Mantenimento e archiviazione di un registro delle lettere di vettura. Qual è la procedura per la compilazione del registro delle lettere di vettura

La contabilizzazione dei combustibili e dei lubrificanti (combustibili e lubrificanti) da parte delle entità aziendali viene effettuata mediante lettere di vettura. La forma del modulo è unificata, fornisce campi per riflettere il consumo di carburante, indicando il percorso di movimento e il valore effettivo del chilometraggio. Le lettere di vettura possono essere utilizzate per controllare il consumo di benzina, gasolio, lubrificanti. L'obbligo di redigere apposita documentazione sorge per le organizzazioni che dispongono di almeno un veicolo.

Come viene effettuata la registrazione del movimento delle lettere di vettura presso l'impresa?

Il sistema di gestione dei documenti presso l'impresa dovrebbe essere organizzato tenendo conto delle specificità del riempimento e della conservazione dei documenti relativi all'uso di combustibili e lubrificanti. Per ogni caso di circolazione dei veicoli è necessario emettere una lettera di vettura. Le informazioni sui moduli da redigere sono inserite nel giornale secondo il modulo n. 8.

La direzione delle imprese deve garantire la sicurezza delle lettere di vettura per 5 anni. Per cancellare carburante e lubrificanti, è necessario presentare le ricevute per il pagamento del carburante all'ufficio contabilità. Se trovi inesattezze o errori nei campi compilati della lettera di vettura, puoi apportare modifiche alla stessa. Ciò avviene previa approvazione della correzione da parte di due specialisti responsabili.

IMPORTANTE! Se i dipendenti utilizzano il trasporto personale per esigenze lavorative, hanno diritto a ricevere un risarcimento per questo. Per fare ciò, nella lettera di vettura viene annotata l'appartenenza di una determinata auto a un dipendente.

Il modulo del diario n. 8 è unificato, non è possibile eliminare righe o blocchi da esso. Le imprese possono ampliare l'elenco degli indicatori specificati nel documento. È possibile ottimizzare il sistema di controllo della circolazione delle lettere di vettura introducendo la registrazione elettronica dei moduli. L'automazione della procedura consente di ridurre il tempo impiegato dai dipendenti per lavorare con i documenti e riduce al minimo i rischi di fuga di informazioni. È possibile garantire l'operatività della gestione elettronica dei documenti nel settore della contabilità dei trasporti utilizzando programmi specializzati o servizi in outsourcing.

A proposito, gli organismi di controllo fiscale, i rappresentanti dell'ispettorato del lavoro e gli agenti di polizia stradale potrebbero essere interessati alla correttezza e completezza della compilazione delle lettere di vettura e all'organizzazione del controllo del loro movimento.

Non vi è alcun divieto di tenere riviste per la registrazione dei voucher in formato elettronico nel quadro legislativo. Le imprese hanno il diritto di decidere autonomamente come organizzare la contabilità per:

• compilare una versione cartacea della rivista;
• mantenere le tabelle in Excel;
• limitatevi a compilare il form nel programma 1C.

Il requisito principale è la conformità con il modulo del documento, la presenza di dettagli obbligatori e la capacità di stampare rapidamente le pagine completate del modulo.

Documentazione di base

Le misure per il monitoraggio delle tariffe di consumo di carburante e la fattibilità della cancellazione del carburante sono implementate con la registrazione obbligatoria delle lettere di vettura e del loro registro di registrazione, modulo n. 8. I moduli sono stati approvati dal Comitato Statale di Statistica con Decreto 28.11.1997, n. 78. Le regole per la compilazione dei documenti sono riportate nell'Ordinanza del Ministero dei Trasporti del 18 settembre 2008 n. 152. È consentito sviluppare il proprio modello di lettera di vettura, che deve contenere i dettagli obbligatori della documentazione primaria. Un elenco completo delle informazioni, la cui riflessione è necessaria, è contenuto nella Legge del 06.12.2011 n. 402-FZ.

Le lettere di vettura vengono redatte secondo modelli differenti a seconda del tipo di trasporto utilizzato. Possono essere utilizzati per contabilizzare le risorse di carburante:

• veicoli leggeri;
• veicoli speciali;
• in taxi passeggeri;
• camion;
• autobus.

Il modulo della lettera di vettura con tutti i dati necessari viene rilasciato all'autista prima della partenza per il lavoro. Il documento è valido per 1 giorno. È prevista un'eccezione per i casi in cui i dipendenti vengono inviati per viaggi di lavoro di durata superiore a un giorno. Per le situazioni con viaggiatori d'affari, il requisito principale delle autorità di regolamentazione per la registrazione di una lettera di vettura è la capacità di tenere conto dell'orario di lavoro e riflettere obiettivamente i costi del carburante.

RICORDARE! Le lettere di vettura devono includere le letture del tachimetro prima della partenza all'inizio del turno e dopo la fine del lavoro. I valori per la fine della giornata e per la mattina del giorno successivo dovrebbero essere gli stessi.

A seconda della forma del documento utilizzato, il contabile può cancellare carburante e lubrificanti in base al consumo effettivo di carburante o secondo standard stabiliti. Le lettere di vettura autorizzano i conducenti a guidare un veicolo specifico durante l'orario lavorativo. Il modulo indica il percorso di movimento proposto, il carburante rimanente e i dati del tachimetro. Inoltre, inseriscono informazioni sulle specifiche delle attività lavorative e l'ora di inizio e fine della giornata lavorativa.

NOTA! Le lettere di vettura non vengono compilate quando si utilizzano carburante e lubrificanti negli utensili. Per motoblocchi, motoseghe e altre attrezzature speciali si distinguono.

E' possibile non apporre il timbro sulle lettere di vettura; bastano il nome dell'azienda (locatrice), il suo indirizzo e numero di telefono per identificare il proprietario del veicolo. La norma è supportata dal testo dell'Ordinanza del Ministero dei Trasporti del 18 gennaio 2017 n. 17. Il sigillo apposto sul modulo non è considerato un errore. Quando un'auto è gestita da più conducenti in modalità turni, i voucher per ciascun conducente vengono emessi separatamente. Il giornale appartiene alla categoria della documentazione primaria, pertanto il periodo di conservazione presso l'impresa non può essere inferiore a 5 anni.

Ogni buono emesso a un dipendente deve essere registrato in un giornale. Il documento è redatto in prima pagina come frontespizio. Indica il nome dell'organizzazione, lo stato e l'intervallo di tempo per il quale vengono effettuate le registrazioni. Il contenuto della rivista è presentato in una tabella, che viene compilata al momento dell'emissione dei voucher.

Se la lettera di vettura è stata compilata in modo errato, il modulo è stato rovinato, i dati al riguardo dovrebbero essere riportati nel diario del modulo n. 8. Tali buoni sono allegati alla rivista, si deve prendere nota che i fogli sono danneggiati. Le informazioni vengono inserite mantenendo la cronologia di esecuzione del documento.

Per il giornale di registrazione, la numerazione end-to-end è caratteristica. Il libro deve essere cucito e certificato dalla firma del direttore dell'impresa. La firma è supportata dal sigillo dell'organizzazione. Ciò è necessario per garantire la sicurezza del documento e per prevenire tentativi di distruzione di singoli fogli del libro. Il capo dell'istituto, con ordinanza, nomina una persona che sarà responsabile della tenuta del giornale.

Il documento secondo il modulo n. 8 riflette le seguenti informazioni:

• numero di serie della lettera di vettura emessa;
• data di emissione del documento nel rispetto della cronologia;
• Nome completo del conducente a nome del quale è stato emesso il voucher;
• targhe di immatricolazione dei veicoli;
• la firma del conducente che ha ricevuto il modulo di lettera di vettura compilato.

Se il giustificativo è stato restituito, viene effettuata una registrazione corrispondente nel giornale. Deve essere indicata la data di rientro, confermata dalla firma dell'addetto allo spedizioniere responsabile. Il modulo 8 deve contenere le firme di tali funzionari:

• un autista che conferma la ricezione di una lettera di vettura;
• uno spedizioniere o altro addetto autorizzato che riceve i voucher dagli autisti a fine turno;
• un commercialista che, con la sua firma, deve attestare la correttezza della compilazione del documento e il fatto della sua accettazione in contabilità.

Il modulo 8 o il modello della tua rivista può essere stampato e cucito dai dipendenti dell'azienda o ordinato da una tipografia. Il periodo per il quale viene avviato il libro contabile è stabilito dalla politica contabile dell'ente. L'intervallo consigliato va da 1 mese a un anno.

Se viene trovato un errore

Se vengono rilevati errori nel registro, è consentito correggerli. La procedura per apportare modifiche alle colonne completate è disciplinata dalla Legge del 06.12.2011 n. 402-FZ all'art. 9. Algoritmo delle azioni:

• cancella le informazioni errate con una riga;
• accanto alla correzione viene inserita la voce "Fisso";
• è indicata una scritta con i dati corretti;
• la data delle azioni correttive è obbligatoria;
• ogni caso di correzione deve essere confermato dalla firma autografa del funzionario responsabile.

Forma autoprogettata

Se un'impresa utilizza modelli di documenti sviluppati in modo indipendente per la contabilizzazione di combustibili e lubrificanti, questi moduli devono riflettersi in due atti locali dell'organizzazione:

• politica contabile;
• ordinanza sull'approvazione del modulo primario.

Nell'ordine di approvazione di una lettera di vettura campione o di un giornale di viaggio, devono essere inserite le informazioni sull'organizzazione, il numero del documento e la data della sua preparazione. Nel blocco di testo dell'ordine è indicato l'oggetto della considerazione: l'approvazione di un nuovo modello di documento. Deve essere specificata la data a partire dalla quale il modulo sarà inserito nel sistema di gestione documentale. La sezione finale dell'ordine elenca i dipendenti che devono essere guidati da questo atto locale e le loro firme.

I titolari delle aziende di trasporto su strada fanno spesso una domanda sul diario di viaggio: è necessario conservarlo nel 2019. In quale forma dovrebbe essere e dove è meglio scaricare un campione gratuito del diario della lettera di vettura. I proprietari sanno che qualsiasi azienda che ha auto o camion in bilancio è obbligata a registrare il loro movimento. Pertanto, viene spesso richiesto un campione del libro di registrazione del libro di viaggio. Come organizzare la contabilità e come registrare correttamente il traffico, considereremo in dettaglio di seguito con l'opportunità di scaricare un registro gratuito per l'emissione delle lettere di vettura del 2019.

Perché è necessario un registro per l'emissione di lettere di vettura agli autisti

Poiché i contribuenti possono cancellare parte dei costi di produzione, le organizzazioni hanno bisogno di documentazione per supportare i costi di spostamento e spesa delle risorse. Nel settore dei trasporti, uno di questi documenti primari è una lettera di vettura. Tutte le informazioni che riguardano il percorso del viaggio, il conducente, il veicolo utilizzato, il trasporto di merci o passeggeri, devono contenere un registro delle lettere di vettura del 2019 e degli anni precedenti. In base alle norme della Legge Federale dell'08.11.2007 n. 259-FZ "Carta del trasporto stradale e del trasporto elettrico terrestre urbano" e "Dettagli e modalità obbligatori per la compilazione delle lettere di vettura" approvata con Ordine del Ministero dei Trasporti del 18.09. 2008 n. 152, questo documento o rivista è obbligatorio per tutti i proprietari di veicoli. Inoltre, le lettere di vettura dovrebbero essere registrate in un giornale separato.

Un esempio di compilazione del registro delle lettere di vettura

Primo passo. Pagina del titolo

Scarica un campione del registro delle lettere di vettura 2019.

Quando si compila il frontespizio della rivista contabile, vengono indicati il ​​nome e la forma di proprietà dell'organizzazione, il modulo OKPO, è necessario indicare il mese e l'anno (periodo) della rivista. Non è necessario mettere un sigillo.

Un esempio di compilazione del frontespizio di una rivista

Passaggio 2. Parte principale

Nello specifico, per tenere conto della movimentazione delle lettere di vettura, è stato sviluppato il modulo n. 8 (codice OKUD 0345008), progettato per unificare i dati necessari. È stato approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 28 novembre 1997 n. 78. Tuttavia, la legge sulla contabilità n. 402 del 6 dicembre 2011 stabilisce che l'uso del modulo n. 8 è facoltativo. L'organizzazione ha il diritto di creare autonomamente un campionario di lettere di vettura, a condizione che contenga tutte le informazioni necessarie.

Scarica il registro della circolazione delle lettere di vettura, modulo 8

La tabella dovrebbe contenere:

• numero e data di emissione della lettera di vettura;
• dati sull'autista, il suo numero personale;
• il numero dell'autorimessa del veicolo (di solito è assegnato da enti pubblici, non da aziende private, quindi è consentito non compilare questa colonna).

La destinazione e altre informazioni sono registrate nella colonna Nota.

Queste informazioni obbligatorie dovrebbero essere contenute, anche se l'organizzazione ha determinato in modo indipendente come dovrebbero apparire la lettera di vettura e il registro.

Puoi scaricare il diario di bordo del biglietto di viaggio, Modulo 8 (2019) nel nostro articolo. Un esempio di compilazione di dati tabulari.

Passaggio 3. Completamento della registrazione

Le voci nel modulo sono confermate da tre dipendenti contemporaneamente:

• autista;
• colui che ha inserito le informazioni (ad esempio, il mittente);
• così come il contabile che ha ricevuto il documento.

Esempio di giornale di emissione dei titoli di viaggio 2019 Completamento della registrazione del voucher:

Frequenza di manutenzione

Il dato giornale campione per l'emissione dei biglietti di viaggio per il 2019 è stato compilato mensilmente e ogni volta su una nuova pagina. Ma le organizzazioni e i singoli imprenditori possono fare diversamente: specificare i periodi per i quali viene tenuta la contabilità e compilarla senza lasciare righe vuote.

La legislazione consente ai conducenti di rilasciare documenti di viaggio per un massimo di 1 mese. Se durante questo periodo non uno, ma due conducenti utilizzeranno il veicolo, è consentito dare a ciascuno dei dipendenti il ​​proprio "voucher" per spostarsi.

In questo caso, al loro ritorno, tutti i documenti ricevuti dal contabile vengono inseriti nel modulo contabile. Quando si compila il registro, la maggior parte delle informazioni sarà la stessa, ma questo non è un grosso problema.

Dove posso comprare

Ci sono libri già pronti in vendita per controllare il movimento dei veicoli. Le pagine di tale rivista devono essere numerate.

Al termine, deve essere firmato da almeno due dipendenti responsabili:

• a colui che lo ha guidato;
• direttore o ragioniere.

Stessi requisiti per il registro cartaceo. Puoi scaricare una rivista gratuita per l'emissione dei biglietti di viaggio utilizzando il link nel nostro articolo. Se inizia per un mese, allora deve essere numerato, allacciato e firmato alla fine del periodo.

Periodi di conservazione

La legge non specifica per quanto tempo deve essere conservato tale registro, sia esso stampato o acquistato in un negozio. Sulla base delle lettere di vettura e del loro movimento, vengono formati lo stipendio dell'autista, l'imposta e la base dei costi di produzione. Tali documenti primari, le cui informazioni sono registrate nel giornale di registrazione, sono conservati nell'organizzazione per almeno 5 anni. Ovviamente, il registro stesso dovrebbe essere mantenuto lo stesso.

Prima di distruggerlo è importante assicurarsi che il periodo di conservazione dell'ultimo documento contabile non sia ancora scaduto. In caso contrario, se necessario, non sarà possibile confermare la presenza e il mantenimento del controllo. È possibile scaricare gratuitamente un registro delle lettere di vettura per il prossimo periodo sul nostro sito web.

Imprenditori e organizzazioni che utilizzano veicoli nelle loro attività redigono lettere di vettura per ogni viaggio. Queste forme riflettono il consumo di combustibili e lubrificanti e altri indicatori di prestazione. Ogni documento emesso è annotato nel registro corrispondente, chiamato giornale della lettera di vettura. Per questo è stata sviluppata una forma unificata. È possibile scaricare un campione gratuito alla fine dell'articolo.

Il registro delle lettere di vettura ha un modulo unificato n. 8, approvato dal Comitato statistico statale della Federazione Russa nel 1997. Imprenditori e organizzazioni possono utilizzare questo modello oggi. Allo stesso tempo, dal 1 gennaio 2013, è in vigore la legge n. 402-FZ "Contabilità" del 6 dicembre 2011. In base a tale atto, l'utilizzo della modulistica unificata non è obbligatorio.

Per quanto riguarda la tenuta del registro delle lettere di vettura 2018, vale la pena considerare alcuni punti:

1. Il registro è istituito per un periodo massimo di 1 anno.
2. Il gestore stesso determina la durata della registrazione.
3. Se il manager decide di abbandonare l'uso di un modulo unificato, è necessario redigere un proprio campione, che conterrà gli stessi dettagli.
4. Il periodo di conservazione della rivista è di almeno 5 anni (così come per altri documenti primari).

Importante! Prima di cancellare il giornale, è necessario assicurarsi che il periodo di conservazione dell'ultimo modulo registrato in esso sia scaduto. In caso contrario non sarà possibile confermare il controllo.

Dopo aver preso nota nel registro, è necessario apporre le firme. I dati inseriti sono confermati dal contabile, dal dipendente che tiene il diario e dall'autista stesso. Alla fine della forma unificata della tabella, c'è una colonna per i commenti. È facoltativo compilarlo. In alcuni casi, contiene il nome dell'insediamento in cui l'autista stava seguendo o altri segni aggiuntivi.

Modulo di esempio: dettagli richiesti

A partire dal 2018, il modulo standard è sotto forma di carta rilegata in un opuscolo. La pagina contiene una tabella a 9 colonne. Durante lo sviluppo di un campione per la tua azienda, puoi sistemarli nell'ordine più conveniente, rimuovere le colonne non necessarie o includerne di aggiuntive.

Sulla prima pagina del registro delle lettere di vettura del campione compilato, sono indicati il ​​​​nome dell'impresa o dell'organizzazione e il periodo di tenuta del registro. Negli appositi campi a destra vengono inseriti i codici per OKUD e OKPO.

1. Numero di lettera di vettura.
2. Data di rilascio del documento.
3. Dati del conducente. Immettere il nome completo e il numero del personale.
4. Numero di auto.
5. Firme dell'autista, spedizioniere (con la data di ritiro del modulo dall'autista) e contabile (con la data di accettazione della documentazione).
6. Informazioni aggiuntive. L'ultima colonna viene compilata se necessario.

Tutte le altre pagine vengono stampate secondo un unico modello. Nella maggior parte dei casi, le righe vengono riempite con approssimativamente gli stessi dati. Al termine delle pagine libere, il log delle lettere di vettura deve essere inviato all'archivio. Lì sarà conservato per 5 anni (secondo le regole per la documentazione primaria).

A chi è affidata la tenuta del registro

Il giornale di contabilità è tenuto da un dipendente nominato per ordine del direttore o del singolo imprenditore. Inoltre, questo può essere affidato ad un dipendente, con il quale tale obbligo è già enunciato nel contratto di lavoro.

Un'altra opzione è che il manager abbia il diritto di coinvolgere un'organizzazione di terze parti o un singolo imprenditore per la tenuta del diario. Per documentare tale cooperazione, viene compilato un contratto di servizio.

Indipendentemente da chi fa i voti in tabella, la procedura contabile non cambia:

• viene effettuata una registrazione per ogni lettera di vettura;
• le forme sono segnate in ordine cronologico;
• le pagine sono numerate in una riga.

Se il periodo per il quale è stato redatto il documento è scaduto, il giornale di bordo per l'emissione delle lettere di vettura viene cucito e firmato. Assicurati che tutte le pagine del registro siano numerate.

Perché è necessario tenere traccia delle lettere di vettura

Per legge, ogni imprenditore (o organizzazione) che utilizza l'auto per le proprie attività è obbligato a fornire le lettere di vettura e ad iscriverle all'albo. Il modulo stesso contiene informazioni complete sul viaggio: dati del conducente, percorso, caratteristiche del carico.

La lettera di vettura serve come prova del consumo di combustibili e lubrificanti durante il trasporto. Sulla base di questo documento, il contribuente può ammortizzare i costi del carburante per i veicoli. Inoltre, i dati contenuti nei documenti semplificano la contabilità e le buste paga per i conducenti.

I singoli imprenditori e le persone giuridiche le cui attività, in un modo o nell'altro, comportano la necessità di utilizzare veicoli, di norma registrano le lettere di vettura rilasciate ai conducenti in un apposito giornale.

Sulla base di tale giornale, vengono registrate le spese sostenute per il carburante, il che consente di ridurre gli indicatori imponibili dell'impresa. Inoltre, il libro della lettera di vettura viene utilizzato nel calcolo dei salari per i conducenti coinvolti nel lavoro dell'organizzazione.

Qualsiasi organizzazione e singolo imprenditore, il cui campo di attività è legato alla fornitura di trasporti e servizi di trasporto, dovrebbe tenere un registro delle lettere di vettura senza fallo. L'istruzione si basa sulle disposizioni della legge federale n. 259-FZ del 18.11.07 e dell'Ordine del Ministero dei trasporti del 18.09.08, n. 152.

Per quanto riguarda le imprese che non sono direttamente legate alla fornitura di servizi di trasporto e trasporto, ma utilizzano veicoli nello svolgimento delle loro attività, la presenza di un registro delle lettere di vettura non è obbligatoria per loro, ma può essere utilizzata per sistematizzare e semplificare la contabilità dei i dati utilizzati nel lavoro.

Il registro delle lettere di vettura, modulo 8, è stato approvato con decreto del Comitato statale di statistica n. 78 nel 1997, ma il 01.01.2013 è entrata in vigore la legge federale n. 402-FZ, che ha abolito il modulo unificato esistente 8. Dalla data indicata , le imprese di trasporto che in precedenza tenevano un registro dei fogli di viaggio nel modulo 8, hanno potuto sviluppare la propria versione ottimale del foglio contabile, a condizione che le sezioni principali del modulo 8 unificato siano duplicate.

È possibile condurre in forma elettronica?

Non esistono restrizioni alla tenuta del registro delle lettere di vettura in formato elettronico in nessun atto giuridico della normativa vigente, pertanto è consentita la creazione di un rendiconto contabile in formato elettronico.

Nota! Puoi utilizzare qualsiasi opzione più conveniente per la manutenzione, che si tratti di un normale Excel o 1C.

Per le organizzazioni con una vasta flotta di veicoli e uno staff di autisti significativo, il mantenimento di una versione elettronica è preferibile rispetto alla registrazione manuale, a causa della notevole laboriosità del processo. In questo caso, è auspicabile che ci fosse l'opportunità di stampare il diario su supporto cartaceo, se necessario.

Come tenere un diario

Il registro delle lettere di vettura, modulo 8, è realizzato in forma tabellare, rappresentativo di un rendiconto, suddiviso in colonne. Ci sono nove di queste colonne. In essi vengono inseriti i seguenti dati:

• Numeri di serie dei fogli emessi;
• date di emissione;
• Nome completo dei conducenti;
• Numeri dei dipendenti;
• Numeri di garage di veicoli;
• Firme dell'autista, dello spedizioniere e del contabile;
• Note se necessario.

Nota! Se un'organizzazione conserva i record utilizzando la propria forma di rendiconto sviluppata, il giornale di registrazione contabile può contenere colonne aggiuntive utilizzate da un'organizzazione specifica.

Se vengono inseriti dati errati nel libro mastro, è consentito apportare correzioni in conformità con le disposizioni di 9 della legge federale n. 402-FZ. Se viene commesso un errore, la voce viene corretta come segue:

1. Una voce errata viene cancellata con una riga;
2. Accanto ad esso viene apposto il segno "corretto" e vengono inserite le informazioni corrette;
3. La data della correzione è timbrata;
4. Le correzioni apportate devono essere vistate dal responsabile della tenuta delle scritture contabili;

Importante! Quando si cancella una voce errata, è necessario tracciare una linea in modo che la stessa voce errata rimanga leggibile dopo che è stata cancellata.

Data di scadenza

Le lettere di vettura per i dipendenti che lavorano sui veicoli vengono emesse una volta per giorno lavorativo o turno. Il registro stesso è istituito per un periodo annuale, ma se necessario, il periodo di conservazione può essere ridotto a un mese, ad esempio, quando si tratta di singoli viaggi lunghi come i viaggi di lavoro.

Poiché la registrazione contabile è la documentazione primaria, il periodo della sua successiva conservazione è di 5 anni, trascorsi i quali il giornale può essere smaltito. Si precisa che il periodo di conservazione quinquennale si applica non solo alla carta, ma anche ai supporti elettronici.

Devo lampeggiare?

Il modulo 8 del registro delle lettere di vettura ha un'impaginazione sequenziale. Quando lo si introduce, è necessario osservare l'ordine cronologico. Il frontespizio deve essere firmato tassativamente indicando la data di inizio. Nello stesso posto, sul frontespizio, sono scritti i dettagli principali dell'organizzazione stessa, il suo nome completo.

Dopo che la contabilità è stata completata, il diario viene cucito. Il libro cucito è certificato dalle firme del capo dell'impresa, dal capo contabile dell'azienda e dal sigillo dell'organizzazione, dopo di che viene trasferito nell'archivio dell'impresa per l'archiviazione.

Chi compila e campiona

La responsabilità di tenere i registri delle lettere di vettura in un giornale specializzato può essere assegnata a un dipendente nominato per ordine della direzione o a un dipendente le cui mansioni lavorative, indicate nel contratto di lavoro, includono le funzioni di tenuta delle scritture contabili nell'organizzazione.

Molto spesso, tale lavoro viene eseguito da un contabile, un ufficiale del personale o un impiegato. In assenza di una persona che mantenga tale dichiarazione all'interno dell'impresa, è possibile concludere un accordo con organizzazioni terze che servono i veicoli, a condizione che tale accordo preveda una clausola sulla necessità di contabilità.

Il registro della circolazione delle lettere di vettura è un modulo standard utilizzato presso le imprese che hanno veicoli in bilancio. Nell'articolo analizzeremo se il Journal è obbligatorio, come compilare correttamente il documento, chi è responsabile della sua manutenzione.

Perché hai bisogno di un Giornale di registrazione del movimento delle lettere di vettura

Secondo la normativa vigente, tutte le entità commerciali con veicoli in bilancio sono obbligate a tenere registrazioni dei consumi di carburante sulla base delle voci nelle lettere di vettura. Tale obbligo è attribuito sia alle organizzazioni e alle imprese, sia alle persone fisiche registrate nella forma di imprenditore individuale.

Per sistematizzare il flusso di lavoro in termini di elaborazione ed elaborazione delle lettere di vettura, viene utilizzato un documento speciale: il diario per la registrazione del movimento delle lettere di vettura. È progettato per controllare i tempi di trasmissione delle lettere di vettura allo spedizioniere e la loro successiva presentazione all'ufficio contabilità per ammortizzare i costi del carburante.

È obbligatorio tenere un registro del movimento delle lettere di vettura?

Dall'introduzione del Journal nel 1997, il documento è stato obbligatorio per le organizzazioni e le imprese, indipendentemente dalla forma di proprietà e struttura organizzativa e giuridica. La società, sul cui saldo erano immatricolati i veicoli, doveva tenere inderogabilmente il Registro della circolazione delle lettere di vettura.

Nel 2013 sono entrate in vigore modifiche legislative, in base alle quali è stato abolito l'obbligo di tenere un Giornale per le organizzazioni e gli imprenditori. Pertanto, dal periodo indicato, la decisione sulla necessità di utilizzare il Giornale nella contabilizzazione del movimento delle lettere di vettura viene presa da ciascuna entità aziendale su base individuale, in base alle esigenze di produzione.

Secondo la prassi corrente, attualmente il Journal è utilizzato nelle loro attività da grandi aziende, nonché da società di autotrasporti e logistica, che possiedono un ampio parco veicoli.

Modulo del Registro della circolazione delle lettere di vettura

Il registro del movimento delle lettere di vettura (modulo n. 8) è compilato su un modulo unificato approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa n. 78 del 28 novembre 1997. A differenza del modulo della lettera di vettura, che, a causa alle innovazioni legislative degli ultimi anni, ha subito alcune modifiche, il modulo n. 8 della Gazzetta contabile della circolazione delle lettere di vettura è rimasto invariato dall'introduzione del documento nel 1997.

Dal 1997 al 2013, le imprese e le organizzazioni hanno compilato il documento esclusivamente in conformità con il modulo approvato. Dal 2013 (cioè dall'abolizione dell'obbligo di tenere il Giornale), il modello n. 8 ha carattere raccomandativo. In altre parole, le entità aziendali hanno il diritto di modificare il modulo, aggiungendo nuove colonne ed escludendo quelle non necessarie, in base alle specifiche dell'attività di una particolare organizzazione.

Se la società decide sulla necessità di tenere il Giornale, questo fatto dovrebbe essere registrato nella politica contabile, insieme nella forma selezionata del documento (standard o modificato).

Responsabile della tenuta del Giornale

Gli attuali atti legislativi non prevedono l'obbligo di mantenere il Giornale per la registrazione dello spostamento delle lettere di vettura per una determinata posizione (divisione, ecc.). Pertanto, le imprese hanno il diritto di scegliere autonomamente un dipendente che sarà responsabile della manutenzione del Journal. Di norma, tale dipendente è lo spedizioniere del dipartimento dei trasporti, che accetta le lettere di vettura dai conducenti e le consegna al contabile per ammortizzare i costi del carburante in conformità con le norme stabilite.

La persona responsabile della tenuta del giornale di circolazione delle lettere di vettura deve essere registrata nella politica contabile. In generale, il documento indica la posizione del dipendente, i cui compiti sono incaricati di compilare il Giornale.

Come tenere un diario correttamente

Attualmente, la legislazione non presenta requisiti chiari per il mantenimento della rivista e pertanto la procedura per l'emissione di un documento rimane a discrezione dell'impresa. Di seguito è riportato un algoritmo di azioni per la compilazione e la compilazione del Journal, preparato tenendo conto delle raccomandazioni normative generali:

Passo 1. Scelta della forma del Giornale

Nella fase preparatoria, la società decide il modulo, in base al quale verrà compilato il giornale del movimento delle lettere di vettura. L'impresa ha diritto:

• utilizzare il modello unificato n. 8, approvato con delibera della Commissione Statale di Statistica n. 78 del 28 novembre 1997;
• modificato il modulo n.8, integrandolo con nuove colonne ed eliminando le posizioni non necessarie;
• sviluppare una forma documentale completamente nuova in accordo con le peculiarità del flusso documentale interno dell'azienda.

Passo 2. Selezione del responsabile

Prima di procedere con l'approvazione del modulo del documento, la direzione dell'impresa dovrebbe selezionare un dipendente che compilerà il giornale. Può trattarsi di un dipendente le cui attività sono direttamente correlate alla preparazione delle lettere di vettura (speditore o capo del dipartimento dei trasporti, uno degli autisti, ecc.) o un dipendente di un altro reparto (uomo d'affari, impiegato dell'archivio, ecc.).

Passaggio 3. Riflessione sull'ordine di compilazione del Giornale nella politica contabile

Dopo la scelta della forma del Giornale e l'approvazione della persona responsabile della sua manutenzione, queste informazioni si riflettono nella politica contabile o in un altro documento che regola il flusso documentale interno dell'impresa (ad esempio, la Procedura per il mantenimento del documento interno flusso). I dati sulla procedura per la tenuta del Giornale sono riportati sotto forma di una sezione separata, con le seguenti informazioni indicate:

• la data di inizio utilizzo del Giornale (ad esempio, il Giornale deve essere compilato dal 01.01.2018);
• il modello approvato della Rivista (può essere redatto in allegato alla Procedura o al Principio contabile);
• il responsabile della tenuta del Giornale (posizione, unità strutturale);
• caratteristiche della Rivista (il documento è redatto per 1 anno, semestre, trimestre, mese, ecc.);
• la procedura per la compilazione del Giornale (il termine per il trasferimento delle lettere di vettura dall'autista allo spedizioniere, dallo spedizioniere al contabile).

Passaggio 4. Uso del diario

Dopo l'entrata in vigore del principio contabile, il Giornale deve essere tenuto secondo le modalità approvate:

1. Il dipendente responsabile (ad esempio, lo spedizioniere del dipartimento dei trasporti) inizia a mantenere il Giornale, ovvero lo firma (indica il periodo e la data di inizio della manutenzione) e numera le pagine.
2. Gli autisti compilano le lettere di vettura ogni giorno (settimanalmente), dopodiché le trasferiscono allo spedizioniere, che, a sua volta, registra la presentazione dei documenti al Journal. Quando trasferisce la lettera di vettura allo spedizioniere, l'autista mette la sua firma e la data corrente nel diario.
3. Dopo aver ricevuto le lettere di vettura dagli autisti, lo spedizioniere le trasferisce all'ufficio contabilità. Il fatto di trasferimento di ciascun documento è registrato dalla firma del contabile e del mittente, indicando la data corrente.
4. Dopo aver accettato le lettere di vettura dallo spedizioniere, il contabile riflette nella contabilità i costi di cancellazione del carburante secondo le norme stabilite.

Il trasferimento delle lettere di vettura al dispacciatore, e successivamente alla contabilità, avviene secondo i termini approvati nella politica contabile. Ad esempio, i conducenti di LLC "Magnat" sono obbligati a presentare le lettere di vettura una settimana prima del lunedì successivo. In questo caso, il compito del mittente è quello di inserire i dati nel Giornale e trasferire le lettere di vettura per il mese di riferimento all'ufficio contabilità entro e non oltre il giorno 5 del mese successivo.

Passaggio 5. Cucire e conservare il diario

Alla fine del Giornale, il documento viene pinzato e trasferito nell'archivio per la conservazione. In genere, il periodo di conservazione del Giornale è di 5 anni.

Campione di riempimento

Diamo un'occhiata a un esempio. Secondo la politica contabile di LLC "Flagman", i conducenti del veicolo trasferiscono le lettere di vettura della scorsa settimana allo spedizioniere del dipartimento dei trasporti entro e non oltre il lunedì della settimana successiva. Il mittente trasmette le lettere di vettura per il periodo dal 1° al 15° giorno del mese di rendicontazione prima del 20° giorno del mese di rendicontazione. Le lettere di vettura sono riportate nel registro del traffico della lettera di vettura.

Il modulo del Giornale di registrazione del movimento delle lettere di vettura può essere scaricato qui ⇒ .

È possibile tenere un registro della circolazione delle lettere di vettura in formato elettronico?

In base alla normativa vigente, l'organizzazione si riserva il diritto di conservare il Giornale in formato elettronico. In questo caso, analogamente alla procedura generale, l'impresa ha bisogno nella politica contabile:

• il modulo del Giornale;
• persona responsabile;
• la procedura per la compilazione del documento.