Prepararsi per una riunione di pianificazione è facile, questa è la tua occasione. "Planerka" come un modo per aumentare la fidelizzazione del personale dell'azienda

L'incontro, afferma Sergey Logachev, non è solo uno strumento per impostare compiti manageriali e ricevere feedback dai dipendenti. Molto dipende da come si svolgono in azienda le riunioni di pianificazione e le riunioni operative: sia l'efficienza di ogni singolo dipendente, sia l'efficienza dell'azienda nel suo insieme. Nel frattempo, osserva Logachev, questo è un vero caos nelle organizzazioni russe.

La formattazione delle riunioni rende più trasparente la gerarchia del team

Il sintomo principale di riunioni inefficaci è la perdita di tempo, visibile ad occhio nudo, afferma Sergei Logachev. Allo stesso tempo, entrambe le parti rimangono insoddisfatte: sia il manager, che si aspetta un aumento dell'efficienza e della produttività del lavoro, sia i suoi subordinati, che sono interessati a concordare tutto alle condizioni che sono più vantaggiose per loro.

La seconda manifestazione di inefficienza che noto spesso è che i dipendenti iniziano a mimare, cioè a fingere di aver bisogno e di essere interessati a tutte queste riunioni, sapendo benissimo che i minuti e le ore trascorse in sala riunioni sono il momento in cui si non può funzionare, e quindi incolpare la dirigenza stessa per questo, dicono, troppo spesso distrae le persone dal loro lavoro principale. Ma peggio di tutto, riunioni inefficaci possono essere motivo di licenziamento. Guarda tu stesso: i dipendenti, su iniziativa del manager, sono costretti a discutere di informazioni non strutturate, perdere tempo in chiacchiere e quando il direttore improvvisamente richiede l'attuazione dei piani, inizia lo spostamento della responsabilità da una testa all'altra. I subordinati traggono una semplice conclusione per se stessi: abbiamo una cattiva gestione, è ora di partire da qui. E la squadra inizia a girare, e non da sola, ma in intere divisioni. Si tratta già di perdite umane piuttosto specifiche a cui può portare un incontro organizzato in modo improprio

Quali sono i principali errori che commettono i top manager durante le riunioni.

L'errore principale è quando il leader stesso non sa cosa vuole. Pertanto, l'algoritmo della riunione spesso si trasforma in uno schema banale per "vendere" una soluzione, quando il manager arriva e dice: "Voglio questo!" I dipendenti iniziano a riferirgli delle ragioni e dei problemi a causa dei quali l'obiettivo non può essere raggiunto. La testa riposa, ma dopo qualche tempo, “convinto” dai suoi subordinati, abbassa l'asticella. Ognuno tira un sospiro di sollievo e si disperde, ciascuno con il proprio interesse: il capo “costringe” i suoi subordinati, i subordinati “convincono” il regista. Con questo approccio, il gioco "Non ti capisco" entra a far parte della cultura aziendale. E questo è solo un esempio di come lavorare "con marciume".

Qual è il modo giusto per fissare obiettivi per le riunioni?

Il leader dovrebbe sapere meglio dei suoi subordinati cosa vuole ottenere e in quale lasso di tempo. È uno stratega ed è bravo a rappresentare i punti di ingresso e di uscita. Il processo stesso è meglio conosciuto dai suoi subordinati. Il compito del manager è quello di impostare un vero e proprio bar per i dipendenti, per valutare correttamente il potenziale dell'azienda. Se ci sono scuse, affrontale con saggezza. La cosa più semplice è impostare le attività in un formato SMART, che consente ai dipendenti di ottenere la stessa comprensione iniziale dell'attività dai dipendenti, praticamente vieta di spostare la responsabilità nel corso della sua implementazione, "inventare" nuovi criteri di prestazione o spostare le scadenze. Cioè, il formato SMART prevede l'eliminazione delle "malattie infantili" di gestione durante l'impostazione dei compiti.

È durante l'operazione o la riunione che il manager deve provocare specificamente la resistenza dei dipendenti per farvi fronte qui e quindi prevenirne il verificarsi in futuro. Un tipico errore di calcolo in questo caso è l'eccessiva rigidità (interruzioni, critiche, spesso maleducazione come risposta ad azioni inadeguate dei subordinati) o connivenza (parlare con i subordinati, "persuasione", controversie). Se non troviamo un modo per testare la fedeltà dei dipendenti in questa fase in nostra presenza, allora la resistenza al completamento delle attività aumenterà man mano che lavoriamo con loro: ci saranno situazioni lavorative attuali, spese generali di tempo e risorse, attriti all'interno del team sulla motivazione e sulla distribuzione delle responsabilità. Per evitare che ciò accada, alcuni devono delegare qualcosa, il secondo deve essere motivato e il terzo dovrebbe ricevere uno stretto controllo da altri subordinati. Cioè, è necessario ridurre al minimo i problemi nella fase di definizione degli obiettivi.

Il secondo errore deriva dal primo: i direttori spesso seguono la squadra e, invece di spingere la propria decisione, vengono coinvolti in discussioni su cosa dovrebbe essere fatto, come farlo e se dovrebbe essere fatto. Molte discussioni sono deliberatamente allevate dai subordinati per "mangiare" più tempo di lavoro e, se il manager lo consente, ciò indica la sua incapacità di gestire l'unità.

Ma la discussione non è un modo per ottenere feedback dai subordinati?

Per evitare confusione, definiamo i concetti. Esistono formati di riunione, il cui scopo è gestire l'unità: riunioni di pianificazione, riunioni operative, riunioni. Hanno un obiettivo e un algoritmo per raggiungere l'obiettivo. Questi sono strumenti concreti, come una chiave inglese. Vengono insegnati durante la formazione. E ci sono formati di incontro, il cui scopo è una discussione collettiva: brainstorming, discussione, scambio di opinioni. Questi formati non hanno tecnologie, ma una strategia - una sequenza comune di azioni: informazione iniziale, obiettivo, discussione collettiva, sintesi. La discussione nel processo di gestione di una squadra è un indicatore del fatto che il leader non ha riflettuto sul compito. Nelle riunioni o riunioni di pianificazione della "gestione" sono accettabili chiarimenti, non discussioni.

Il problema comune delle aziende russe nel tenere riunioni è che non si comprende questa divisione, questa struttura. E la struttura è cultura. Ci sono standard ovunque: nelle vendite, nelle negoziazioni, nella preparazione e nell'esecuzione della documentazione, ma per qualche ragione molto spesso non ci sono standard nello svolgimento di riunioni di pianificazione, riunioni operative e riunioni. Questa "incultura" si manifesta anche nell'apparato concettuale. Chiamiamo tutti gli eventi collettivi incontri. E l'incontro è in realtà solo uno dei formati possibili. C'è anche un aliante e un agente.

E qual è la differenza?

Tutto è molto semplice. Una riunione di pianificazione è un promemoria di ciò che l'unità deve realizzare. Operativka - un incontro per risolvere una situazione problematica. Si tiene una riunione per determinare i nuovi compiti che devono essere risolti. Ciò porta a requisiti diversi per l'attività dei partecipanti. Un incontro di pianificazione è solo una prova di comprensione reciproca, la creatività è inappropriata qui. L'incontro, al contrario, richiede un'elevata attività dei partecipanti e il leader agisce più come un moderatore.

Cosa accadrà se invitiamo persone attive e creative all'incontro di pianificazione? Oppure inviteremo all'incontro persone che non sono in grado di prendere decisioni? Il primo si annoierà, il secondo si siederà fuori. E tutto questo è tempo di lavoro speso in modo inefficiente.

Aspetta, ma se stiamo parlando del fatto che le discussioni durante l'incontro sono inaccettabili, allora che tipo di creatività e zampillo di idee possono esserci?

Un incontro può essere svolto solo se il team ha già sviluppato una cultura comune dell'uso razionale del potenziale umano e del tempo in occasione di eventi gestionali più semplici: riunioni di pianificazione e operative. Quindi è possibile raggiungere un equilibrio ottimale tra la strutturazione dell'algoritmo per l'impostazione dei compiti e l'iniziativa personale dei partecipanti alla riunione.

Idealmente, è necessario invitare diversi dipendenti alla riunione di pianificazione, alla riunione operativa e alla riunione. La selezione dovrebbe essere effettuata non solo in base allo status ufficiale, ma anche in base all'attività e alle qualità commerciali. Molto spesso, ciò viene fatto come segue: in primo luogo, si tiene una riunione di pianificazione, tutte le parti coinvolte nel processo in discussione si riuniscono per essa. Se sorge un problema, alcune persone vengono rilasciate, rimangono solo coloro che sono in grado di partecipare attivamente alla risoluzione della situazione. Se all'improvviso è necessario discutere di nuove direzioni, rimane una cerchia molto ristretta di dipendenti e si tiene una riunione. Anche se non succede così spesso. L'attività principale dell'azienda è ancora la pianificazione di riunioni e riunioni operative e le riunioni sono intrinsecamente più vicine alle sessioni di pianificazione strategica.

Anche il lasso di tempo per ogni formato, suppongo, è diverso?

Di solito, la riunione di pianificazione dura 5-10 minuti, la RAM - fino a un'ora, la riunione - fino a 1,5 ore. È consentito svolgere tutte le attività una dopo l'altra. Il momento migliore per pianificare riunioni e riunioni operative è la mattina. È meglio dividere le riunioni in due parti. La sera - una parte planometrica, in cui vengono annunciati i compiti principali e per la mattina successiva è prevista una riunione a tutti gli effetti, in modo che ogni partecipante abbia tempo per pensare. Ottima pratica, ma raramente qualcuno lo fa.

Cosa dà all'azienda l'uso dei formati?

Non appena si è stabilito nella mente delle persone come una riunione di pianificazione differisca da una riunione, e una riunione da una riunione, sono già in grado di calcolare adeguatamente la propria forza e, quindi, partecipare nel modo più efficace a un evento collettivo.

Ma la cosa più importante è che una tale struttura (pianificazione - operativa - riunione) consente di dividere i subordinati in gruppi. Informa onestamente le persone: finora sei degno solo di un incontro di pianificazione, puoi partecipare all'operativo e sei già cresciuto fino alle riunioni. Ciò consente ai dipendenti di posizionarsi a vicenda nel team, perché quando lavorano nello stesso reparto, spesso non si capisce che questo specialista è migliore e questo è peggio. E non appena abbiamo determinato la cerchia dei partecipanti nella pianificazione di riunioni, riunioni operative e riunioni, abbiamo tagliato le loro priorità: quali di loro studiare e quali insegnare. Di conseguenza, la gerarchia aziendale diventa più trasparente.

Il secondo vantaggio di tale taglio è che i partecipanti a riunioni e riunioni operative possono già essere delegati alcuni poteri, il che significa risparmiare molto tempo. Ma poiché la delega implica la risoluzione di tutta una serie di questioni complesse legate alla motivazione aggiuntiva e al trasferimento di responsabilità, è molto più facile per i manager tenere riunioni alla vecchia maniera piuttosto che strutturare qualcosa lì.

Ogni incontro operativo e progettuale è sempre una traduzione dello stile gestionale che professa il direttore. Secondo le stime fornite da Sergey Logachev, circa il 70% dei leader russi aderisce all'autoritarismo nei rapporti con i propri subordinati, il che è abbastanza comprensibile. Lo stile di gestione del conflitto, quando il direttore è lo zar e tutti gli altri sono una folla, sta diventando obsoleto, sebbene abbia ancora i suoi sostenitori, e lo stile democratico introdotto dalla gestione occidentale, sostiene Logachev, si rivela inefficace in l'ambiente imprenditoriale domestico: “Le persone non sono responsabili del proprio lavoro, perché non lo tengono. La carenza di personale aumenterà e questa irresponsabilità si produrrà ulteriormente”. Pertanto, lo stile autoritario risulta essere il più appropriato per le moderne condizioni commerciali, ed è questo stile che viene spesso trasmesso durante le riunioni.

Il più comune significa il più ottimale?

Non direi così. Naturalmente, quando c'è una forte concorrenza, il tempo diventa un fattore decisivo. E se un'azienda non nasce oggi in uno o nell'altro segmento di mercato, domani potrebbe non esistere affatto. Lo stile autoritario fa risparmiare tempo. Ma accorcia anche la vita dell'azienda. Come? Le organizzazioni autoritarie hanno più fatturato. Le persone cambiano più spesso, e con loro si perdono tradizioni ed esperienze, e alla fine l'azienda diventa grigia, il che significa che perde. Un'opzione più corretta è uno stile di gestione flessibile, quando, sulla base di un sistema di regole, vengono presi in considerazione i desideri e le capacità di ciascun dipendente. I sinonimi della parola "flessibile" in questo contesto sono "costruttivi", "responsabili". Un leader flessibile significa una persona istruita che applica nella pratica le conoscenze e le abilità acquisite.

Una manifestazione dello stile autoritario è spesso il mancato rispetto delle regole elementari per lo svolgimento di un'assemblea. Ad esempio, i dirigenti non annunciano l'ordine del giorno né lo annunciano, ma solo se te lo chiedi, e le tesi sono formulate in termini molto generali e non specificamente.

Questo è comprensibile, perché qualsiasi manager considera l'incontro anche come un modo per affermarsi nella squadra. Ma è anche una questione di cultura. Qualsiasi ordine del giorno dovrebbe contenere tre elementi obbligatori. In primo luogo, il tema dell'incontro. La seconda è l'ora, ed è necessario specificare l'ora non solo di inizio, ma anche di fine dell'evento, in modo che i dipendenti possano pianificare la propria giornata. Se non c'è un'ora di fine, ciò significa inevitabilmente che i processi aziendali subiranno un ritardo. Come mai? Come dice giustamente Gleb Arkhangelsky, se una persona ha l'opportunità di non fare qualcosa, lo farà per ultimo. Quindi, a causa della riunione, i cui confini sono indefiniti, l'intera giornata lavorativa può andare in malora. Il terzo punto, che deve essere all'ordine del giorno, è il formato stesso in cui i dipendenti possono calcolare la loro forza. Se una persona conosce l'argomento, l'ora e il formato dell'evento deliberativo, la sua efficienza aumenta.

E se il leader dice: “Io sono il regista e quindi determinerò io stesso le regole di ogni nostro incontro”. Come essere subordinati?

Puoi prendere l'iniziativa e offrirti di tenere uno degli incontri di "scienza". Un tempo rimasi colpito da un tale esempio. Una volta mi è stato chiesto di avviare un processo deliberativo in un'azienda dove la pianificazione di riunioni e riunioni operative richiedeva troppo tempo. Hanno mostrato una registrazione video dell'incontro: il regista, alla presenza di 16 top, ha risolto metà del problema per mezz'ora. Non potevo più guardare. Ho spiegato ai partecipanti cosa sono i formati, in quali elementi sono composti, ho fornito esempi e dimostrazioni necessarie, e poi ognuno di loro ha formulato un compito per se stesso per risolvere uno o l'altro dei suoi problemi. 16 persone - 16 compiti. I compiti si sovrapponevano in parte ai compiti di altri dipartimenti, quindi determinavano la cerchia dei partecipanti, che avrebbero risolto questi compiti e il formato che avrebbero implementato. Inoltre, i ragazzi avevano un senso dell'umorismo, quindi hanno nominato il capo contabile, che ha quasi zero capacità comunicative, come leader della riunione. E in 15 minuti hanno risolto quattro problemi. Calcola l'efficienza! Ed è solo nella tecnologia, nel formato!

Esiste una tale legge di Hendrickson: quando un problema richiede molti incontri, questi diventano più importanti del problema stesso.

Non ho visto organizzazioni che hanno troppe riunioni. E c'è solo una ragione per questo: non appena le riunioni iniziano a occupare il 30-40% dell'orario di lavoro, diventano di natura "oscena". In poche parole, le persone si stancano di loro, e quindi iniziano ad essere in ritardo, mancano, sabotano, criticano e alla fine gli incontri diventano naturalmente meno. Cioè, appena il numero degli incontri raggiunge una soglia critica, le persone stesse capiscono: basta, stiamo sbagliando qualcosa. Questo è un processo di autoregolazione e nessuno, anche il capo più esigente, è in grado di invertirlo.

Regole per una riunione efficace:

• Impara a impostare compiti per i subordinati nel formato SMART;
• Condurre una chiara selezione dei partecipanti alla riunione;
• Discussione minima. I chiarimenti sono accettabili, non le discussioni;
• Provocare la resistenza della squadra nella fase di definizione dei compiti in modo che non vi sia sabotaggio nel processo di attuazione;
• Allocare la responsabilità in modo che possa essere controllata;
• Premiare gli illustri e punire i colpevoli davanti a tutti. Nessuna decisione alle spalle dei dipendenti! Questa è la tua azienda, che inizia con il tuo spazio informativo.

Elena Zholobova

Boris Metlenko
Fonte: L'ABC del manager "corrotto".

Oggi sei rimasto sorpreso nell'apprendere che il capo ha deciso di avvicinarti alle persone e da lunedì dovrai riferire sul lavoro svolto durante la riunione di pianificazione di cinque minuti e fare piani pubblicamente. Se hai un concetto

Oggi sei rimasto sorpreso nell'apprendere che il capo ha deciso di avvicinarti alle persone e da lunedì dovrai riferire sul lavoro svolto durante la riunione di pianificazione di cinque minuti e fare piani pubblicamente. Se non hai idea da quale parte avvicinarti a tutto questo e cosa aspettarti, continua a leggere, torna utile.

A quanto pare, il tuo capo è finalmente arrivato a leggere un libro come "Team Leadership for Dummies" o è stato consigliato da compagni più grandi. In effetti, questa è una delle regole base del lavoro del leader:

1. Imposta un'attività

2. Nominare gli esecutori

3. Determinare le scadenze

4. Controllare gli esecutori nel processo di esecuzione dell'ordine.

Un rapporto a una riunione di pianificazione di cinque minuti implica che i dipendenti si carichino e aiutino a controllarsi. E il capo si siederà, assegnerà nuovi incarichi e prenderà appunti nel suo diario. Questa procedura ha lo scopo di creare un'atmosfera nella squadra "Non abbiamo nulla da nascondere, siamo una squadra. Le autorità tengono il dito sul polso degli eventi. Il personale non viene abbandonato. Il grande Fratello ti sta osservando".

Questo è così che tu sappia quali motivazioni guidano la tua leadership.

Ho due novità per te: una è buona e la seconda... decidi tu stesso.

La buona notizia è che pochi leader sono in grado di seguire puntualmente le proprie regole. (Tutto questo pasticcio di alianti potrebbe finire presto)

Un'altra novità:

Se questo non è stato accettato prima nella tua organizzazione, allora il cambiamento sta arrivando e ti viene data la possibilità di farti notare e apprezzare. Sto parlando di una carriera.

1. I tuoi piani devono essere realistici.

Un vero piano è quello dietro il quale c'è un'azione dal vivo. Un compito che conosci bene e immagina come portarlo a termine dal primo all'ultimo passaggio. Per qualsiasi domanda posta prima o durante il lavoro, è necessario fornire una risposta chiara e dettagliata. (Lo apprezzano i leader che pensano in categorie concrete piuttosto che vaghe).

Darò esempi di come distinguere uno chef astratto da uno concreto.

Il capo, che pensa con chiarezza, usa dei turni nel suo discorso, di cui ogni parola può essere vista e sentita. "Non vedo risultati". "Mostrami esattamente quello che hai fatto." “Non sei visibile, non ti senti al lavoro”. "Prendilo", ecc. è concentrato sul risultato, il suo elemento sono i numeri esatti e le date esatte.

Il capo, pensando in modo astratto e solo astratto, suonerà così: "Delineiamo le prospettive". "Discuteremo le possibilità di interazione", "Il tuo ordine deve essere completato il più rapidamente possibile". Una persona del genere, di regola, è concentrata sul processo. Può fare molto lavoro, è costantemente impegnato in qualcosa, ma il risultato è vicino allo zero.

(Per chi sa cos'è la PNL: Chef concreto - cinestetico-visivo o visivo-cinestetico. Chef astratto - uditivo. Controllare, osservare)

2. Includere le attività non selezionate nel piano. (Simulatore di attività esuberante)

Piani non verificabili: questa è l'area della tua attività che non può essere controllata se non ti siedi sopra la tua anima tutto il giorno. Perché è necessario? Ma perché. Qualunque sia il programma che sviluppi, qualunque progetto crei, le circostanze interverranno sicuramente e interferiranno con te. Questi saranno colleghi e parenti con le loro domande e problemi, il maltempo con le loro precipitazioni e i capi con il tuo rapporto. Per ottenere un vantaggio in termini di tempo per lavori imprevisti e ci sono piani non testati. (Non ti consiglio di abusarne, saranno sufficienti 1-2 attività non verificate a settimana)

"Che fine hanno fatto 2 ore di lavoro?" chiede il capo.

"Stavo aspettando un appuntamento al comitato per l'edilizia abitativa e i servizi comunali, come ti ho riferito alla riunione di pianificazione di lunedì", rispondi allegramente.

Tutto, nessuna domanda.

Un mio amico programmatore ha scritto un'applicazione che, una volta avviata, mostrava numeri in esecuzione sullo schermo, barre blu di indicatori di avanzamento con percentuali variabili, ecc. Quando aveva bisogno di lasciare i suoi affari, ha lanciato questo programma, si è rivolto a tutti "Non toccare il computer, il mio database viene reindicizzato lì" ed è caduto. Tuttavia, ha consegnato tutti i suoi doveri e sviluppi in tempo. (!)

3. Quando si discute del tempo necessario per completare le attività lavorative, chiedere da una volta e mezza a due volte di più del necessario. Svolgilo in anticipo: segnala in anticipo e guadagna una reputazione come dipendente esecutivo o dedica il tempo risparmiato ad altre cose. Sorgeranno difficoltà impreviste nel lavoro: continuerai a far fronte alla scadenza promessa e rimarrai con la reputazione di un dipendente affidabile: "Questo, se ha promesso, lo farà".

C'è una regola: il progetto richiederà il doppio del tempo e il triplo dei soldi di quanto previsto all'inizio". Suona poco importante, giusto? Tuttavia, questa è una regola da un libro intelligente, confermata dalla vita. L'ho incontrato per la prima volta quando io e i miei amici abbiamo aperto un bar, di cui in seguito sono stato il manager. La regola ha funzionato con una precisione di due giorni e cento rubli. Poi ci sono state molte altre conferme. Guardati intorno, chiedi ai tuoi amici. Se hanno questi indicatori migliori, allora ho qualcosa da imparare da loro.

4. Per la routine corrente, che non porta risultati tangibili, ma richiede molto tempo, già al 3-4° incontro di pianificazione chiediti un aiuto o la possibilità di trasferire questo lavoro a un dipendente meno attivo o senza carico. (Se lo sottometti, questo è l'inizio della formazione della tua squadra).

Questo è tutto quello che c'è da pianificare. Passiamo ai rapporti.

5. Evitare di riportare risultati intermedi, a meno che ovviamente non si tratti di un progetto a lungo termine o la direzione non richieda un rapporto immediato.

Le persone hanno bisogno di sapere COSA fai, non COME lo fai.

Prima o poi la padronanza ti arriverà: questa è la capacità di far fronte al lavoro in modo rapido e semplice. Purtroppo in questo Paese non amano la leggerezza, qui si tiene in grande considerazione il duro lavoro di un non professionista. (i non professionisti costano meno)

Se ti viene ancora chiesto: "In che fase è l'implementazione di QUALCOSA C'È GLOBALE ???" - avere in magazzino una risposta chiaramente semplificata come: "Nella fase di esame dei documenti da parte dei clienti". "In linea di principio è stato raggiunto un accordo per incontrarsi durante questa (prossima) settimana". eccetera.

6. Brevità, accuratezza, chiarezza. Questi sono i criteri per il tuo intervento alla riunione. Preparati a rispondere ad altre domande.

7. Riferire sul lavoro svolto, non essere modesto. Non hai bisogno degli allori degli altri, ma ciò che è tuo è solo tuo. Se sei stato aiutato, assicurati di contrassegnarlo (le persone ti saranno grate). Se interferiscono, minacciano: "Riferirò alle autorità durante la riunione di pianificazione".

E un'altra piccola digressione. Per favore, non considerare questo testo come una guida per infastidire i capi delle autorità. Quanto scritto qui ti aiuterà a creare un ambiente di lavoro confortevole. Avviso, non rimanere al lavoro, vale a dire lavorare. Sfortunatamente, c'è un'altra regola nella vita d'ufficio: "Chi ara, ci cavalca". Questi consigli ti permetteranno di costruire la tua area di lavoro in ufficio, al riparo da inutili pretese di gestione ("Vedi, sono impegnato!", "Non ti ho mai deluso, quindi lasciami fare soldi per te normalmente ") e allo stesso tempo utilizzando tutte le opportunità disponibili per un lavoro efficace e una crescita professionale.

Sarò molto felice di commenti, critiche, suggerimenti.

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Organizzare e condurre riunioni di pianificazione nel modo più efficiente possibile.

Trova una soluzione al problema indicato per la discussione o imposta la direzione per lo sviluppo della situazione in una direzione costruttiva.

È interessante organizzare una riunione di pianificazione in modo che i partecipanti non abbiano tempo per sbadigliare e non abbiano la sensazione di perdere tempo.

Piano d'azione

1. Familiarizzare con il metodo proposto per organizzare una riunione di pianificazione.

2. Preparati, prepara i materiali necessari e invita i partecipanti.

3. Tenere una riunione di pianificazione.

4. Riassumere i risultati della riunione di pianificazione e familiarizzare con essi tutti i partecipanti.

Come organizzare una riunione

Primo Ciò che è richiesto per la riunione di pianificazione è la domanda o l'argomento della riunione. Che problema di lavoro vuoi risolvere? Quale effetto positivo per il lavoro dell'organizzazione sarà il risultato della riunione di pianificazione. Familiarizzare i partecipanti alla riunione con questo problema in anticipo. Pertanto, risparmierai tempo durante la riunione di pianificazione e i partecipanti alla discussione probabilmente verranno con idee interessanti sul tuo problema.

Secondo- Queste sono le persone che parteciperanno alla riunione di pianificazione. Che tipo di specialisti e manager di quale livello o che tipo di dipendenti di linea sono necessari per trovare la risposta alla domanda.

Terzo- luogo dell'incontro. È importante che sia una stanza separata o anche una sala riunioni speciale. Dove c'è abbastanza spazio per tutti, gli estranei (personale che non partecipa alla riunione di pianificazione) non potranno disturbarti e i telefoni non squilleranno.

Il quarto- l'orario dell'incontro. È auspicabile che sia conveniente per tutti i partecipanti o permanente. Ad esempio, le riunioni di pianificazione quotidiana si tengono ogni giorno alle 8:30 in punto. In ogni caso, nella scelta dell'orario della riunione di pianificazione, dovrai concentrarti sui partecipanti più importanti. E nominarlo in anticipo, per diverse ore, o meglio, giorni.

Quinto- Regole per lo svolgimento di una riunione di pianificazione. È importante non solo iniziare la riunione di pianificazione in tempo, ma anche terminarla in tempo. Determinare in anticipo l'ordine in cui verranno discusse le domande e il tempo assegnato a ciascun partecipante. Limitarlo, questo renderà i rapporti concisi e il più informativi possibile. Ad esempio, una performance non supera i 10 minuti.

sesto- materiali improvvisati. Il minimo richiesto sono penne per tutti i partecipanti e carta. Prenditene cura tu stesso, in anticipo, in modo da non dover perdere tempo a discutere cercando cosa e su cosa scrivere. Potresti anche aver bisogno di: lavagna a fogli mobili, proiettore, schermo, laptop, stampante. Tutte le apparecchiature devono essere preparate e testate in anticipo.

settimo– l'ospite della riunione di pianificazione o il segretario, che registrerà il processo ei risultati della discussione del tuo problema.

Formati di pianificazione

1. Riassumendo, incontro informativo.

Tali riunioni di pianificazione possono essere tenute settimanalmente all'inizio della settimana per i dirigenti di tutti i dipartimenti dell'organizzazione.

A cosa servono questi pianificatori?

2. Riunione di pianificazione - distribuzione dei compiti correnti.

Di solito si tiene all'inizio di ogni giornata lavorativa. Il formato è ovvio: il manager assegna compiti ai subordinati per la giornata. Anche il tempo dell'evento non dovrebbe essere allungato: tutti hanno ricevuto il compito e sono andati a completarlo.

3. Riunione di pianificazione per discutere la questione sollevata.

Formuli la tua domanda in anticipo, che è stata formulata per te la vita stessa e la situazione attuale nel vostro mercato. Esprimi lo scopo della riunione di pianificazione, invia queste informazioni ai partecipanti. Chiedi loro di prepararsi (se necessario) sull'argomento. Determinare in anticipo le regole e il segretario della riunione di pianificazione. Invia i risultati della riunione di pianificazione a tutti i partecipanti. Il tempo per un tale incontro di pianificazione non supera le due ore. Ma ci sono momenti in cui è necessario più tempo. In questo caso, pianificherà pause organizzate di 15-20 minuti per il tè e solo per riposare. (Preparare anche tè e dolci in anticipo!)

4. Riunione di pianificazione creativa.

Richieste di lavoro nel coaching
1) Sviluppo di una risorsa di creatività per la crescita (autosviluppo, crescita professionale, sviluppo del business)
2) Risolvere i conflitti interni, superare le crisi con l'aiuto di una risorsa di creatività

Raggiungere un lavoro ben coordinato, rapido ed efficiente del team non è un compito facile per nessun leader. Il compito del capo è sviluppare una strategia di azione unica per ogni subordinato, monitorare il proprio lavoro e correggerlo. Per ottenere un lavoro fruttuoso, devi capire come tenere riunioni, come dare correttamente istruzioni ai subordinati per un certo periodo.

Riunione di pianificazione - discussione e distribuzione delle attività di lavoro programmate per un certo tempo. Tali riunioni possono essere suddivise condizionatamente in più tipi a seconda del tipo, dell'ora e del numero.

Il primo tipo comprende incontri di rendicontazione (tali incontri sono necessari affinché la direzione riferisca su come vengono eseguiti i compiti di lavoro in questo momento), incontri di discussione (quando vengono prese in considerazione le proposte e vengono discusse le modifiche al piano d'azione) e incontri motivazionali (in cui ognuno riceve il proprio compito nel processo di risoluzione del problema principale).

A seconda dell'ora, puoi avere riunioni giornaliere, settimanali o mensili.

Se prendiamo come base il fattore quantitativo, le riunioni di pianificazione possono essere suddivise in generali o di massa (a cui sono presenti tutti i dipendenti) e chiuse (quando un gruppo o un dipartimento separato sta conferendo).

La pianificazione delle riunioni presenta alcuni vantaggi:

• Mantiene la disciplina, riduce il numero di ritardi.
• Aiuta a impostare in modo chiaro e chiaro i compiti per il team. Un piano a breve termine per la giornata è molto più utile e produttivo di un piano semestrale.
• Indica le prestazioni effettive. Questa qualità si estende se alla riunione di pianificazione i dipendenti presentano rapporti di avanzamento ai loro superiori.

Non dimenticare l'alto ruolo motivazionale delle riunioni. Condurre una riunione con competenza significa influenzare positivamente l'umore dei dipendenti, dare una carica per un lavoro fruttuoso e stimolare il miglioramento delle prestazioni. Inoltre, questa proprietà contribuisce all'instaurazione di relazioni positive tra la squadra e i superiori.

Dall'altro lato, le riunioni di pianificazione hanno anche i suoi aspetti negativi.:

• Le riunioni lunghe prendono forza ed energia dai dipendenti.
• Le riunioni improvvise e non programmate di solito sono inefficaci.

Per evitare tali fattori negativi, dovresti condurre le riunioni con ponderatezza.

Opinione di un esperto

Alla riunione di pianificazione, i dipendenti offrono nuove idee per lo sviluppo del business e l'aumento delle vendite

Hasmik Gevorgyan,

CEO e uno dei proprietari della catena di negozi Provocatsia a Mosca

Premiamo e supportiamo pienamente i nostri dipendenti interessati ad aumentare la consapevolezza del marchio. I nostri affiliati hanno deciso di organizzare incontri speciali 2 volte al mese, in cui i dipendenti esprimono i loro pensieri e suggerimenti su come sviluppare l'azienda e aumentare le vendite. Gli autori dei progetti e delle idee più interessanti ricevono un bonus fino al 15% del loro stipendio.

Alcune delle nostre migliori stampe per magliette sono state originariamente progettate e suggerite dai dipendenti. Grazie ai nostri dipendenti, aumentiamo la visibilità dell'azienda sponsorizzando eventi culturali giovanili.

Un esempio lampante: uno dei nostri dipendenti a Tula si è offerto di partecipare all'organizzazione di competizioni sportive comunali e serate nei club. La creatività e la determinazione di questo lavoratore sono diventate la chiave del fatto che la nostra pubblicità è apparsa nei famosi caffè cittadini. Alla fine, le vendite nella città di Tula sono aumentate di 2 volte. Allo stesso modo, anche il reddito del dipendente è aumentato: pochi mesi dopo è diventato il direttore del negozio.

3 componenti di riunioni di pianificazione di successo

1. componente informativa. Rendi il materiale interessante e utile per gli ascoltatori. Se le informazioni noiose non possono essere evitate, prova a presentarle in un modo insolito. Le informazioni fornite durante la riunione di pianificazione dovrebbero essere utili ed entusiasmanti. Se hai intenzione di avere una riunione di successo, è meglio non fornire informazioni insulse e noiose.
2. componente emotiva. Il materiale affascinante con una presentazione scadente è materiale scadente. Ricorda l'università: era noioso trascorrere del tempo in alcune classi, gli studenti dormivano letteralmente in classe e in altre tutti volevano andare a fondo della questione e discutere.
3. Il leader che guida l'incontro. L'autorità dell'oratore influisce direttamente sull'assimilazione delle informazioni. Se non hai ancora raggiunto abilità retoriche elevate, lavora di più sul primo e sul secondo punto prima di tenere l'incontro.

Come condurre le riunioni di pianificazione, evitando la resistenza dei dipendenti

Non è un segreto che i dipendenti abbiano spesso un atteggiamento negativo nei confronti della pianificazione delle riunioni. Vale la pena capire le ragioni di questa percezione.

Prima di tutto, l'origine originaria di tali incontri di pianificazione è legata a persone con un'epoca in cui le strutture di comunicazione non consentivano di coordinare il lavoro delle persone ed era necessario riunirsi personalmente con tutto il team e discutere per ore di importanti questioni lavorative. Dal momento che semplicemente non c'erano altri modi per scoprire o discutere punti importanti, tonnellate di domande, commenti e suggerimenti sul lavoro accumulato per l'incontro. Pertanto, la riunione doveva durare diverse ore.

In secondo luogo, molti impiegati sono infastiditi dal fatto che la riunione di pianificazione occupi 1/5 di tutto l'orario di lavoro. Allo stesso tempo, non c'è molto da discutere: il discorso del capo di solito occupa metà dell'intera riunione.

In terzo luogo, se tieni una riunione ogni giorno, i dipendenti la tratteranno presto come un evento "per spettacolo". I dipendenti non riferiranno in modo dettagliato e interessante sullo stato di avanzamento dei lavori o su eventuali modifiche, perché semplicemente potrebbero non verificarsi in così poco tempo. Gli obiettivi principali di qualsiasi azienda sono piani a lungo termine, quindi non dovresti prendere tempo prezioso dai dipendenti per ascoltare "le cose sono normali, stiamo lavorando". Solo in casi critici, situazioni di emergenza e compiti urgenti diventa necessario tenere riunioni quotidiane.

Come condurre una riunione di pianificazione scegliendo il formato giusto

1. Incontro informativo

Puoi tenere un tale incontro di pianificazione il lunedì, renderlo un evento settimanale per ogni dipartimento della tua azienda, per ogni capo dipartimento. Lo scopo di questo incontro è scoprire cosa è stato realizzato nella scorsa settimana, cosa è stato realizzato e cosa è previsto per questa settimana. I manager possono comunicare informazioni importanti ai subordinati e motivarli a lavorare in modo produttivo. Non ritardare il tempo: è meglio tenere una riunione entro 30 minuti.

2. Distribuzione dei compiti

Questo breve incontro è meglio farlo all'inizio della giornata. I manager distribuiscono le attività quotidiane e le spiegano ai dipendenti. Se non ci sono domande o informazioni importanti, una tale riunione di pianificazione non occuperà molto tempo di lavoro dai dipendenti.

3. Riunione di pianificazione

È necessario condurre tale riunione di pianificazione dopo che tutti i dipendenti sono stati informati in anticipo per iscritto o elettronicamente. Lascia che si preparino sull'argomento, stabilisci un orario per la riunione e il segretario della riunione. Inviare anche le conclusioni ei risultati della riunione a tutti coloro che erano presenti o dovrebbero essere presenti alla riunione di pianificazione. È importante notare che tale riunione di pianificazione non dovrebbe durare troppo a lungo. Se questo non può ancora essere evitato, assicurati di organizzare delle pause per il riposo o uno spuntino.

4. Progettazione creativa

Se questa volta non hai nulla da offrire al team, una buona opzione sarebbe quella di tenere una riunione di pianificazione in un formato non standard. Potrebbe essere una competizione per l'idea migliore o una sessione di brainstorming.

5. Riunione di pianificazione per la risoluzione dei conflitti

Non dimenticare il fattore umano e le possibili incomprensioni nella squadra.

La posizione corretta del capo è identificare e risolvere un problema del genere. Tenere un incontro a questo scopo sarà più che mai gradito. Devi dare a ogni persona l'opportunità di spiegare la propria posizione e dire cosa esattamente non gli si addice. Il formato di un tale incontro non dovrebbe essere rigido, lasciare che le persone parlino o litighino, discutendo la propria opinione. Una volta individuate le difficoltà insieme, è necessario superarle. Non è necessario prendersela con te stesso, specialisti delle risorse umane e senior manager ti aiuteranno.

Devi condurre una riunione scegliendo un argomento interessante per tutti, in modo che tutti vogliano parlare e tu abbia l'opportunità di regolare la conversazione e regolarne la direzione.

Riassumi l'incontro, raccogli tutto ciò che è stato detto dai partecipanti e presenta loro i risultati.

Non è necessario avvertire i colleghi fin dall'inizio che la riunione di pianificazione si tiene a causa di un conflitto sorto. Fanno eccezione le riunioni speciali organizzate esclusivamente per risolvere tali situazioni.

Come aumentare i vantaggi della pianificazione

Organizzare male incontri, riunioni e raduni è assolutamente inutile e persino dannoso. Perché da soli non creano valore aggiunto, ma ci si può dedicare moltissimo tempo.

Impara le regole per organizzare riunioni efficaci dalla rivista "Direttore commerciale", che sposterà il flusso di lavoro con un minimo di tempo speso.

Come tenere riunioni di pianificazione ogni giorno: un algoritmo passo dopo passo

Passaggio 1. Determinare gli obiettivi della riunione di pianificazione mattutina

Ogni organizzazione deve presentare e pianificare i risultati del proprio lavoro. Sulla base degli obiettivi prefissati, è necessario elaborare un piano graduale per la loro attuazione.

Seleziona dall'elenco gli obiettivi adatti alla tua attività:

• Definendo gli obiettivi

La cosa principale per cui vale la pena organizzare riunioni collettive è la pianificazione delle attività. Il piano giornaliero di un dipendente non dovrebbe includere più di 3 attività e 1 focus. Idealmente, ogni dipendente stesso delinea i compiti e si concentra per la giornata e lo segnala al manager.

Per fissare obiettivi realistici e realizzabili, utilizzare . È meglio pianificare il lavoro in numeri specifici. Visualizza le informazioni: è meglio organizzare un evento in una stanza con un proiettore o una lavagna su cui annotare le attività principali. Concentrati sul giorno in modo specifico, segnalo con un pennarello e sottolinealo durante la conversazione.

È meglio che ogni dipendente scriva il proprio piano.

• Feedback da parte dei dipendenti

Molto spesso i dipendenti, di fronte ad un problema o ad una situazione incomprensibile, non lo denunciano al proprio capo. Di norma, questo viene discusso tra colleghi e non è ritenuto degno di riferire alla direzione. È necessario stabilire un contatto costante con i subordinati. I dipendenti dovrebbero prendere l'abitudine di raccontare al manager ciò che li preoccupa e li eccita nel processo di svolgimento delle loro funzioni.

In questo caso, il leader deve tenere riunioni separate per ascoltare ogni problema e rispondere in modo appropriato, anche se ritiene che la situazione non meriti molta attenzione. Inoltre, cerca la radice del problema, non il colpevole. Assegna una persona specifica responsabile della risoluzione del problema e assegna una scadenza chiara per questo.

• Trasferimento di esperienza e formazione

Sii il primo a parlare: dì ai tuoi colleghi come eseguiresti tu stesso il compito assegnato. Avvia una discussione, chiedi ai dipendenti come fare questo o quello funziona meglio e in modo più fruttuoso. Puoi tenere una riunione di pianificazione sotto forma di un gioco o prendere un business case in modo che tutti possano partecipare alla discussione.

Puoi condurre la formazione: raccontare o ripetere script, risposte tipiche, vantaggi del prodotto, promozioni aziendali e simili con i colleghi. Coinvolgere l'intero team in questo processo.

Non ripeterti, insegna ai dipendenti qualcosa di nuovo ogni giorno, sviluppali!

• Crescente spirito di squadra

Parla dell'azienda come di un team affiatato: usa le parole "noi", "il nostro team" nel tuo discorso.

Segnala cose nuove e interessanti per l'ultimo giorno: cosa è successo ieri, notizie aziendali, i suoi successi (anche piccoli). Se hai una mailing list interna, questo non significa che ogni singola persona la legga. Pertanto, le cose più interessanti e importanti possono essere raccontate di nuovo durante la riunione di pianificazione. Se le informazioni non sono del tutto positive, i dipendenti avranno l'opportunità di discutere un piano d'azione.

Ricorda le date importanti per i dipendenti, parlane (compleanni dei dipendenti stessi, delle loro famiglie, dei figli, un evento importante per l'azienda, e così via).

• Motivazione della squadra

Puoi tenere una riunione per caricare la squadra di positivi per il giorno a venire. Per questo hai bisogno di:

• Elogia uno dei dipendenti (best seller, buona qualità, gratitudine del cliente, risoluzione di una situazione difficile, ecc.).
• Quando assegni i compiti, spiega in che modo il lavoro influirà positivamente sugli obiettivi generali dell'azienda. Fai sapere a ogni dipendente che sono importanti.
• Usa parole e frasi motivazionali: "Facciamolo!", "Mostra di cosa sei capace!" eccetera.
• Dimostra che credi in ogni dipendente, pronuncia spesso frasi come "Possiamo", "Ci riusciremo", "Sono sicuro", ecc.

Una regola importante per tenere riunioni produttive è parlare solo di cose positive, non rimproverare nessuno alla riunione di pianificazione, non rimproverare la squadra. Al mattino vale la pena parlare solo del positivo!

Assicurati di utilizzare tutti gli obiettivi sopra menzionati, ma non tutti hanno bisogno di riunioni contemporaneamente.

Passaggio 2. Elaboriamo il regolamento

Una volta scelti gli obiettivi dei tuoi incontri mattutini, devi decidere come condurli. Il regolamento può essere stampato e appeso nell'ufficio in cui si tiene la riunione di pianificazione.

Decidi per quanto tempo intendi tenere la riunione e scrivilo nel regolamento. Quindici minuti sono sufficienti per avere una riunione efficace. Inoltre, fai un piano specifico: di cosa parlerai all'incontro. Per questo hai bisogno di:

L'incontro dovrebbe svolgersi con una nota positiva. Saluta il team, segna uno dei dipendenti per il lavoro svolto e il successo nell'ultimo giorno. Alla fine della riunione, puoi congratularti con il team, augurargli una buona giornata o motivarlo a lavorare in modo produttivo.

All'inizio della riunione di pianificazione, riferire ciò che è stato fatto nell'ultimo giorno. Imposta nuove attività in base a ciò che è già stato fatto. Successivamente, puoi condurre l'allenamento o iniziare a ripetere.

Ottieni la reazione della squadra, parla con lui alla fine dell'incontro, per non trascinare l'evento. Se l'argomento di discussione è troppo difficile e richiede più di due minuti, portalo a una riunione di pianificazione separata o incarica un dipendente specifico di risolverlo.

Passaggio 3. Prepararsi per la riunione

Per condurre una riunione di pianificazione in modo corretto e competente, è necessario prepararsi in anticipo. Prepararsi per l'incontro mattutino è meglio farlo la sera e assicurati di annotare tutto.

Le attività della giornata dovrebbero essere coerenti con gli obiettivi a più lungo termine e tenere conto dei problemi sorti dal giorno precedente. Separatamente, per ogni voce, scrivi di cosa parlerai: notizie positive, problemi, eventi recenti, apprendimento.

Passaggio 4. Teniamo una riunione di pianificazione

Inizia la riunione con un piano. Saluta la squadra. Tieni traccia del tempo in modo che la riunione non duri più di 15 minuti.

Durante la riunione, osservare la reazione dei lavoratori a ciascuna fase della riunione. Quindi puoi determinare cosa era interessante per la squadra e cosa no. Se alcune informazioni non sono di interesse per i dipendenti, valuta se possono essere rimosse dal piano o se è possibile modificare il modo in cui vengono presentate.

Puoi capire con quanta efficacia hai condotto una riunione di pianificazione dall'indicatore della qualità del lavoro dei dipendenti, dal livello delle vendite. Se la produttività è aumentata, la riunione di pianificazione è stata organizzata correttamente.

Opinione di un esperto

Come condurre una riunione di pianificazione mattutina non standard

Dmitrij Grishin,

Presidente del Consiglio di amministrazione e uno dei fondatori del gruppo Mail.Ru a Mosca

Per noi, tenere riunioni di un formato insolito è una cosa comune. Ognuna dura meno di mezz'ora. Le riunioni di pianificazione sono aperte a tutti, possono partecipare tutti i dipendenti e non solo coloro che sono direttamente collegati all'argomento della riunione di pianificazione. Parliamo in piedi per allontanarci dal solito formato di lavoro sul posto di lavoro.

Trovare quante più idee creative possibili per risolvere i problemi che sono sorti, anche quelli che sembrano del tutto irrealistici, è l'obiettivo principale con cui abbiamo iniziato a tenere tali incontri di pianificazione. Le proposte vengono criticate rigorosamente al punto, senza emozioni, parlando solo dell'aspetto tecnico della questione.

Tutto ciò che viene proposto dal team viene inserito in un apposito database. Organizzare eventi di questo formato significa dare ai dipendenti l'opportunità di ascoltarsi e non rimanere bloccati da un problema insignificante. Tutti si sentono coinvolti in una causa comune, importante per l'azienda, e questo, come nient'altro, dà uno stimolo al lavoro.

Come condurre una riunione di pianificazione nel dipartimento

Ognuno di noi comprende quanto devono fare i capi dipartimento. Oltre al consueto lavoro, si occupano della risoluzione dei problemi e dell'organizzazione generale dell'intero reparto. L'efficacia del lavoro del capo dipende dai metodi e dagli strumenti di gestione che utilizza. Vale la pena dedicare tempo e tenere riunioni in questo caso?

Tutto dipende dall'approccio del leader alla questione della pianificazione degli incontri. In un caso, i capi si avvicinano allo svolgimento di riunioni di pianificazione in modo molto formale, anche se le regole aziendali richiedono che tali riunioni si tengano. Un tale leader crede che la cosa principale sia più sforzo, meno riunioni. Altri capi dipartimento decidono di tenere riunioni di propria iniziativa, perché sanno quanto sia efficace tale strumento per migliorare la qualità del lavoro di gruppo.

Se il mentore di un intero dipartimento ritiene che le riunioni debbano essere tenute semplicemente perché "è necessario", non dovrebbe perdere tempo a organizzare riunioni di pianificazione. Eventuali eventi organizzati solo per amore dell'apparenza influiscono sul lavoro solo in modo negativo. Basato sul nome stesso, una riunione di pianificazione è una pianificazione competente di azioni per raggiungere i grandi obiettivi dell'azienda.

Basato sul Ciclo di Deming, l'incontro di pianificazione è un controllo periodico (Check) del lavoro del team al fine di modificare o reindirizzare il movimento (Akt), se necessario.

Quante volte tenere riunioni di pianificazione nel dipartimento? Le riunioni quotidiane nel reparto sono necessarie solo per i dipendenti nuovi o inesperti che non possono farcela senza il monitoraggio e il consiglio costanti dei superiori. Per un team più coeso ed esperto, le riunioni dovrebbero tenersi una volta alla settimana, lo stesso giorno, all'incirca lo stesso in termini di tempo e struttura della riunione di pianificazione. Ciò è necessario ai fini della disciplina.

Molto spesso, il leader si rifiuta di tenere una riunione di pianificazione, perché la considera una perdita di tempo. L'interazione con il team si trasforma in un breve monologo senza feedback da parte dei dipendenti. Con questo approccio, la maggior parte delle funzioni vengono perse, tranne forse quelle informative e, in parte, disciplinari.

Per qualsiasi leader, interagire con un gruppo è molto più difficile che interagire con ciascun dipendente separatamente. Gestire un'intera squadra in una volta è l'abilità di un capo esperto e bravo. Un tale leader sa come condurre correttamente una riunione di pianificazione: rapidamente e al punto, ottenendo un "ritorno" dal gruppo, discutendo con loro alcuni problemi e, sulla base di ciò, regolando il lavoro del dipartimento. È meglio mantenere una riunione entro mezz'ora (+- 15 minuti). È fisiologicamente posto in una persona proprio in un momento del genere per la massima concentrazione di attenzione.

L'introduzione di un nuovo evento - incontri di pianificazione - richiederà del tempo. Spesso ci vorrà più di una riunione per far funzionare uno strumento del genere. Se il capo dipartimento inizia ad ascoltare la risposta della squadra, riceverà molte nuove informazioni che nessuno ha espresso prima. Ma ora il caso si è presentato - ha chiesto lo stesso leader! Sarà necessario definire ruoli separati per i dipendenti e la loro nomina nel lavoro dell'intero gruppo, superare le obiezioni e argomentare la loro posizione nel miglior modo possibile. Spesso i manager non completano l'implementazione di un nuovo strumento e, essendo a un paio di passi dal risultato ideale, tornano a una gestione meno efficace, ovvero a condurre conversazioni separatamente con ciascun dipendente.

10 regole su come condurre una riunione mattutina nel reparto vendite

Spesso i responsabili delle vendite sono bravi nella responsabilità di base di parlare con le persone e vendere un prodotto, ma allo stesso tempo non sono affatto in grado di agire secondo il piano, analizzare il lavoro svolto e lavorare con costanza. Se il manager ha già ricevuto molti ordini per questo mese, smette di lavorare in modo attivo, effettua meno chiamate a freddo e non si occupa di clienti passivi.

Notando questa tendenza, il manager può informarne il manager durante la riunione di pianificazione, affermando che la sua sottrazione al lavoro è stata notata e controllata. Naturalmente, i manager cercheranno una scusa per non partecipare alla riunione, sostenendo di essere occupati. Si può tenere una riunione a scopo di gestione amministrativa, quando il manager può influenzare il lavoro e migliorarlo se nota un declino o un'emergenza.

Per condurre una riunione di pianificazione nel modo più efficiente possibile, è necessario attenersi a questi regole:

Regola 1. Periodicità

Dovresti tenere le riunioni mattutine alla stessa ora ogni giorno, indipendentemente dal tuo umore. Nel tempo, la riunione di pianificazione diventerà un'abitudine e servirà da segnale per i manager per iniziare a lavorare. Ci sono stati casi in cui l'assenza di una riunione o la sua scarsa organizzazione ha rotto il solito modo di fare la giornata dei dirigenti, ha portato via il buonumore e la voglia di lavorare.

Alla riunione di pianificazione mattutina, i manager devono riprendersi completamente, svegliarsi e capire: è ora di iniziare a lavorare!

Regola 2. Disciplina

Le 3 chiavi per una riunione di pianificazione di successo è avere riunioni con una struttura precisa, obiettivi definiti e allo stesso tempo. Se le regole vengono seguite, la riunione di pianificazione ha un effetto positivo sul lavoro dei manager, la deviazione da loro, al contrario, danneggia il lavoro.

L'incontro deve tenersi contestualmente. I dipendenti devono arrivare in ufficio in anticipo e non tardare. È necessario sintonizzarsi per lavorare prima e durante la riunione, in modo da poter iniziare a lavorare immediatamente dopo la fine della riunione di pianificazione. Ogni manager deve prepararsi in anticipo per la riunione di pianificazione, fissare obiettivi per la giornata e calcolare tutti gli indicatori in modo da non sottrarre tempo a tutta la squadra durante la riunione e non essere distratto da se stesso.

Se scegli di organizzare una riunione basata sul gioco, attendi circa 45 minuti per questa. Questo è più che per una normale riunione di pianificazione, ma è molto efficace per il lavoro del team e la performance finanziaria dell'azienda.

Regola 3. Vigore

L'incontro mattutino crea l'atmosfera per i dipendenti per l'intera giornata.

Se tieni una riunione di pianificazione noiosa e poco interessante, quel giorno non ci saranno effetti positivi dal lavoro. Fornisci informazioni in modo chiaro e interessante, non lasciare che il team vada fuori tema o chieda cose che non sono legate al lavoro generale del team.

Alla riunione di pianificazione, vale la pena parlare solo di ciò che si applica a tutti i dipendenti. Un tale evento è un lavoro collettivo, e non solo il tempo per sedersi.

Regola 4: addestra costantemente i tuoi manager

Ogni volta, alla fine della giornata lavorativa, chiedi ai gestori come è andato il lavoro: quali difficoltà sono sorte, quali obiezioni da parte dei clienti non sono state superate. Riassumi le informazioni per trascorrere parte della riunione mattutina, risolvendo la situazione con la squadra.

Per prima cosa, lascia che il manager stesso descriva il problema che è sorto. Dopodiché, rivedi brevemente la teoria sull'argomento, ad esempio una sezione argomentativa. Dopodiché, organizza un gioco di brainstorming durante il gioco: il ruolo del cliente sarà assunto dal manager che deve affrontare la difficoltà e il resto dei subordinati offre opzioni per risolvere il problema.

La discussione dovrebbe essere condotta in modo tale che ogni dipendente partecipi alla ricerca di una soluzione. Non è necessario spiegare da soli e ogni volta come affrontare la difficoltà, lasciare che il team trovi una via d'uscita interagendo tra loro.

Un tale approccio con l'apprendimento quotidiano consentirà ai manager di migliorare costantemente e di non aver paura di affrontare un problema.

Regola 5

La regola è molto chiara dal titolo. Se smetti di controllare il lavoro dei manager, non vedrai un lavoro efficace.

Regola 6. Motivazione della squadra

Quando si conduce una riunione di pianificazione, riportare non solo i risultati complessivi per il giorno precedente, ma anche evidenziare i manager con le prestazioni migliori e peggiori. Ciò non influirà negativamente sul lavoro dei dipendenti, ma darà solo un incentivo a lavorare altrettanto bene oa migliorare se qualcosa non è riuscito ieri.

È importante notare non solo gli indicatori quantitativi, ma anche la qualità del lavoro. Elogia i gestori che hanno comunicato con il cliente meglio di altri. Puoi ascoltare tu stesso le conversazioni dei dipendenti o richiedere un rapporto al dipartimento di controllo qualità.

Regola 7. Specificità nei piani

Quando pianifica la sua giornata alla riunione mattutina, il manager deve decidere quali vendite farà, chi incontrerà, quanto riceverà. È necessario abituarsi a organizzare l'evento in modo tale che i gestori forniscano sempre questi dati in numeri e nomi di organizzazioni specifici. Lascia che il manager indichi chiaramente le aziende che chiamerà e si recherà, anche se non ha risposte specifiche dai clienti in programma per oggi.

Inoltre, il piano giornaliero dovrebbe far parte dell'obiettivo mensile. In altre parole, se il piano di vendita mensile è di 500.000 rubli, il venditore non può pianificare di ricevere 15.000 rubli al giorno, poiché un tale ritmo non porterà al completamento di un'attività a lungo termine.

È imperativo affrontare le obiezioni dei propri dipendenti che non vogliono porsi un livello elevato, riferendosi alla superstizione o al semplice malcontento. Insegna ai dipendenti a fissare obiettivi ambiziosi.

Non dimenticare che il piano deve essere reale e fattibile, e non solo detto. Il manager deve capire che il compito fissato per la giornata è reale e sforzarsi di raggiungerlo.

Regola 8. Verifica la prontezza di tutta la squadra

Prima di inviare i tuoi subordinati al loro posto, verifica la loro disponibilità. Parliamo sia di risorse esterne (materiali per presentazioni, biglietti da visita, basi telefoniche, ecc.), sia interne, "umane" - sia che tutti abbiano l'umore giusto o che tu debba lavorare con qualcuno separatamente per motivarlo attività produttive.

Regola 9

Per completare la riunione di pianificazione, trova una frase motivante brillante che servirà da segnale per iniziare a lavorare, ad esempio "Per affari!", "Avanti!" eccetera.

Una frase del genere servirà da ancoraggio che darà ulteriore energia alla squadra.

Regola 10. Visualizzazione

Per gestire un pianificatore con maggiore efficacia, è indispensabile progettare una bacheca su cui saranno allegati i risultati della riunione e la valutazione, in modo che i dipendenti possano vedere i risultati complessivi, le loro prestazioni e quanto sono vicini all'attuazione del Piano mensile.

Come tenere una riunione di pianificazione ogni settimana

Se vuoi condurre una riunione di pianificazione in modo efficace, devi considerare due condizioni. Innanzitutto il tempo a disposizione per l'incontro non è lungo, circa mezz'ora. Il secondo è la registrazione durante la riunione di pianificazione. Gli obiettivi espressi dai leader devono essere scritti.

Il planner settimanale si compone di quattro fasi:

Fase 1. Annuncio degli obiettivi dell'azienda

È meglio tenere riunioni settimanali iniziando con un riepilogo dell'obiettivo primario oa lungo termine dell'azienda. Ad esempio, "Azienda prospera con un vasto mercato". Dopodiché, nomina l'attività per un periodo più breve, ad esempio "Aumenta di 3 volte le entrate dell'organizzazione per quest'anno".

Passaggio 2: i team leader, a turno, raccontano cosa hanno fatto la scorsa settimana per raggiungere il loro obiettivo.

È necessario condurre una riunione di pianificazione per trovare informazioni specifiche dai leader sul lavoro svolto. Non dovrebbero essere consentite frasi generiche, discorsi non informativi, come "Siamo riusciti ad aumentare l'efficienza del dipartimento del 10%". In tal caso, vale la pena chiedersi correttamente quali misure sono state prese.

Se il capo del dipartimento continua a fornire informazioni di carattere generale, il conduttore della riunione dovrebbe interromperlo e chiedere direttamente se ci sono informazioni degne di essere esaminate in riunione. In caso contrario, è necessario portare avanti la riunione, passando la parola a un'altra unità.

Se tieni riunioni di questo formato, puoi vedere chiaramente i risultati del lavoro di ciascun dipartimento dell'azienda. Inoltre, in questo modo si scopre quale dei leader sta lavorando duramente per il bene dell'organizzazione e chi sta solo fingendo.

Fase 3. Viene fissato un obiettivo per la prossima settimana per l'intera azienda e il facilitatorecercail consenso dei partecipanti a tale scopo

Dai a ciascun leader l'opportunità di dire cosa farà il suo dipartimento questa settimana, come realizzerà il piano. Registra le attività pianificate in un diario.

Inoltre, i capi dipartimento avranno l'opportunità di interagire tra loro: chiedere a un altro dipartimento di fare qualcosa se sono necessari sforzi congiunti. Dopo la discussione, tali obiettivi dovrebbero anche essere registrati in un diario.

Fase 4. Il leader della riunione chiede se è pronto a raggiungere davvero l'obiettivo di questa settimana e annuncia l'inizio.

Questa forma di pianificazione aiuta a ottenere i risultati più positivi. I capi dipartimento iniziano a lavorare sodo e ottengono prestazioni elevate nel loro dipartimento o lasciano il posto per personale più prezioso. È con l'aiuto di tali incontri che si può capire quale dei colleghi fa il massimo sforzo e quale crea solo apparenze.

Opinione di un esperto

L'opzione migliore per le riunioni di pianificazione settimanale è multilivello

Vladimir Kiselev,

Direttore Generale, partner di CJSC "Company Sherp" a Mosca

Le riunioni di pianificazione settimanale sono eventi obbligatori per ogni azienda, in cui i risultati del lavoro vengono esaminati e discussi e vengono stabiliti gli obiettivi per la settimana successiva. È meglio tenere riunioni a ogni livello. In primo luogo, i capi dipartimento e il direttore generale si incontrano, dopodiché si tengono riunioni di pianificazione in ciascun dipartimento con il suo diretto supervisore. Ai briefing secondari, i dirigenti possono anche annunciare informazioni che si applicano all'intera azienda e a ciascun dipendente.

È importante organizzare una riunione di pianificazione non solo nel quadro rigoroso dell'argomento indicato, ma anche per consentire ai dipendenti di trovare informazioni di interesse e discutere questioni di lavoro. Il ruolo di tali incontri è molto grande: è così che il team viene a conoscenza di nuovi obiettivi, cambiamenti nel piano o altre novità. L'amministratore delegato deve tenere riunioni con i dipendenti che non partecipano alle riunioni di pianificazione settimanale una volta al mese o trimestrale.

Come condurre riunioni di pianificazione con creatività

1. Scegli un luogo insolito

Le riunioni non sono limitate all'ufficio. Cerca un posto bellissimo nella tua città, una passeggiata, una strada pedonale o un bar. La cosa principale è che puoi arrivarci rapidamente dal lavoro e al lavoro.

Un posto che piacerà ai colleghi: una caffetteria, un terrapieno, un parco. L'unico avvertimento è che il posto dovrebbe essere situato vicino all'ufficio in modo che tutti possano arrivarci rapidamente.

2. Pianifica un orario non standard

Cerca di tenere le riunioni non al mattino, ma, ad esempio, a pranzo (solo senza lasciare il team senza cibo) o 30 minuti prima della fine della giornata lavorativa (questo accelera il ritmo di lavoro!).

3. Materiali utilizzati

Date l'ufficio non a tutti i partecipanti, ma un set di carta e una penna per 2-3 persone. Così, loro stessi decideranno chi e cosa scriverà.

4. Porta via i telefoni di tutti prima della riunione

Una buona soluzione è tenere la riunione senza distrazioni. All'inizio, ciò causerà imbarazzo e confusione, ma poi aumenterà notevolmente la concentrazione e il coinvolgimento dei partecipanti nella risoluzione dei problemi.

5. Modificare il formato dell'evento

Puoi tenere una riunione di pianificazione per telefono o Skype per diversificare il ritmo abituale quando tutti sono abituati a stare seduti in una sala riunioni.

Opinione di un esperto

Può essere efficace una riunione di pianificazione con sigari, narghilè e whisky

Nikolaj Novoselov,

Direttore di ArtNauka, Mosca

Sulla base dell'esperienza personale, posso dire che un aumento del numero di riunioni ha un impatto negativo sulla produttività dell'azienda. Abbiamo cercato di condurre una "giornata del silenzio in ufficio" e ci siamo assicurati che questo approccio dia un risultato migliore rispetto alla riunione di pianificazione stessa. Purtroppo questo metodo non ci si addice del tutto, non possiamo passare una giornata senza incontri ogni settimana, poiché siamo impegnati nel campo dell'evento.

I dipendenti vorrebbero partecipare di più a una riunione di pianificazione se tengono riunioni con un sigaro e bevono whisky. In un ambiente così quasi informale, i colleghi possono dire molto di più ed esprimere onestamente le proprie opinioni. Non temevo che nel team sarebbe apparsa familiarità se si fossero tenuti tali incontri di pianificazione. Le relazioni tra i dipendenti non sono cambiate, le persone si sentono semplicemente più rilassate, esprimono la loro opinione sulla situazione e danno buoni consigli.

Come condurre riunioni di pianificazione utilizzando l'esperienza di aziende di successo

Tenere correttamente le riunioni con il team non significa sempre organizzare le riunioni nel formato abituale, quando tutti si riuniscono e si siedono sulle sedie. Nelle aziende moderne, in cui stanno rapidamente prendendo piede metodi non standard, sempre più persone cercano di tenere le riunioni in piedi. Le riunioni "sulle gambe" aiutano a sbarazzarsi di conversazioni vuote e prolungate, per ascoltare solo le informazioni più importanti.

Atomic Object, una società di sviluppo software, ha deciso molto tempo fa di tenere riunioni in piedi. Grazie a questo format creativo, il management raggiunge i massimi risultati: nessun ragionamento inutile, domande poste in modo chiaro e risposte corrette. La pratica mostra che le riunioni permanenti non richiedono più di 7 minuti: il team pianifica la giornata, ascolta le istruzioni e inizia immediatamente a lavorare. Se si tengono riunioni di questo modulo, i dipendenti non avranno l'opportunità di rilassarsi e dovranno agire e parlare in modo più attivo.

Il giornale di Wall Street riferisce che anche durante la prima guerra mondiale era consuetudine tenere brevi riunioni di pianificazione, poiché la lentezza era inaccettabile. Successivamente, un formato simile è stato trasferito al business, in cui era necessario accelerare l'interazione e lo scambio di informazioni.

I vantaggi del nuovo formato di incontro sono stati scientificamente provati. Il ricercatore accademico Alain Bluedorn dell'Università del Missouri ha scoperto che alzarsi in piedi per le riunioni significa meno tempo per i dipendenti, ma ottiene, se non meglio, esattamente gli stessi risultati rispetto alle riunioni regolari.

Risultati del sondaggio Versione uno condotta nel 2011, circa l'80% dei dipendenti su 6.000 intervistati ha confermato che è consuetudine per le proprie aziende tenere brevi riunioni ogni giorno.

Oltre agli alianti "in piedi", le aziende occidentali hanno escogitato altre innovazioni per un lavoro più efficiente.

Ad esempio, in un'azienda Facebook ha deciso di tenere brevi riunioni 15 minuti prima della pausa, fissando così la durata della riunione sin dall'inizio. I dipendenti dicono che questo metodo porta buoni risultati: le persone parlano brevemente e solo sull'argomento.

Se è necessario combattere la disciplina in azienda, per ridurre il numero dei ritardi, è necessario tenere riunioni brevi. È meglio non invitare alla discussione i ritardatari, perché, non conoscendo alcune informazioni, interferiranno con la riunione e trascineranno il tempo facendo domande inutili.

In compagnia AdobeSistemi ha deciso di tenere riunioni di pianificazione e allo stesso tempo di affrontare i ritardi. Hanno anche previsto sanzioni per chi arriva al momento sbagliato. Il tempo perso per colpa dei ritardatari è stato equiparato al tempo che avrebbe potuto essere speso per lo sviluppo di programmi. Quindi la penale per ogni ritardo è di $1.

Azienda cassa di acciaio ha inventato una sua particolarità - il segnale per l'inizio dell'incontro è la composizione di Elvis Presley - "A Little Less Conversation" o "Less chiacchiere".

Se i dipendenti dell'organizzazione non hanno il tempo di condurre non solo una riunione di pianificazione regolare, ma anche breve, è possibile organizzare una riunione utilizzando gli strumenti di comunicazione. In questi casi, puoi scegliere di comunicare tramite chat o e-mail aziendale per trasmettere ai colleghi le informazioni di base necessarie. Allo stesso tempo, tenere riunioni "in piedi" è ancora più efficace di qualsiasi altra riunione di pianificazione.

Informazioni sugli esperti

Hasmik Gevorgyan, CEO e comproprietario della catena di negozi Provocatsia, Mosca. LLC "Provocazione-produzione". Campo di attività: produzione e vendita di abbigliamento e accessori con stampe provocanti. Territorio: sede centrale - a Mosca; produzione - a Tver; punti vendita e negozi - in più di 100 città di Russia, Bielorussia, Ucraina e Kazakistan. Numero dipendenti: 55 (nella casa madre).

Dmitrij Grishin, Presidente del Consiglio di Amministrazione e co-fondatore di Mail.Ru Group, Mosca. Dmitry Grishin è a capo del consiglio di amministrazione da marzo 2012. Nel 2005 è diventato uno dei co-fondatori del gruppo Mail.Ru, dove da novembre 2010 a ottobre 2016 ha ricoperto il ruolo di CEO della società (Russia). Dmitry collabora con Mail.Ru dal 2000; nel 2001 è stato nominato direttore tecnico della società, dal 2003 al 2010 ha ricoperto il ruolo di direttore generale. Laureato presso la Facoltà di Robotica e Automazione Integrata dell'Università tecnica statale di Mosca. NE Bauman. Nel 2012 ha fondato GrishinRobotics, una società di venture capital per investire nella robotica di consumo in tutto il mondo.

Vladimir Kiselev, Direttore Generale, partner della Sherp Company CJSC, Mosca. Vladimir Kiselev - Direttore generale e partner senior della consulenza "Company SHERR" dal 2000. Dal 1996 opera nel campo della gestione del personale, dal 1998 dirige il servizio di gestione del personale di una grande holding diversificata. CJSC "Company SHERR" esiste dal 2000, è impegnata nella formazione di team di gestione altamente efficienti e nello sviluppo del business dei clienti, utilizzando una tecnologia proprietaria innovativa.

Nikolaj Novoselov, Direttore di ArtNauka, Mosca. IP Novoselova TA (Scienza dell'arte). Campo di attività: conduzione di spettacoli, team building e presentazioni basate su esperimenti scientifici. Territorio: sede a Mosca, otto uffici di rappresentanza in Russia. Numero del personale: 10. Numero di spettacoli all'anno: 340.