Настройка информационной системы под конкретного пользователя. Настройка системы

Пользователей ИС (информационных систем) можно разделить на несколько групп:

• случайный пользователь , взаимодействие которого с ИС не обусловлено служебными обязанностями;
• конечный пользователь (потребитель информации) - лицо или коллектив, в интересах которых работает ИС. Он работает с ИС повседневно, связан с жестко ограниченной областью деятельности и, как правило, не является программистом, например, это может быть бухгалтер, экономист, руководитель подразделения;
• коллектив специалистов (персонал ИС), включающий администратора банка данных, системного аналитика, системных и прикладных программистов.

Состав и функции персонала ИС - информационных систем:

• Администратор - это специалист (или группа специалистов), который понимает потребности конечных пользователей, работает с ними в тесном контакте и отвечает за определение, загрузку, защиту и эффективность работы банка данных. Он должен координировать процесс сбора информации, проектирования и эксплуатации БД, учитывать текущие и перспективные потребности пользователей.
• Системные программисты - это специалисты, которые занимаются разработкой и сопровождением базового математического обеспечения ЭВМ (ОС, СУБД, трансляторов, сервисных программ общего назначения).
• Прикладные программисты - это специалисты, которые разрабатывают программы для реализации запросов к БД.
• Аналитики - это специалисты, которые строит математическую модель предметной области, исходя из информационных потребностей конечных пользователей; ставит задачи для прикладных программистов. На практике персонал небольших ИС часто состоит из одного - двух специалистов, которые выполняют все перечисленные функции.

Для разных классов пользователей можно выделить несколько уровней представлений об информации в ИС, которые обусловлены потребностями различных групп пользователей и уровнем развития инструментальных средств создания ИС. Классификация по уровням позволяет разделить работу по созданию и обслуживанию ИС на относительно независимые части.

Уровни представлений об информации в информационных системах:

• Внешнее представление данных - это описание информационных потребностей конечного пользователя и прикладного программиста. Связь между этими двумя видами внешнего представления осуществляет аналитик;
• Концептуальное представление данных - отображение знаний обо всей предметной области ИС. Это наиболее полное представление, отражающее смысл информации, оно может быть только одно и не должно содержать противоречий и двусмысленностей. Концептуальное представление - это сумма всех внешних представлений, которое учитывает перспективы развития ИС, знания о методах обработки информации, знания о структуре самой ИС и др. Существует две формы концептуального представления информации:
• инфологическая (информационно-логическая) модель, которая не привязана к конкретной реализации и ориентирована на пользователя;
• даталогическая модель, которая учитывает требования конкретной СУБД.
• Внутреннее (физическое) представление - это организация данных на физическом носителе информации. Этот уровень характеризует представления системных программистов и практически используется только тогда, когда СУБД не обеспечивает требуемого быстродействия или специфического режима обработки данных.

Методы разработки ИС: при традиционном подходе сначала выявлялись информационные потоки на предприятии, а затем к этой структуре привязывалась ИС, повторяя и закрепляя тем самым недостатки организации бизнеса. В конце прошлого века бурно обсуждалась идея бизнес - реинжиниринга, предложенная М. Хаммером. Она состоит в том, что для получения существенного эффекта от ИС необходимо одновременно с разработкой ИС пересмотреть и бизнес-процессы, удалив и упростив некоторые из них.

Система «Галактика» тиражно-заказной продукт. Этап настройки является обязательным при вводе системы в эксплуатацию, модуль Настройка входит в любой комплект поставки. В процессе настройки выполняется первичное заполнение основных каталогов, классификаторов и справочников, которые составляют единую информационную базу и используются всеми модулями системы. Дальнейшее пополнение классификаторов происходит в процессе оперативной работы.

Параметры общесистемной настройки позволяют выбрать из поставляемых с системой алгоритмов выполнения различных функций те, которые максимально соответствуют специфике данного предприятия. Параметры настройки пользователя определяют особенности работы конкретного пользователя. Часть из них, касающаяся прав доступа к документам и возможностей их редактирования, устанавливается только администратором системы.

Важным элементом подготовки системы к работе является настройка аналитик. Аналитики используются как традиционным образом для задания разрезов по счетам бухгалтерского учета и статьям бюджетов, так и для создания шаблонов описаний материальных ценностей с последующим уточнением свойств конкретной материальной ценности, отображения дополнительных полей в документах и др.

Кроме того, большинство модулей имеет собственный блок настройки. В него, в частности, включены функции настройки универсальных иерархических отчетов (Управление снабжением, Управление сбытом, Складской учет), типовых хозяйственных операций (Хозоперации), формата входящих и исходящих документов (Обмен бизнес-документами) и т.д. Наибольшие возможности по настройке системы предоставляются в модулях контура Управления производством, которые позволяют конструировать внешний вид документов и создать алгоритмы расчетов с учетом специфики конкретного предприятия.

К настроечным функциям можно отнести также разграничение прав доступа пользователей и настройку корпоративного межофисного обмена данными, если у организации есть удаленные подразделения. Эти функции выполняются с помощью специальных модулей Права доступа и Репликация данных, входящих в контур Системного администрирования.

1. Информационная система руководителя

Для принятия правильных решений в процессе ведения хозяйственной деятельности руководители разных уровней должны владеть информацией. Информация может быть любой: плановой, технологической, учетной, аналитической, но основные требования к ней - своевременность и достоверность. Задача модуля Руководитель - сформировать необходимую информацию о хозяйственной деятельности в требуемом разрезе, наглядно, в динамике, с предварительным анализом.

Хозяйственная деятельность предприятия характеризуется определенными показателями (детальными и агрегированными). На основе экономической целесообразности выполняется объединение показателей в логические группы, например, средства производства, предметы труда, персонал, производственный процесс, финансы, продукция. При отображении информации применяется принцип «светофора»: значения показателей, попадающие в определенные деления шкалы оценок (отлично/хорошо/удовлетворительно/плохо/опасно/ очень опасно), выделяются соответствующим цветом.

Модуль Руководитель предназначен для контроля и управления деятельностью предприятия и включает следующие функциональные возможности (Рис. 3):

формирование целей и задач руководителя на языке агрегированных показателей;

получение агрегированных показателей хозяйственной деятельности предприятия и передача их на уровень руководителя;

совмещение показателей со шкалой оценок, расчет отклонений фактических значений от плановых;

отображение показателей с любой степенью детализации наиболее наглядным и удобным способом (график, отчет, модель, числовые данные);

отслеживание агрегированных показателей на предмет критических отклонений и варианты действий для регулирования критических состояний.

Рис. 4. Схема реализации модуля Руководитель

Показатели рассчитываются на основании информации из общей базы данных системы Галактика, наполнение которой происходит при функционировании различных модулей, например, Финансово-расчетные операции (ФРО), Управление сбытом, Производственное планирование и т.д. Кроме того, их можно импортировать из внешних систем или ввести вручную. Рассчитанные агрегированные показатели сохраняются в архиве. «Пороговые» значения вводятся в модуле Руководитель и представляют собой базу нормативно-справочной информации данного модуля.

Модуль Руководитель предусматривает различные способы представления информации:

Получение отчета по выбранному показателю.

Построение графика текущего состояния или трендового анализа.

Вывод значений показателей в натуральном и/или стоимостном выражении, в процентах, в виде коэффициента.

Расчет отклонений фактических значений показателей от плановых.

Построение и обработка математической модели для оценки поведения системы и выбора стратегии, обеспечивающей ее наиболее эффективное функционирование.

На практике каждый руководитель отслеживает свой набор показателей. Это определяется и внешним окружением предприятия (начиная со страны, где оно находится), и его спецификой, и тем, какие показатели руководитель считает наиболее важными. Поэтому информационная система для управления предприятием должна быть индивидуальной, опирающейся на потребности и методы управления данного руководителя. Для обеспечения необходимой гибкости при реализации данного модуля применен подход интеграции с другими прикладными системами.

Модуль Руководитель включает в себя инструментальные средства для определения необходимых показателей, аналитических признаков и формул для расчета. Предоставляется механизм формирования запросов для выбора из базы данных необходимой для расчета показателей информации. Кроме того, в процессе внедрения выполняется настройка визуального представления информации с учетом используемого состава показателей, а также круга задач и пристрастий конкретного руководителя.

• Intranet.[номер версии].exe — программа установки монитора и серверной части системы;
• readme.html — руководство по установке системы;
• Регистрационный файл — файл с расширением.reg, индивидуальный для каждой установки системы. Выдается при регистрации и содержит регистрационные данные пользователя;
• service.xml — контактная информация специалистов обслуживающей организации. Информация из этого файла доступна по гиперссылке «Вас обслуживает», размещенной на главной странице системы;
• Тома базы данных информационного продукта (файлы с расширением.db6);
• Оперативные пакеты обновлений базы данных (файлы с расширением.upo). Предоставляются при необходимости;
• Аппаратный ключ защиты USB HASP SRM или SenseLock. Предоставляется при защите системы с помощью аппаратного ключа. При использовании аппаратного ключа USB HASP SRM предоставляется инсталлятор драйвера USBHASPSetup.exe.

Порядок настройки:

1. Открыть контекстное меню баннера «Запустить Кодекс-Клиент» («Запустить Техэксперт-Клиент»).
   Если необходимо сохранить ярлык, позволяющий сразу открывать главную страницу виртуального каталога, то открыть контекстное меню ссылки «Скачать ярлык к клиенту в общей папке» соответственно виртуальному каталогу (возможно не во всех вариантах лицензирования).
2. Выполнить команду «Сохранить объект как» (для браузеров IE и FireFox) или «Сохранить ссылку как» (для браузера Chrome) или «Загрузить файл по ссылке как» (для браузера Safari) или «Сохранить по ссылке как» (для браузера Opera).
3. В диалоговом окне выбрать любую папку для сохранения ярлыка (для браузера Chrome, в поле «Имя файла» к имени файла добавить расширение «.lnk») и нажать кнопку «Сохранить».
4. Запустить клиент с помощью сохраненного ярлыка. В дальнейшем запускайте клиент с помощью сохраненного ярлыка (для удобства работы ярлык можно поместить на рабочий стол).
   Вы можете сохранить несколько ярлыков на рабочий стол (например, для работы с разными виртуальными каталогами) и использовать их для запуска клиента.

Внимание! В случае обновления версии системы, клиент, установленный на сервере, обновляется автоматически.

Порядок установки:

1. Открыть главную страницу серверной части системы, введя в адресной строке браузера адрес страницы в формате: http://[сетевой адрес серверной части системы] (например: http://172.16.0.16:8080).
2. Нажатием по баннеру «Установить Кодекс-Клиент» («Установить Техэксперт-Клиент») скачать архив kodclient.zip (texclient.zip).
3. Распаковать архив kodclient.zip (texclient.zip), в котором содержатся два файла:
   • kodclient6.msi (texclient6.msi) – программа установки клиента
   • client.ini – конфигурационный файл. Этот файл автоматически зачитывается при старте клиента.
4. Выполнить программу установки kodclient6.msi (texclient6.msi) и установить клиент, следуя указаниям мастера установки.

Внимание! В случае обновления версии системы, клиент, установленный на рабочем месте локальной сети, обновляется автоматически.

Информационные системы «Кодекс: Интранет» и «Техэксперт: Интранет» могут быть интегрированы (доступно не для всех видов лицензирования) в Интранет-системы. Для этого достаточно указать ссылку на веб-интерфейс «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет» с одной из страниц Интранет-системы. Например, разместить на одной из страниц следующий html-код:

Информационные системы "Кодекс"

В случае если обращение к «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет» требует специального вида авторизации или учета, мы рекомендуем использовать прокси-сервер, который будет производить соответствующие виду обработки запросов и потом передавать их на обработку «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет». Например, если необходимо, чтобы доступ к серверу производился по протоколу https, можно установить Web-сервер Apache (www.apache.org) и соответствующие модули, обеспечивающие протокол https и proxy, установить «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет», запретить доступ к порту, который он обслуживает с других компьютеров сети, и настроить прокси-сервер так, чтобы запросы по https перенаправлялись на «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет».

Если «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет» устанавливается на один компьютер вместе с другим Web-сервером, то необходимо устанавливать систему, выбрав порт, не совпадающий с портом, который использует Web-сервер.

Для анализа работы системы может быть использован модуль Sysinfo, который является частью системы и не требует отдельной инсталляции. Модуль Sysinfo позволяет:

• получать достоверную информацию о конфигурации и параметрах работы системы в объеме, необходимом для дистанционной диагностики возникших ошибок и проблем, оказания эффективной помощи и выработки корректных и эффективных рекомендаций.
• обеспечить автоматический сбор ключевых данных о конфигурации и параметрах работы системы в единый сводный отчет.
• получать статистику о количестве открытых документов, сделанных запросов, распечатанных документов за текущий и предыдущий календарный месяц.
• измерить скорость соединения между клиентским приложением и сервером.

Для получения информации с помощью модуля Sysinfo нажмите ссылку в строке статуса запущенного клиентского приложения (в нижней части окна), которая содержит информацию о номере регистрационного файла и т.п. Откроется окно «О программе», в котором вы увидите ссылку «Информация о системе» и ссылку «Информация о сети».

1. Система установилась нормально, но страницы системы доступны только с сервера, где была проведена установка.

   Как правило, подобная проблема связана с установками сетевых экранов, фильтров или брандмауэров. Необходимо изменить настройки этих программ, чтобы порт, используемый системой, был доступен с других компьютеров сети.

2. При попытке обратиться к серверу система выдает сообщение «Для работы системы требуется, чтобы Ваш браузер принимал cookies».

   Система использует cookies для учета числа пользователей и проверки лицензионных ограничений установленных информационных продуктов. Подобное сообщение может быть вызвано одной из следующих причин:

   • В настройках браузера запрещено получение cookies. Необходимо разрешить ему принимать cookies, более подробную информацию смотрите в документации используемого браузера;
   • Используется какое-либо антивирусное программное обеспечение или фильтрация Интернет-трафика, которое удаляет cookies из запросов. Необходимо изменить настройки данного программного обеспечения, чтобы cookies с сервера приходили к клиенту;
   • Рассогласованы часы на сервере и на рабочей станции. Если разница системных часов составляет более одних суток, то браузер может считать cookies, поступившие с сервера, устаревшими и не запоминать их. Установите правильное значение системных часов на сервере и на клиентской машине.
3. Система выдает сообщение «Доступ к документу ограничен» или «Превышено максимальное число подключений, допустимое используемым регистрационным файлом» при попытке обратиться к какой-либо из страниц информационной системы.

   Данные сообщения могут быть вызваны одной из следующих причин:

   • Действительно, количество пользователей превысило количество, записанное в лицензии какого-либо информационного продукта, или общее количество пользователей системы. В этом случае закупите дополнительные лицензии.
   • У некоторых пользователей браузер не сохраняет cookies между сессиями работы с сервером, и этот пользователь при каждом входе в систему считается заново. Необходимо изменить настройки браузера. В системе можно просмотреть, какие выданы cookies и для каких адресов. Для этого в каталоге настройки надо перейти по ссылке, которая установлена на числе текущих пользователей системы. В открывшемся окне будет таблица с номерами cookies, временем их выдачи и для какого IP-адреса.
4. Система потребляет большой объем оперативной памяти сервера.

   Система «Кодекс: Интранет» или «Техэксперт: Интранет» - это серверное приложение, которому требуется относительно много памяти. Дело в том, что информационные продукты «Кодекс» и «Техэксперт» содержат, как правило, гигабайты текстовой информации и отдельные документы с иллюстрациями могут занимать десятки мегабайт оперативной памяти.

   Для оптимизации взаимодействия с оперативной памятью компьютера, выступающего в роли сервера, рекомендуется средствами самой программы.

5. Система медленно обрабатывает запросы.

   Существенное влияние на скорость работы пользователя системы может оказывать использование прокси-сервера. По возможности, необходимо отключать его использование при обращении с рабочих станций к серверу. Для осуществления этой настройки необходимо обратиться к системному администратору пользователя.

6. Клиент медленно запускается с сетевого ресурса, расположенного на сервере.
   • Данная проблема может проявляться при запуске клиента по ярлыку на компьютере локальной сети, работающего под управлением ОС Windows 7. Возможная причина в конфигурации сетевых интерфейсов. На компьютере локальной сети выполните последовательно следующие действия (все действия выполнять от имени администратора):
     1. Установите последние версии драйвера сетевых адаптеров;
     2. Выполните запуск командной строки. Последовательно выполните следующие команды:

        Netsh interface tcp set global congestionprovider = ctcp
        netsh interface tcp set global timestamps = enabled
        netsh interface tcp set global ecncapability = disabled
        netsh interface tcp set global netdma = enabled
        netsh interface tcp set global dca = enabled

   • Данная проблема может проявляться при запуске клиента по ярлыку, ведущему через сетевой ресурс к общей папке, расположенной на этом же компьютере. Создайте ярлыки для запуска клиента из общей папки через локальный ресурс и используйте их на данном компьютере.
7. Настройка работы сервиса «Линия профессиональной поддержки» для случая, когда доступ с компьютеров локальной сети в Интернет обеспечивается прокси-сервером.
   1. Открыть административный интерфейс системы. Для этого ввести в адресной строке браузера адрес административного интерфейса в формате:
      http://[сетевой адрес серверной части системы]/admin.
   2. Перейти в раздел «Обновление БД» административного интерфейса.
   3. Установить флажок «Получать пакеты обновлений через Интернет».
   4. Выбрать вид авторизации «Авторизация по регистрационному файлу». Это необходимо сделать, чтобы можно было сохранить внесенные изменения в настройки.
   5. Установить флажок «Использовать специальные настройки соединения».
   6. Установить флажок «Соединение через Proxy-сервер».
   7. Заполнить поля: «Proxy-сервер», «Имя пользователя для Proxy-сервера», «Пароль для Proxy-сервера». Данные параметры необходимо получить у администратора вычислительной сети.
   8. Нажать кнопку «Установить» для сохранения внесенных изменений.
8. В некоторых случаях, после установки серверной части системы, выводится сообщение о невозможности запуска ksrv.dll.

   Данная ситуация может возникнуть при отсутствии необходимого сертификата в хранилище доверенных корневых центров сертификации для локального компьютера. Выполните обновление корневых сертификатов операционной системы (требуется подключение к интернету) или обратитесь к специалистам обслуживающей организации.

9. Серверной части системы недостаточно виртуального адресного пространства при запуске в 32-битной операционной системе Windows.

   Серверная часть системы может использовать до 2Гб памяти, которую она распределяет и освобождает в зависимости от рабочей нагрузки. При значительном объеме базы данных (более 4 миллионов документов) этого объема памяти может оказаться недостаточно. Размер виртуального адресного пространства можно увеличить до 3Гб, используя специальные параметры (ключи) загрузки.

   Для Windows Server 2008 (Windows Vista, Windows 7)

   BCDEdit /set increaseuserva 3072

   Утилита BCDEdit должна запускаться только в командной строке. Командная строка должна быть запущена от имени администратора.

   Для Windows Server 2003 (Windows XP)

   /3GB в файле Boot.ini

   Приведенный ниже пример фрагмента файла Boot.ini иллюстрирует использование параметра для распределения виртуальной памяти:

   
   multi(0)disk(0)rdisk(0)partition(2)\WINNT="Microsoft Windows Server 2003" /fastdetect /3GB

   См. статью службы поддержки продуктов корпорации Майкрософт “Описание функции настройки памяти размером 4 ГБ и параметра расширения физических адресов (РАЕ)” (http://support.microsoft.com/kb/291988/ru)

Пользовательский интерфейс - совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т.д.

Главное окно можно разделить на следующие участки: заголовок, меню, панель инструментов, рабочее поле и помощь пользователям.

Заголовок - это самая верхняя строка окна. В заголовке главного окна программа обычно показывает название базы данных, например "1С: Предприятие. ИНКОМ ПЛЮС".

Главное меню - это сводка команд. Таких команд в программе несколько десятков, поэтому их принято объединять в группу.

Меню включает в себя следующие пункты: "Файл", "Правка", "Операции", Банк", "Касса", "Покупка", "Продажа", "Склад", "Производство", "ОС", "НМА", "Зарплата", "Кадры", "Отчеты", "Предприятие", "Сервис", "Окна", "Справка". Каждый пункт меню соответствует определенному участку учета.

· "Справка" - это группа команд по вызову на экран компьютера справочных сведений по работе с конфигурацией.

· "Предприятие" - позволяет обратиться к справочникам, обработкам, настройкам.

· "Отчеты" - предназначены для получения результативной информации. Информация представляется в удобном для просмотра и анализа виде. Отчеты подразделяются на стандартные, специализированные и регламентированные.

· "Покупка", "Продажа", "Банк", "Касса", "ОС", "НМА", "Зарплата", "Кадры", "Производство", "Склад" - это группы команд по работе с документами, справочниками, отчетами, обработками определенного участка бухгалтерского и налогового учета.

Если навести курсор мыши на какой-либо пункт главного меню, то конфигурация откроет подменю этого пункта.

В группе команд по работе с документами ("Покупка", "Склад", "Банк", "ОС", "НМА", "Зарплата", "Кадры") присутствуют справочники. В программе справочники находятся в конце списка выпадающего пункта главного меню.

В конфигурации "Бухгалтерия предприятия" справочники присутствуют только в тех группах команд, где они нужны.

Под строкой меню главного окна программы располагается панель инструментов.

Панель инструментов - это значки, пиктограммы, инструментальные кнопки, которые служат для выполнения наиболее часто используемых команд.

Подсказка - небольшая строчка с поясняющим текстом.

Оставшееся пространство главного окна, расположенное ниже панели инструментов, называется рабочим столом (полем) программы.

Рабочий стол может быть занят панелью функций.

Панель функций позволяет увидеть последовательность действий, бизнес-процессы. Панель функций разбита на участки учета: «Начало работы», «Предприятие», «Банк», «Касса», «Покупка», «Продажа», «Склад», «Производство», «ОС», «НМА», «Зарплата» и «Кадры». Такое деление Панели функций сделано в конфигурации для того, чтобы ограничить видимость определенных разделов учета тем или иным пользователям. Кроме того, находясь на нужной закладке Панели функций, бухгалтер может открывать только те справочники, документы, журналы, обработки и отчеты, которые присущи конкретному разделу учета. Каждая закладка Панели функций показывает схематично последовательность работы в этом разделе. При повторном открытии Панель функции открывается на той же закладке, на которой была закончена работа. Панель функций можно настраивать. Если пользователю нет нужды видеть какие-то закладки, то их можно убрать при помощи кнопки «Настройка».

Панель функций, также, включает в себя закладки «Монитор» и «Руководителю», которые будут полезны бухгалтеру для подготовки сведений для планерок и совещаний, а руководителю – для анализа деятельности предприятия.

В «1С:Предприятии» пользователь работает с системой окон. Существует два вида окон: основные и вспомогательные.

Основное окно приложения предназначено для навигации по приложению и вызова различных команд, а вспомогательное окно – для работы с конкретными объектами информационной базы (например, с документами или элементами списков), построения отчетов или выполнения обработки данных.

По умолчанию каждое окно появляется на панели задач и в переключателе окон по нажатию клавиш Alt + Tab. Между окнами одного сеанса можно переключаться с помощью клавиш Ctrl + Tab.

Как только мы начнем работать в программе, она будет открывать новые окна и располагать их на своем рабочем столе. В результате на рабочем поле главного окна появятся несколько окон. Новые окна имеют более низкий ранг относительно главного окна программы. В операционной системе они называются операционными (подчиненными) окнами. Подчиненное окно можно свернуть, то есть уменьшить до размера заголовка, уронив его при этом вниз рабочего стола главного окна. Подчиненное окно можно развернуть, только уже не во весь экран компьютера, а на весь рабочий стол главного окна. То окно, что находится поверх всех остальных окон, является активным окном. Если нужно сделать активным то окно, которое сейчас не видно на экране, воспользоваться главным меню "Окна". Если нужно сразу закрыть все окна, то нужно воспользоваться пунктом главного меню "Окна/Закрыть все".

В системе «1С:Предпритятие» существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Этот список будет использоваться для авторизации пользователя при входе в систему. Следует обратить внимание, что список пользователей не является частью конфигурации: он создается отдельно в конкретной организации, в которой используется система.

Для каждого пользователя может быть установлен пароль на вход в систему.

В системе должен быть хотя бы один пользователь, который обладает административными правами и допускает аутентификацию средствами «1С:Предприятия».

Для каждого пользователя на закладке «Настройки» можно указать значения, которые будут подставляться в документы по умолчанию.

В списке пользователей назначается роль, основной интерфейс и рабочий язык конкретному пользователю в пользовательском режиме.

Роль – это описание полномочий различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой.

Список пользователей можно задавать как в режиме конфигуратор, так и в пользовательском режиме.

В пользовательском режиме, кроме того задаются настройки пользователя:

Основные значения для подстановки,

Панель функций;

Запрашивать вид операции при вводе нового документа;

Контроль корреспонденции счетов;

Не использовать помощника приема на работу;

Основная дата начала отчетов;

В журнале регистрации сохраняются сведения о действиях пользователей по изменениям в информационной базе данных, как в режиме конфигурирования, так и в режиме «1С:Предприятие» (меню «Сервис/Журнал регистрации»).

В конфигурации есть возможность просмотреть список активных пользователей (меню «Сервис/Активные пользователи»).

Список активных пользователей содержит список пользователей, подключенных в настоящий момент к информационной базе.

В типовых решениях 1С Предприятия для платформы 8.1 предусмотрено разграничение прав доступа пользователей к информации. С одной стороны, это обеспечивает определенную степень информационной безопасности предприятия (пользователю доступна только информация необходимая для выполнения его задач), с другой - облегчает работу пользователям информационной системы (пользователь не видит лишней информации, которая может препятствовать качественному и своевременному выполнению своей работы и оперировать только необходимыми ему данными).

Существует 2 способа разграничения информации. На этапе конфигурирования - более общие права и на этапе ведения учета - более детальные права к определенным записям таблиц. Первый настраивается на этапе конфигурирования системы разработчиками прикладных решений. Например, в типовом решении «1С: Бухгалтерия 8.1 для Украины» предусмотрены следующие роли, которые должны быть использованы при формировании списка пользователей информационной системы в режиме «Конфигуратор»:

• «Бухгалтер» - основная роль.
• «Главный бухгалтер» - роль должна назначаться главным бухгалтерам и сотрудникам аудиторских служб предприятия;
• «Полные права», «Право администрирования», «Право администрирования дополнительных форм и обработок» - эти роли следует использовать осмотрительно, назначая их только тем пользователям, которые обладают полномочиями администрирования и сопровождения информационной системы.
• «Право внешнего подключения» и «Право запуска внешних обработок» - роли предназначены для обеспечения возможности использования внешних по отношению к информационной системе средств и механизмов.

Назначать всем пользователям подряд эти роли не рекомендуется. Необходимо все-таки четко разграничить полномочия пользователей.

Формирование и настройка списка пользователей информационной системы осуществляется в режиме «Конфигуратор» (меню «Администрирование -> Пользователи»).

В настройках указывается полное имя пользователя, пароль доступа к базе, выбирается интерфейс и язык информационной базы, и назначаются его роли. Пользователю можно назначить несколько ролей одновременно.

В некоторых типовых решениях возможность создавать пользователей существует и в режиме 1С Предприятие. Для этого в справочнике «Пользователи» существует отдельная закладка «Пользователи БД» в которой можно формировать список пользователей:

После создания нового пользователя и запуска системы в режиме «Предприятие», информация об этом пользователе автоматически будет внесена в справочник «Пользователи». Эта операция выполняется разово при первом запуске информационной базы и сопровождается сообщением о добавлении пользователя в справочник. Список пользователей можно объединять в группы (подгруппы), поскольку справочник поддерживает иерархию. Например, можно создать следующие группы пользователей: администратор, кассиры, бухгалтеры. Права на такие действия имеют только те пользователи, которые выполняют административные функции. Доступ к справочнику осуществляется через меню «Сервис -> Пользователи». Доступ к настройке параметров текущего пользователя осуществляется через меню «Сервис -> Настройки пользователя».

Код элементов справочника «Пользователи» - текстовый. В качестве значения кода записывается «Имя пользователя», которое задано данному пользователю в Конфигураторе в списке пользователей системы, при входе в систему конфигурация определяет пользователя, который работает с системой, по совпадению имени пользователя в Конфигураторе и имени пользователя в справочнике «Пользователи». Следует отметить, что длина кода в справочнике 50 символов, поэтому не следует в конфигураторе задавать имя пользователя больше 50 символов.

Для связи справочника «пользователи» и справочника «физические лица» предусмотрен реквизит «Физическое лицо». Реквизит может быть пустым.

На закладке «Настройка» определяются индивидуальные настройки текущего пользователя. Эти настройки сгруппированы по функциональному назначению. Рекомендуется сразу же определить эти настройки, поскольку именно они во многом определяют поведение системы для каждого пользователя.

Настройки по умолчанию обеспечивают подстановку соответствующих значений в однотипные реквизиты документов, справочников, отчетов и обработок прикладного решения. При грамотном использовании этого механизма существенно сокращается время работы пользователей с объектами информационной системы, исключаются многие виды ошибок ввода;

Настройки панели функций управляют поведением сервисного механизма «Панель функций», с помощью которого можно осуществлять быструю навигацию по разделам информационной системы и получат! контекстную справку. Особенно полезно использование этого механизма при начале работы;

Остальные настройки управляют поведением системы на уровне конкретных ее элементов. Например, при включении контроля корреспонденции счетов во всех документах, справочниках и отчетах при выборе значения счета из бухгалтерского или налогового плана счетов будет осуществляться принудительный отбор счетов доступных к выбору исходя из состояния специализированного регистра сведений

«Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета», что сильно ограничит возможности конкретного пользователя. В то время как у его соседа информационная система будет себя вести совсем иначе (описываемый флаг выключен).

На закладке «Контактная информация» вводится информация о контактной информации пользователя - адрес, телефон, адрес электронной почты и т.д.

На последней закладке «Доступ к объектам» осуществляется ограничение прав пользователей на уровне записей в таблицах информационной базы. Следует различать две технологии защиты информации, поддерживаемые в конфигурации:

Защита на уровне таблиц базы данных;

Защита на уровне отдельных записей таблиц базы данных (RLS);

При ограничении прав пользователя на уровне таблиц, такой пользователь не сможет производить какие-либо действия с таблицей в целом. Осуществляется такое ограничение на этапе конфигурирования прикладного решения путем настройки соответствующих ролей. Например, если для роли «Менеджер » запретить интерактивную пометку на удаление в справочнике «Контрагенты», конкретный пользователь информационной системы, которому будет назначена такая роль, не сможет пометить на удаление ни один элемент справочника «Контрагенты». При этом ему могут быть доступны другие операции со справочником: просмотр, создание новых элементов, выбор имеющихся и т.д. Но при таком подходе невозможно, например, скрыть от такого пользователя «чужих» контрагентов (с которыми работают другие менеджеры предприятия) и данные по ним.

Для решения подобных задач используется механизм ограничения прав доступа на уровне записей (Record Level Security - RLS). В прикладных решениях предусмотрено ограничение прав при помощи этого механизма для определенных ролей, например, в информационной системе «1С: Бухгалтерия 8.1 для Украины» для двух ролей:

«Бухгалтер»;

«Главный бухгалтер».

При этом нужно учитывать то, что конкретному пользователю некоторые роли могут быть изначально не назначены.

Поэтому при ограничении, например, роли «Главный бухгалтер» для текущего пользователя никакого ограничения может и не произойти в случае, если этому пользователю в режиме «Конфигуратор» назначена только роль «Бухгалтер» и не назначена роль «Главный бухгалтер». Таким образом, перед тем как использовать эту механику нужно точно знать какие роли назначены конкретным пользователям информационной системы. В область ограничиваемых в типовой конфигурации данных попадают:

Организации из справочника «Организации». То есть при ограничении какого-либо пользователя набором организаций, он физически сможет оперировать только с данными, отраженными по этим организациям. Причем такое ограничение будет распространяться только на документы и отчеты. На справочники этот механизм в типовом решении не влияет (кроме самого справочника «Организации»). Таким образом обеспечивается единство нормативной и номенклатурно-справочной информации в рамках информационной базы.

Внешние отчеты и обработки, подключенные через специализированные сервисные механизмы;

Технически описываемый механизм является универсальным. Поэтому при необходимости им можно пользоваться при доработке конфигурации для ограничения прав пользователей согласно условий конкретной задачи. Например, предусмотреть какое-либо ограничение доступа к элементам списка номенклатуры.

Физически доступ к механизму ограничения прав на уровне записей таблиц базы данных может быть осуществлен из четырех объектов прикладного решения:

Справочник «Пользователи». Здесь на закладке «Доступ к объектам» для текущего пользователя делается набор «разрешенных» объектов и «разрешенных» действий над ними в разрезе каждой роли

Справочник «Группы пользователей». Для удобства работы предусмотрена возможность объединения пользователей в группы. Для этих целей используется специальный справочник «Группы пользователей». Для каждого элемента справочника можно задавать список пользователей, который хранится в табличной части элемента справочника. В справочнике «Группы пользователей» присутствует один предопределенный элемент «Все пользователи». Список пользователей для этого предопределенного документа не подлежит изменению и физически он пуст. Доступ к справочнику осуществляется через меню «Сервис -> Группы пользователей» полного интерфейса. Дополнительно в каждой группе должен быть определен ее администратор, который будет осуществлять изменение состава группы с течением времени. Закладка «Доступ к объектам» и принципы работы с ней аналогичны рассмотренной выше для справочника «Пользователи»;

Справочник «Организации». Здесь на закладке «Доступ к объектам» для текущей организации определяется набор «допущенных» пользователей (или групп пользователей) и «разрешенных» им действий текущим объектом в разрезе каждой роли;

Независимо от настроек прав доступа и определенных на этапе конфигурирования ролей, информация обовсех действиях всех пользователей при работе с информационной базой может отражаться в журнале регистрации.

Журнал регистрации вызывается из пункта меню «Сервис -> Журнал регистрации». Подробное описание порядка работы с журналом регистрации приведено в книге «Руководство пользователя».

Информационная система обладает набором средств управления, в который входит: главное меню, панели управления, строка состояния. Все вместе это называется интерфейс пользователя.

Для облегчения работы с информационной системой предусмотрено несколько интерфейсов:

Административный,

Бухгалтерский,

обеспечивающих выполнение различных функций. Основными рабочими интерфейсами являются «Бухгалтерский» и «Полный». «Бухгалтерский» интерфейс беднее «Полного», в нем отсутствуют некоторые команды и возможности.

Но принципы построения обоих интерфейсов одинаковы. Все команды в них сосредоточены в меню. Каждое меню предназначено либо для выполнения сервисных или общих функций, либо «обслуживает» конкретный раздел учета. В меню последнего типа могут быть подменю, ориентированные на выполнение конкретных функции в рамках такого раздела учета. При этом команды вызова журналов и списков документов расположены выше, чем команды вызова справочников и других элементов нормативной и номенклатурно-справочной подсистемы. Несмотря на то, что при старте системы в первую очередь придется работать именно с элементами нормативной и номенклатурно-справочной подсистемы каждого раздела типовой конфигурации, далее при обычной оперативной работе журналы и документы будут требоваться чаще, чем справочники. Вся отчетность сосредоточена в отдельном меню.

При создании карточки пользователя информационной системы в режиме «Конфигуратор», назначается основной интерфейс, который будет использоваться по умолчанию при запуске программы. Вместе с тем, есть возможность переключаться в течение сеанса работы с информационной системой между интерфейсами. Осуществляется это через меню «Сервис -> Переключить интерфейс. При этом следует понимать, что возможность изменения средств управления информационной системой не приводит к автоматическому изменению и прав доступа.

То есть возможны ситуации, когда элемент можно просмотреть, но нельзя с ним ничего сделать (будет выдано соответствующее предупреждение), поскольку есть соответствующие ограничение в правах какой-либо роли, назначенной текущему пользователю.