अवधि दो सप्ताह से एक महीने तक है। पहले से एक योजना बनाएं जिसमें आप अधूरे कार्यों की एक सूची शामिल करें और उनके महत्व की डिग्री निर्धारित करें। जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, उन्हें आपके छुट्टी पर जाने से पहले हल करना सबसे अच्छा है। बाकी के संबंध में, उन सहकर्मियों को निर्देश देना बेहतर है जो आपकी जगह लेंगे: यदि आपको अचानक किसी महत्वपूर्ण ग्राहक से कॉल आती है तो उन्हें कहां कॉल करना है या उन्हें लिखना है। एक अस्थायी डिप्टी ढूंढना सबसे अच्छा है जो आपके काम के ईमेल की जांच करेगा, और उसे कंप्यूटर पर संपर्कों और दस्तावेजों के प्रमुख डेटाबेस तक पहुंच प्रदान करेगा, अगर कंपनी के आंतरिक सुरक्षा नियम इसकी अनुमति देते हैं। यदि आप अपने कार्य कंप्यूटर पर कुछ व्यक्तिगत कार्य या सुपर विचार संग्रहीत करते हैं, तो उन्हें आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है।

अपनी छुट्टियां शुरू होने से दो या तीन दिन पहले, आपको सभी संचित दस्तावेजों को छांटना होगा, सभी पत्रों का उत्तर देना होगा और "पूंछ" को सावधानीपूर्वक साफ करना होगा। जिन कागजातों की निकट भविष्य में आवश्यकता नहीं है उन्हें अलग रख देना ही बेहतर है ताकि वे खो न जाएं। जाने से पहले, अपने बॉसों और सहकर्मियों को निर्देशांक के साथ छोड़ दें जहां आपातकालीन या अघुलनशील समस्याओं के मामले में आपसे संपर्क किया जा सके। आपके काम के ईमेल और फोन पर एक उत्तर देने वाली मशीन स्थापित करना भी उचित हो सकता है ताकि संदेश भेजने वालों और कॉल करने वालों को पता चल सके कि आप कब वापस आएंगे। यह साझेदारों और ग्राहकों के प्रति एक बहुत ही सफल और विनम्र कदम है।

मैं एक कार डीलरशिप पर काम करता हूं। समाज में यह धारणा है कि महिलाएं कारों के बारे में कम जानकार होती हैं, लेकिन पिछले आठवें साल से मैं यह साबित कर रही हूं कि ऐसा नहीं है। हमारी कंपनी में, मैं सबसे सफल सेल्सपर्सन में से एक हूं, जिसका असर मेरी आय और बोनस पर पड़ता है। मैं निश्चित रूप से जानता हूं कि मेरे पुरुष सहकर्मी मुझसे ईर्ष्या करते हैं। और हाल ही में उन्हें खुश होने का मौका मिला - इस कार डीलरशिप पर काम करने के दौरान मैंने लगभग एकमात्र गंभीर गलती की। अपनी छुट्टियों से पहले, मैंने एक सौदा तय किया- ग्राहक एक महंगी कार खरीद रहा था। उसने इसे एक सप्ताह में लेने की योजना बनाई। लेकिन छुट्टियों और समुद्र की यात्रा की तैयारियों के चक्कर में, जहाँ हम एक छोटे बच्चे के साथ पहली बार जाने वाले थे (जो कोई भी वहाँ गया है वह जानता है कि इसे व्यवस्थित करना कितना कठिन है), मैं अपने सहकर्मी को देना भूल गया इस ग्राहक के लिए आवश्यक दस्तावेज़. परिणामस्वरूप, मेरे लौटने के बाद ही ग्राहक ने अपनी कार ली, पहले प्रबंधन से मेरे बारे में शिकायत की। मैं अपने कमीशन से वंचित हो गया, जो निस्संदेह शर्म की बात थी। लेकिन यह ठीक है, मैं भविष्य में ऐसी गलतियाँ नहीं करूँगा। अन्ना, बिक्री प्रबंधक

ओक्साना डिग्ट्यार

वकील, कार्मिक और सेवा प्रबंधन में विशेषज्ञ, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन

छुट्टी से पहले मामलों का स्थानांतरण या तो उस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को किया जाता है जिसके भीतर ये मामले और दस्तावेज़ स्थानांतरित किए जाते हैं, या एक नामित कर्मचारी को। मामलों को इन्वेंट्री के लिए स्थानांतरित किया जाता है। मामलों और दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का मुद्दा नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा विनियमित नहीं है, लेकिन कार्यालय के काम पर पद्धति संबंधी सिफारिशें हैं जिनका उपयोग आंतरिक स्थानीय नियमों में ऐसे प्रावधानों को शामिल करने के लिए किया जा सकता है।

निष्कर्षण

(रोसारखिव के दिनांक 23 दिसंबर 2009 संख्या 76 के आदेश द्वारा अनुमोदित)

तृतीय. केस प्रक्रिया के लिए निर्देशों की संरचना और सामग्री

3.1. सामान्य प्रावधान

[…] कार्यालय प्रबंधन निर्देश प्रदान करते हैं कि:

[...] छुट्टी पर जाते समय, व्यावसायिक यात्रा पर जाते समय, बीमारी के दौरान, या बर्खास्तगी और पदोन्नति के मामले में, कर्मचारियों को अपने पास मौजूद सभी दस्तावेजों को संरचनात्मक इकाई के कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को हस्तांतरित करना आवश्यक है, या इकाई के प्रमुख के निर्देशानुसार किसी अन्य कर्मचारी को, कर्मचारी की बर्खास्तगी या सेवा के लिए स्थानांतरण पर, दस्तावेजों और फाइलों का स्थानांतरण अधिनियम के अनुसार किया जाता है।

हालाँकि, विधायी मानदंडों में मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए नियमों की अनुपस्थिति के बावजूद, संगठन गतिविधि की बारीकियों, कर्मचारियों की संख्या, उनके कर्तव्यों, जिम्मेदारियों को ध्यान में रखते हुए, उन्हें स्थानीय नियमों में स्वतंत्र रूप से स्थापित कर सकता है। मामलों और दस्तावेजों की हानि और हानि से बचने के लिए उनकी स्वीकृति और हस्तांतरण की आवश्यकता को प्रभावित करने वाले अन्य कारकों के रूप में। इस मामले में, मामलों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया का अनुपालन उन सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य होगा जो व्यक्तिगत हस्ताक्षर के साथ निर्धारित तरीके से इस स्थानीय नियामक अधिनियम से परिचित हैं।

मामलों और दस्तावेजों की प्राप्ति और हस्तांतरण पर प्रावधान कार्यालय कार्य के निर्देशों में शामिल किए जा सकते हैं:

• कार्मिक नियम;
• आंतरिक श्रम नियम;
• किसी विशिष्ट संरचनात्मक इकाई आदि पर विनियम।

यदि संगठन के पास स्थानीय नियमों में मामलों को प्राप्त करने और स्थानांतरित करने की आवश्यकता का कम से कम कुछ उल्लेख नहीं है, तो विशिष्ट मामलों में इसे आदेश में प्रदान किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, छुट्टी के लिए)।

• चरण 1: फ़ाइलों और दस्तावेज़ों की जाँच करना।
  महत्वपूर्ण: स्वीकृत मामलों और दस्तावेजों को उनके स्वरूप और सामग्री में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के क्षेत्र सहित वर्तमान कानून के मानदंडों का पालन करना चाहिए।
• चरण 2: स्थानांतरण के लिए मामले और दस्तावेज़ तैयार करना।
• चरण 3: मामलों और दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का पंजीकरण।

यदि यह कोई सामान्य कर्मचारी नहीं है जो जा रहा है, बल्कि व्यापक जिम्मेदारियों और शक्तियों वाला कर्मचारी है, तो एक जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करना तर्कसंगत है, और मामलों का स्थानांतरण मामले की शुरूआत के साथ-साथ किया जाना चाहिए। मामलों की वर्तमान स्थिति, प्रतिपक्षों के टेलीफोन नंबर आदि का स्थानांतरण।

ध्यान देने वाली मुख्य बात धीरे-धीरे छुट्टियों पर जाने की तैयारी करना, कार्यों को स्थानांतरित करना और प्रस्थान के समय तक आपातकालीन गतिविधियों को अधिकतम तक कम करना है। एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट के लिए रिसॉर्ट के लिए उड़ान भरने से पहले आखिरी रात को बैठकर, आप नियमित जिम्मेदारियों से विचलित नहीं होने का जोखिम उठाते हैं, और आराम करने के बजाय मानसिक रूप से सहकर्मियों के साथ पूरी छुट्टी बिताते हैं। याद रखें: आपकी सफल छुट्टियाँ आपके हाथ में हैं।

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यदि कोई कर्मचारी नेतृत्व की स्थिति रखता है या किसी संपत्ति (वित्तीय रूप से जिम्मेदार) के लिए ज़िम्मेदार है, तो बर्खास्तगी पर, वह अपने स्थान पर आने वाले नए कर्मचारी को अधिकार, दस्तावेज़ और क़ीमती सामान हस्तांतरित करता है। स्थानांतरण प्रक्रिया स्वयं कानून द्वारा निर्धारित नहीं है। लेकिन नियोक्ता के पास स्थानीय नियमों में उन पदों की सूची इंगित करने का अवसर होता है, जिनसे बर्खास्तगी पर मामलों का स्थानांतरण अनिवार्य है। वहां क्रियाओं का एक एल्गोरिदम लिखने की भी सलाह दी जाती है ताकि किसी के मन में यह सवाल न हो कि क्या और कैसे करना है।

एक नियोक्ता को क्या करना चाहिए?

यदि, आंतरिक एलएनए के अनुसार, किसी कर्मचारी को मामलों को स्थानांतरित करना होगा, तो ऐसे कर्मचारी से त्याग पत्र प्राप्त करने के बाद, आप इस प्रक्रिया को औपचारिक बनाने की तैयारी कर सकते हैं। आरंभ करने के लिए, नियोक्ता, उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी पर हमारी नमूना स्थानांतरण योजना का उपयोग करके एक आदेश तैयार करता है। किसी आदेश के लिए मुख्य आवश्यकता यह है कि इसमें स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए: कौन किसे क्या स्थानांतरित कर रहा है, और किस समय सीमा के भीतर।

पद की विशिष्टताओं के आधार पर योजना की सामग्री अलग-अलग होगी। यदि आप उदाहरण देखें, तो मुख्य लेखाकार को उत्तराधिकारी को एक मुहर, रिपोर्टिंग सेवाओं के लिए पासवर्ड, भौतिक संपत्तियों और अचल संपत्तियों के कागजात, और संपत्ति दायित्वों के बारे में जानकारी प्रदान करनी होगी। जब कोई मानव संसाधन विशेषज्ञ या वकील निकलता है, तो नए कर्मचारी को पूरी तरह से अलग कागजात जमा करने होंगे।

भले ही वास्तव में क्या स्थानांतरित किया जा रहा है और इसमें कौन शामिल है, स्थानांतरण और स्वीकृति के पूरा होने पर एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। यह किसी भी रूप में हो सकता है, लेकिन कम से कम तीन व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए: इस्तीफा देने वाला व्यक्ति, उसका उत्तराधिकारी (या अन्य अधिकृत व्यक्ति), और प्रबंधक (उप)। ऐसा दस्तावेज़ कार्य प्रक्रिया के पक्षों के बीच संबंधों को और सरल बना देगा, और इसका उदाहरण नीचे देखें।

बारीकियाँ जिन्हें नहीं भूलना चाहिए

याद रखने वाली पहली बात यह है कि आप किसी अधीनस्थ को उसके काम के घंटों के बाहर या बर्खास्तगी के बाद मामलों को स्थानांतरित करने के लिए मजबूर नहीं कर सकते। इसलिए, नए कर्मचारी को काम पर रखने की तारीख के संदर्भ के बिना, दस्तावेजों और क़ीमती सामानों की स्वीकृति और हस्तांतरण पर एक आदेश अग्रिम रूप से जारी किया जा सकता है। चूंकि ऐसा आंतरिक दस्तावेज़ अनिवार्य होगा, इनकार को श्रम अनुशासन का उल्लंघन माना जा सकता है। इसके लिए अनुशासनात्मक दायित्व लाने की अनुमति है। इसके अलावा, उन दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने के लिए जिन्हें कर्मचारी सौंपने से इनकार करता है, नियोक्ता को तीसरे पक्ष को शामिल करने और उसके काम के लिए भुगतान करने का अधिकार है। लेकिन इस मामले में, कंपनी के खर्चों को छोड़ने वाले व्यक्ति को हस्तांतरित किया जा सकता है, लेकिन उसके औसत मासिक वेतन की सीमा के भीतर। साथ ही, बकाया राशि के भुगतान में देरी करना या कार्यपुस्तिका जारी करना कानून द्वारा निषिद्ध है।

एक और बात: आप किसी भावी कर्मचारी को इस प्रक्रिया में भाग लेने के लिए बाध्य नहीं कर सकते यदि उसके साथ कोई रोजगार अनुबंध अभी तक संपन्न नहीं हुआ है। यदि संभव हो, तो आप किसी व्यक्ति को रिक्त पद के लिए अस्थायी रूप से स्वीकार कर सकते हैं (उस पद से संबंधित होना चाहिए जिस पर वह बाद में कब्जा करेगा), यह स्पष्ट करते हुए कि उसे नियुक्ति और स्थानांतरण प्रक्रिया में भाग लेना आवश्यक है।

यदि कोई कर्मचारी नौकरी छोड़ देता है लेकिन कुछ भी स्थानांतरित नहीं करता है तो क्या करें? चूंकि ऐसी प्रक्रिया कानून द्वारा प्रदान नहीं की गई है, इसलिए छोड़ने वाले के खिलाफ कोई प्रतिबंध नहीं हो सकता है। इसलिए, एक विकल्प यह है कि नए कर्मचारी के आने पर मौजूदा कागजात और क़ीमती सामानों की एक सूची बनाई जाए। कम से कम, इससे नवनियुक्त व्यक्ति से जिम्मेदारी हट जाएगी और पुष्टि हो जाएगी कि उसके पूर्ववर्ती ने अपने आधिकारिक कर्तव्यों का ठीक से पालन नहीं किया।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कार्मिक अधिकारी किस मूड में उद्यम छोड़ता है, उसे कार्य क्रम में उत्तराधिकारी को विभाग सौंपना होगा, ताकि अपने बारे में बुरा प्रभाव न छोड़ें और अव्यवसायिकता न दिखाएं। हालाँकि, व्यवहार में, मानव संसाधन विभाग के मामलों का स्वागत और हस्तांतरण हमेशा उस तरह औपचारिक नहीं होता जैसा कि होना चाहिए, और कभी-कभी बिल्कुल भी नहीं किया जाता है, क्योंकि इस प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं। एक निश्चित प्रक्रिया फिर भी विकसित हुई है, और यह कानून का खंडन नहीं करती है, जिसका अर्थ है कि कर्मियों को बदलते समय इसे अच्छी तरह से लागू किया जा सकता है।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का स्वागत और स्थानांतरण

न तो निदेशक के साथ संबंध और न ही बर्खास्तगी के नकारात्मक उद्देश्य कार्य में प्रतिबिंबित होने चाहिए। एक कार्मिक अधिकारी सब कुछ छोड़कर ऐसे ही नहीं जा सकता। लेकिन व्यवहार में ऐसे मामले भी थे जहां इस्तीफा देने वाले व्यक्ति ने न केवल फाइलें स्थानांतरित नहीं कीं, बल्कि जानबूझकर उन्हें नष्ट भी कर दिया। क्या आप सोच सकते हैं कि उसके बारे में क्या राय बची है? यहां किसी सकारात्मक अनुशंसा की बात नहीं हो सकती.

और यदि सब कुछ वैसा ही व्यवस्थित किया जाए जैसा होना चाहिए, और मानव संसाधन विभाग एक नए कर्मचारी के साथ भी कार्यक्रम के अनुसार काम करेगा, पिछले कार्मिक अधिकारी के बारे में केवल सकारात्मक धारणाएँ ही रहेंगी।

इस बीच, मामलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया इतनी जटिल नहीं है, इसका एल्गोरिदम इस प्रकार है:

• मामलों के हस्तांतरण के लिए एक आयोग बनाया गया है;
• कार्मिक दस्तावेजों की जाँच की जाती है;
• एक स्थानांतरण और स्वीकृति प्रमाणपत्र तैयार किया जाता है।

और अब सब कुछ क्रम में और विस्तार से है।

हम एक आयोग बनाते हैं

एक आयोग बनाने और आम तौर पर मामलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया शुरू करने का आधार, निश्चित रूप से, एक आदेश होना चाहिए. आदेश को प्रतिबिंबित करना चाहिए:

• कमीशन किस लिए है?
• इसकी रचना;
• कार्य.

साथ ही इस्तीफा देने वाले कार्मिक अधिकारी को आयोग के सदस्य के रूप में शामिल करना अनिवार्य है।

हम दस्तावेजों की जांच शुरू करते हैं

आदेश द्वारा आवंटित अवधि के भीतर, आयोग को जाँच और मूल्यांकन करना होगा:

• कार्मिक फ़ाइलों की पूर्णता और संरचना;
• दस्तावेज़ पंजीकृत करने की प्रक्रिया (पंजीकरण लॉग);
• दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और उन्हें संग्रह में जमा करने के लिए तैयार करने की एक प्रणाली;
• सॉफ़्टवेयर।

फाइलों का ओके नामकरण आयोग के काम में बहुत मददगार होगा: आखिरकार, सभी आवश्यक फ़ोल्डर जो विभाग में होने चाहिए, वे वहां सूचीबद्ध हैं। सूची को ओके पर विनियमों में भी दर्शाया जा सकता है। यदि विभाग में कोई नामकरण नहीं है, तो दस्तावेजों और उनकी स्थिति को सामूहिक रूप से कॉपी करना होगा - "कैबिनेट से कैबिनेट तक।"

संगठन के कार्मिक दस्तावेजों की जाँच करना अनिवार्य है, अर्थात् इसकी उपस्थिति:

दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करना

• कंपनी के घटक दस्तावेजों और चार्टर की प्रतियां;
• स्टाफिंग टेबल;
• पीवीटीआर और सामूहिक समझौते;
• अवकाश कार्यक्रम;
• एलएनए (ओके पर प्रावधान, पारिश्रमिक पर, अनुशासन पर, व्यापार रहस्यों पर, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर);
• शिफ्ट शेड्यूल;
• कार्य विवरणियां;
• रोजगार संपर्क;
• दायित्व पर समझौते;
• मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश;
• कर्मियों के लिए आदेश (भर्ती, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, अनुशासन पर);
• व्यक्तिगत कार्ड;
• व्यक्तिगत मामला;
• कार्य पुस्तकें.

यह सूची बंद नहीं की गई है, क्योंकि आपकी कंपनी में कुछ दस्तावेज़ों की कमी हो सकती है और अन्य प्रस्तुत किए जा सकते हैं।

सत्यापन के बाद, सभी दस्तावेजों को अधिनियम में दर्ज किया जाना चाहिए।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के हस्तांतरण की स्वीकृति का प्रमाण पत्र

यह मुख्य दस्तावेज़ है जो एक कार्मिक अधिकारी का करियर समाप्त करता है।
दस्तावेज़ इस प्रकार स्वरूपित है:

• कंपनी का नाम, स्थान और अधिनियम तैयार करने की तारीख लिखी गई है;
• निदेशक की स्वीकृति मोहर लगाई गई है;
• यह लिखा है - कौन किसे दस्तावेज़ हस्तांतरित करता है;
• मेज भरी हुई है;
• आयोग के सभी सदस्यों के वीजा लगे हुए हैं।

आप मामलों के स्थानांतरण का अनुमानित कार्य पा सकते हैं।

निम्नलिखित कॉलम तालिका में जोड़े जा सकते हैं:

• उप-आइटम संख्या;
• दस्तावेज़ का शीर्षक (या मामला);
• चादरों की संख्या;
• दस्तावेजों की समयावधि;
• दस्तावेज़ों या फ़ाइलों की अनुपस्थिति या क्षति पर डेटा।

ध्यान!

महत्वपूर्ण:अंतिम कॉलम में आप संकेत कर सकते हैं कि दस्तावेज़ निष्पादित नहीं किया गया है, उदाहरण के लिए, इस पर किसी कर्मचारी या निदेशक द्वारा हस्ताक्षर नहीं किए गए हैं।

ध्यान:उल्लंघनों से बचने के लिए कार्य पुस्तकों को एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, क्योंकि जब वे उपयोग में होते हैं, सही पंजीकरण के लिए कार्यरत कार्मिक अधिकारी जिम्मेदार है।इसलिए, पुस्तकों को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में जारी करना बेहतर है।

कार्यपुस्तिकाओं के स्थानांतरण की स्वीकृति का कार्य

इस दस्तावेज़ में सभी उपलब्ध कार्य रिकॉर्ड का डेटा होना चाहिए:

• कर्मचारी का पूरा नाम;
• पुस्तक की श्रृंखला और संख्या (और सम्मिलित करें);
• कार्य रिकॉर्ड की उपलब्धता.

आप अधिनियम में जानकारी शामिल कर सकते हैं:

• लावारिस श्रम के बारे में;
• पुस्तक प्रपत्रों और आवेषणों की उपलब्धता के बारे में।

एक कृत्य का उदाहरण.

यदि दस्तावेज़ सौंपने वाला कोई नहीं है

मान लीजिए कि आपको एक कार्मिक अधिकारी के रूप में नौकरी मिल जाती है, लेकिन मामलों का स्वागत और स्थानांतरण नहीं होता है
फंसाया हुआ. दूसरे लोगों की गलतियों की जिम्मेदारी से खुद को कैसे मुक्त करें?आपको यह करना होगा:

• उसी प्रकार, मामलों को प्राप्त करने के लिए एक आयोग बनाने का आदेश देकर;
• दस्तावेज़ों की उपलब्धता की जाँच करें;
• उपरोक्त कृत्यों को तैयार करें।

केवल इस मामले में, दस्तावेज़ इस्तीफा देने वाले कार्मिक अधिकारी द्वारा नहीं, बल्कि आयोग के किसी अन्य सदस्य द्वारा, उदाहरण के लिए, एक लेखाकार द्वारा सौंपे जाएंगे।

ध्यान!

महत्वपूर्ण:अधिनियमों पर हस्ताक्षर करने के बाद, एक आदेश जारी करना अनिवार्य है कि मामलों को स्वीकार किए जाने के क्षण से आप जिम्मेदार हैं।

इस मामले में, यदि राज्य कर निरीक्षणालय अचानक निरीक्षण के साथ आता है, तो आपको जिम्मेदारी से मुक्त कर दिया जाता है. लेकिन चीजों को अभी भी व्यवस्थित करने की जरूरत है।

निष्कर्ष

ऊपर वर्णित प्रक्रिया उस स्थिति में भी लागू की जा सकती है जब कंपनी का एकमात्र मानव संसाधन अधिकारी नहीं, बल्कि मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों में से एक इस्तीफा देता है। फिर आपको सभी ओके दस्तावेज़ों को नहीं, बल्कि केवल स्थानांतरित किए गए दस्तावेज़ों को ध्यान में रखना होगा। उदाहरण के लिए, यदि कोई टाइमकीपर इस्तीफा देता है, तो आपको केवल टाइम शीट की जांच करने की आवश्यकता है - उनकी पूर्णता और कानूनों का अनुपालन।