التحضير لاجتماع التخطيط سهل ، هذه فرصتك. Planerka كطريقة لزيادة ولاء موظفي الشركة

يقول سيرجي لوجاتشيف إن الاجتماع ليس مجرد أداة لتحديد المهام الإدارية والحصول على تعليقات من الموظفين. يعتمد الكثير على كيفية عقد اجتماعات التخطيط والتشغيل في الشركة: كفاءة كل موظف على حدة وكفاءة الشركة ككل. في غضون ذلك ، يلاحظ السيد لوجاتشيف أن هذه فوضى حقيقية في المنظمات الروسية.

يجعل تنسيق الاجتماع التسلسل الهرمي للفريق أكثر شفافية

يقول سيرجي لوجاتشيف إن العَرَض الرئيسي للاجتماعات غير الفعالة هو ضياع الوقت الذي يمكن رؤيته بالعين المجردة. في الوقت نفسه ، يظل الطرفان غير راضين - كل من القائد الذي يتوقع زيادة في الكفاءة وإنتاجية العمل ، ومرؤوسيه ، الذين يهتمون بالاتفاق على كل شيء وفقًا للشروط الأكثر فائدة لهم.

المظهر الثاني لعدم الكفاءة ، والذي غالبًا ما ألاحظه: يبدأ الموظفون في التقليد ، أي التظاهر بأن كل هذه الاجتماعات ضرورية ومثيرة للاهتمام بالنسبة لهم ، مع العلم جيدًا أن الدقائق والساعات التي يقضونها في غرفة الاجتماعات هي الأوقات التي لا يستطيعون العمل ، ومن ثم يلومون الإدارة نفسها على ذلك ، كما يقولون ، إنه في حد ذاته يصرف انتباه الناس عن عملهم الرئيسي في كثير من الأحيان. لكن الأسوأ من ذلك كله ، أن الاجتماعات غير الفعالة يمكن أن تكون سببًا للطرد. انظر بنفسك: الموظفون ، بمبادرة من المدير ، مجبرون على مناقشة المعلومات غير المنظمة ، وإضاعة الوقت في الحديث الخامل ، وعندما يطلب المدير فجأة تنفيذ الخطط ، تبدأ المسؤولية في التحول من رأس إلى آخر. يجعل المرؤوسون الاستنتاج لأنفسهم بسيطًا: لدينا قيادة سيئة ، حان الوقت للاستقالة هنا. ويبدأ الفريق في التمثيل في الأفلام ، وليس بمفرده ، ولكن في أقسام فرعية كاملة. هذه بالفعل خسائر بشرية محددة تمامًا يمكن أن يؤدي إليها اجتماع منظم بشكل غير صحيح.

ما هي الأخطاء الرئيسية التي يرتكبها كبار المديرين عند عقد الاجتماعات؟

الخطأ الرئيسي هو عندما لا يعرف القائد نفسه ما يريد. لذلك ، غالبًا ما تتحول خوارزمية الاجتماع إلى مخطط مبتذل لـ "بيع" حل ، عندما يأتي المدير ويقول: "أريد هذا!" يبدأ الموظفون في إبلاغه بالأسباب والمشكلات التي لا يمكن تحقيق الهدف بسببها. يقاوم القائد ، ولكن بعد مرور بعض الوقت ، "مقتنعًا" من قبل مرؤوسيه ، قام بتخفيض العارضة. الجميع يتنهدون بارتياح ويتشتت ، لكل منهم مصلحته الخاصة: القائد "أجبر" المرؤوسين ، المرؤوسين "أقنعوا" المدير. مع هذا النهج ، تتحول لعبة "أنا لا أفهمك" إلى جزء من ثقافة الشركة. وهذا مجرد مثال واحد للعمل مع الحضنة.

كيف تحدد أهداف الاجتماعات بشكل صحيح؟

يجب أن يعرف القائد أفضل من مرؤوسيه ما يريد تحقيقه وفي أي إطار زمني. إنه استراتيجي ولديه فكرة جيدة عن نقطة الدخول ونقطة الخروج. العملية نفسها معروفة بالفعل لمرؤوسيه. تتمثل مهمة المدير في وضع معيار حقيقي للموظفين لتقييم إمكانات الشركة بشكل صحيح. إذا ظهرت الأعذار تعامل معهم بكفاءة. أبسط شيء هو تعيين المهام بتنسيق SMART ، مما يجعل من الممكن تحقيق نفس الفهم الأولي للمهمة من الموظفين ، ويحظر عمليًا نقل المسؤولية أثناء تنفيذها ، و "ابتكار" معايير جديدة لأداء أو تغيير المواعيد النهائية. وهذا يعني أن تنسيق SMART يوفر القضاء على "أمراض الطفولة" للإدارة عند تحديد المهام.

في أحد العاملين أو الاجتماع ، يجب على الرئيس أن يثير مقاومة الموظفين على وجه التحديد من أجل التعامل معها هنا وبالتالي منع ظهورها في المستقبل. سوء التقدير النموذجي في هذه الحالة هو القسوة المفرطة (الانقطاعات ، الملاحظات النقدية ، والوقاحة في كثير من الأحيان كرد فعل لأفعال غير مناسبة للمرؤوسين) أو التواطؤ (المحادثات مع المرؤوسين ، "الإقناع" ، الخلافات). إذا لم نجد طريقة للتحقق من ولاء الموظفين في هذه المرحلة في وجودنا ، فستزداد مقاومة إكمال المهام أثناء عملنا معهم: مواقف العمل الحالية ، والتداخلات المؤقتة والموارد ، والاحتكاك داخل الفريق بسبب التحفيز و سيظهر توزيع المسؤوليات. لمنع حدوث ذلك ، يحتاج المرء إلى تفويض شيء ما ، والثاني يحتاج إلى تحفيز ، والثالث يحتاج إلى أن يتم تكليفه برقابة صارمة من المرؤوسين الآخرين. أي أنه من الضروري تقليل المشاكل حتى في مرحلة تحديد الأهداف.

الخطأ الثاني يأتي من الأول: غالبًا ما يتبع المدراء الفريق وبدلاً من دفع قرارهم الخاص ، شاركوا في مناقشات حول ما يجب القيام به ، وكيفية القيام به ، وما إذا كان عليهم القيام بذلك على الإطلاق. يتم إجراء العديد من المناقشات عمدًا من قبل المرؤوسين من أجل "تناول" المزيد من وقت العمل ، وإذا سمح المدير بذلك ، فهذا يشير إلى عدم قدرته على إدارة الوحدة.

لكن أليست المناقشة طريقة للحصول على تعليقات من المرؤوسين؟

لتجنب الالتباس ، دعنا نحدد المفاهيم. هناك صيغ اجتماعات ، والغرض منها هو إدارة الوحدة: اجتماعات التخطيط ، والاجتماعات التشغيلية ، والاجتماعات. لديهم هدف وخوارزمية لتحقيق الهدف. هذه أدوات ملموسة ، مثل مفتاح الربط. يتم تعليمهم في التدريبات. وهناك تنسيقات للاجتماعات ، والغرض منها هو المناقشة الجماعية: العصف الذهني ، والمناقشة ، وتبادل الآراء. لا تحتوي هذه التنسيقات على تقنيات ، بل استراتيجية - تسلسل عام من الإجراءات: الاتصال الأولي ، والغرض ، والعصف الذهني ، والتلخيص. المناقشة في عملية إدارة الفريق هي مؤشر على أن القائد لم يفكر في المهمة. التوضيحات ، وليس المناقشات ، مسموح بها في "تنظيم" اجتماعات التخطيط أو الاجتماعات.

المشكلة العامة للشركات الروسية في عقد الاجتماعات هي بالتحديد أنه لا يوجد فهم لهذا التقسيم ، لهذا الهيكل. والبنية هي الثقافة. المعايير موجودة في كل مكان - في المبيعات ، في المفاوضات ، في إعداد وتنفيذ الوثائق ، ولكن لسبب ما في عقد اجتماعات التخطيط ، والعاملين والاجتماعات في كثير من الأحيان لا توجد معايير. يتجلى هذا "الافتقار إلى الثقافة" حتى في الجهاز المفاهيمي. ندعو جميع الأحداث الجماعية اجتماعات. والاجتماع هو في الواقع أحد الأشكال الممكنة. هناك أيضا اجتماع التخطيط و RAM.

ماهو الفرق؟

كل شيء بسيط للغاية. اجتماع التخطيط هو تذكير بما تحتاج الوحدة لإنجازه. المنطوق - اجتماع لحل مشكلة الوضع. ويعقد الاجتماع لتحديد المشاكل الجديدة التي تحتاج إلى حل. هذا يؤدي إلى متطلبات مختلفة لنشاط المشاركين. اجتماع التخطيط هو مجرد اختبار للتفاهم المتبادل ، والإبداع هنا غير مناسب. من ناحية أخرى ، يتطلب الاجتماع نشاطًا كبيرًا من المشاركين ، ويعمل القائد أكثر كمنسق.

ماذا سيحدث إذا قمنا بدعوة الأشخاص النشطين والمبدعين إلى الاجتماع؟ أم سنقوم بدعوة الأشخاص غير القادرين على اتخاذ القرارات إلى الاجتماع؟ الأول سوف يشعر بالملل ، والثاني سوف يجلس. وكل هذا يضيع وقت العمل.

انتظر ، لكن إذا قلنا أن المناقشات في الاجتماع غير مقبولة ، فما هو نوع الإبداع وتدفق الأفكار؟

لا يمكن عقد الاجتماع إلا إذا كان الفريق قد طور بالفعل ثقافة مشتركة للاستخدام الرشيد للإمكانات البشرية والوقت في أحداث إدارة أبسط - اجتماعات التخطيط والمهام التشغيلية. ثم من الممكن تحقيق التوازن الأمثل بين هيكلية الخوارزمية لتحديد المهام والمبادرة الشخصية للمشاركين في الاجتماع.

من الناحية المثالية ، من الضروري دعوة موظفين مختلفين إلى اجتماع التخطيط والتنفيذ والاجتماع. يجب أن يتم الاختيار ليس فقط للوضع الرسمي ، ولكن أيضًا لصفات النشاط والأعمال. في أغلب الأحيان ، يتم ذلك على النحو التالي: أولاً ، يُعقد اجتماع تخطيط ، يجتمع فيه جميع الأطراف المشاركة في العملية قيد المناقشة. إذا ظهرت مشكلة ، فسيتم إطلاق سراح بعض الأشخاص ، ويبقى فقط أولئك القادرين على المشاركة بنشاط في حل الموقف. إذا كانت هناك حاجة فجأة لمناقشة الاتجاهات الجديدة ، فستبقى دائرة ضيقة جدًا من الموظفين ويتم عقد اجتماع. على الرغم من أن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان. يتمثل النشاط الرئيسي للشركة ، بعد كل شيء ، في اجتماعات التخطيط والاجتماعات التشغيلية ، والاجتماعات ، في جوهرها ، أقرب إلى جلسات التخطيط الاستراتيجي.

أظن أن الأطر الزمنية لكل تنسيق مختلفة أيضًا؟

عادةً ما يستمر اجتماع التخطيط من 5 إلى 10 دقائق ، ويكون جاهزًا للعمل - حتى ساعة ، والاجتماع - حتى 1.5 ساعة. ويجوز إجراء كل الأحداث الواحدة تلو الأخرى. أفضل وقت للتخطيط للاجتماعات وذاكرة الوصول العشوائي هو الصباح. من الأفضل تقسيم الاجتماعات إلى قسمين. في المساء - الجزء المسطح ، حيث يتم الإعلان عن المهام الرئيسية ، ومن المقرر عقد اجتماع كامل في صباح اليوم التالي ، بحيث يكون لدى كل مشارك وقت للتفكير. ممارسة جيدة جدًا ، لكن نادرًا ما يفعل أي شخص ذلك.

ماذا يعطي استخدام التنسيقات للشركة؟

بمجرد أن تستقر أذهان الناس ، ما هو الفرق بين اجتماع التخطيط والعامل ، والعامل من الاجتماع ، فهم قادرون بالفعل على حساب قواتهم بشكل مناسب ، وبالتالي ، المشاركة الأكثر فاعلية في حدث جماعي .

لكن الشيء الأكثر أهمية هو أن مثل هذا الهيكل (اجتماع التخطيط - فريق العمل - الاجتماع) يسمح بتقسيم المرؤوسين إلى مجموعات. إنها تخبر الناس بأمانة: حتى الآن أنت تستحق فقط اجتماع التخطيط ، ويمكنك المشاركة في العامل ، وقد كبرت بالفعل على الاجتماعات. هذا يسمح للموظفين بوضع بعضهم البعض في الفريق ، لأنه عندما يعملون في نفس القسم ، غالبًا ما يكون فهم أن هذا الاختصاصي أفضل ، وهذا أسوأ ، غالبًا ما يكون غائبًا. وبمجرد أن حددنا دائرة المشاركين في اجتماعات التخطيط والعاملين والاجتماعات ، حددنا أولوياتهم: أي منهم يجب أن يتعلم ، ومن - يجب أن يعلم. نتيجة لذلك ، يصبح التسلسل الهرمي للشركة أكثر شفافية.

الإضافة الثانية من هذا الخفض هي أنه من الممكن بالفعل تفويض جزء من الصلاحيات للمشاركين في النشطاء والاجتماعات ، مما يعني أنه يمكنهم توفير الكثير من الوقت. ولكن نظرًا لأن التفويض ينطوي على حل مجموعة كاملة من القضايا المعقدة المتعلقة بالدوافع الإضافية ونقل المسؤولية ، فمن الأسهل على المديرين إجراء اجتماعات بالطريقة القديمة بدلاً من تنظيم شيء ما هناك.

دائمًا ما يكون أي اجتماع تشغيلي وتخطيطي بمثابة بث لأسلوب الإدارة الذي يعلنه المدير. وفقًا لتقديرات استشهد بها سيرجي لوجاتشيف ، يلتزم حوالي 70٪ من القادة الروس بالاستبداد في العلاقات مع مرؤوسيهم ، وهو أمر مفهوم. أسلوب إدارة الصراع ، عندما يكون المخرج هو الملك ، وكل شخص آخر هو الرعاع ، يبقى بعيدًا ، على الرغم من أنه لا يزال لديه أتباعه ، والأسلوب الديمقراطي الذي قدمته الإدارة الغربية ، كما يعتقد السيد لوجاتشيف ، تبين أنه غير فعال في بيئة الأعمال المحلية: "لا يتحمل الناس مسؤولية عملهم ، لأنهم لا يتمسكون به. وسيتزايد النقص في الموظفين وسيستمر إنتاج هذه اللامسؤولية ". لذلك ، تبين أن الأسلوب الاستبدادي هو الأنسب لظروف العمل الحديثة ، وهو الذي يتم بثه في أغلب الأحيان أثناء الاجتماعات.

هل الأكثر شيوعًا يعني الأفضل؟

لم اكن لأقول هكذا. بالطبع ، عندما تكون المنافسة شرسة ، يكون الوقت هو العامل الحاسم. وإذا لم تبدأ الشركة في جزء أو آخر من السوق اليوم ، فقد لا تكون موجودة على الإطلاق غدًا. الأسلوب الاستبدادي يوفر الوقت. لكنها تقصر أيضًا من عمر الشركة. كيف؟ هناك المزيد من الدوران في المنظمات الاستبدادية. يتغير الناس كثيرًا ، وتضيع الخبرة جنبًا إلى جنب معهم التقاليد ، وفي النهاية تتحول الشركة إلى اللون الرمادي ، مما يعني أنها تخسر. الخيار الأكثر صحة هو أسلوب الإدارة المرن ، عندما يتم أخذ رغبات وقدرات كل موظف في الاعتبار على أساس نظام القواعد. مرادفات المرونة في هذا السياق بناءة ومسؤولة. يعني القائد المرن أن تكون متعلماً وأن تطبق المعارف والمهارات المكتسبة في الممارسة.

غالبًا ما يكون الفشل في اتباع القواعد الأساسية للاجتماع مظهرًا من مظاهر الأسلوب الاستبدادي. على سبيل المثال ، لا يعلن القادة جدول الأعمال ، أو يعلنونه ، ولكن فقط إذا طلبت ذلك بنفسك ، وتمت صياغة الأطروحات بعبارات عامة جدًا وليست محددة.

هذا أمر مفهوم ، لأن أي قائد يعتبر الاجتماع أيضًا وسيلة لتأكيد الذات في الفريق. لكنها أيضًا قضية ثقافية. يجب أن يحتوي أي جدول أعمال على ثلاثة عناصر إلزامية. أولا ، موضوع الاجتماع. والثاني هو الوقت ، ومن الضروري الإشارة ليس فقط إلى وقت البداية ، ولكن أيضًا إلى نهاية الحدث حتى يتمكن الموظفون من التخطيط ليومهم. إذا لم يكن هناك وقت انتهاء ، فهذا يعني حتماً أن العمليات التجارية ستتأخر. لماذا ا؟ كما يقول Gleb Arkhangelsky بشكل صحيح ، إذا كان لدى الشخص الفرصة لعدم القيام بشيء ما ، فسوف يفعل ذلك في النهاية. لذا فإن الاجتماع بحدود غير مؤكدة يمكن أن يجعل يوم العمل بأكمله يذهب هباءً. العنصر الثالث ، الذي يجب أن يكون بالتأكيد على جدول الأعمال ، هو التنسيق ذاته بحيث يمكن للموظفين حساب قوتهم. إذا كان الشخص يعرف موضوع الاجتماع ووقته وشكله ، فإن كفاءته ترتفع.

وإذا قال القائد: "أنا المدير ، وبالتالي سأحدد بنفسي قواعد كل اجتماع من اجتماعاتنا". كيف تكون خاضعا؟

يمكنك أخذ زمام المبادرة واقتراح عقد أحد اجتماعات "العلوم". في وقت من الأوقات أعجبت بمثل هذا المثال. بمجرد أن طُلب مني إنشاء عملية تداولية في شركة استغرقت اجتماعات التخطيط والاجتماعات التشغيلية وقتًا طويلاً. عرضوا تسجيلاً بالفيديو للاجتماع: أمضى المخرج ، بحضور 16 من كبار المسؤولين التنفيذيين ، نصف ساعة في حل نصف المهام. أنا ببساطة لا أستطيع أن أنظر إلى أبعد من ذلك. شرحت للمشاركين ما هي الأشكال ، والعناصر التي تتكون منها ، وأعطت الأمثلة والعروض التوضيحية اللازمة ، ثم صاغ كل منهم مهمة لنفسه لحل مشكلة أو أخرى من مشاكله. 16 شخصًا - 16 مهمة. تداخلت المهام جزئيًا مع مهام الأقسام الأخرى ، لذلك حددوا دائرة المشاركين ، الذين يجب أن يحلوا هذه المهام ، والشكل الذي سيقومون بتنفيذه. بالإضافة إلى ذلك ، كان لدى الرجال روح الدعابة ، لذلك قاموا بتعيين كبير المحاسبين ، الذي لا يتمتع بمهارات اتصال تقريبًا ، كرئيس للاجتماع. وفي 15 دقيقة حلوا أربع مسائل. احسب الكفاءة! والنقطة هي فقط التكنولوجيا ، الشكل!

هناك قانون هندريكسون: عندما تتطلب مشكلة ما عدة اجتماعات ، فإنها تصبح أكثر أهمية من المشكلة نفسها.

لم أصادف منظمات لديها اجتماعات كثيرة جدًا. وهناك سبب واحد لذلك: بمجرد أن تبدأ الاجتماعات في شغل 30-40٪ من وقت العمل ، فإنها تكتسب شخصية "اليمين". ببساطة ، سئم الناس منهم ، وبالتالي يبدأون في التأخر ، والتفويت ، والتخريب ، والنقد المباشر ، وفي النهاية ، تنخفض الاجتماعات بشكل طبيعي. أي بمجرد أن يصل عدد الاجتماعات إلى عتبة حرجة ، يفهم الناس أنفسهم: توقف ، نحن نفعل شيئًا خاطئًا. هذه عملية ذاتية التنظيم ، ولا أحد ، حتى أكثر الرؤساء تطلبًا ، قادر على عكسها.

قواعد الاجتماع الفعال:

• تعلم كيفية تعيين المهام للمرؤوسين بتنسيق SMART ؛
• إجراء اختيار واضح للمشاركين في الاجتماع ؛
• الحد الأدنى من المناقشة. التوضيحات ، وليس المناقشات ، مقبولة ؛
• إثارة مقاومة من الفريق في مرحلة تحديد المهام بحيث لا يكون هناك تخريب في عملية إنجازها.
• توزيع المسؤولية بحيث يمكن السيطرة عليها ؛
• كافئ الذين ميزوا أنفسهم وعاقب المذنبين أمام الجميع. لا قرارات وراء ظهور الموظفين! هذه هي شركتك التي تبدأ بمساحة المعلومات الخاصة بك.

ايلينا زولوبوفا

بوريس ميتلينكو
المصدر: ABC لمدير "فاسد"

لقد فوجئت اليوم عندما علمت أن المدير قد قرر الاقتراب من الناس ، ومن يوم الاثنين سيتعين عليك تقديم تقرير في اجتماع إعلامي مدته خمس دقائق حول العمل المنجز ووضع الخطط علنًا. إذا كان لديك فكرة

لقد فوجئت اليوم عندما علمت أن المدير قد قرر الاقتراب من الناس ، ومن يوم الاثنين سيتعين عليك تقديم تقرير في اجتماع إعلامي مدته خمس دقائق حول العمل المنجز ووضع الخطط علنًا. إذا لم يكن لديك أي فكرة من أي طرف تقترب من كل هذا وماذا تتوقع - اقرأ ، كن في متناول يديك.

يبدو أن رئيسك قد حصل أخيرًا على نوع من الكتب مثل "Team Leadership for Dummies" أو نصحه بعض الرفاق الأكبر سناً. في الواقع ، هذه إحدى القواعد الأساسية لعمل المدير:

1. تعيين مهمة

2. تعيين فناني الأداء

3. تحديد المواعيد النهائية

4. مراقبة المنفذين في عملية تنفيذ الأمر.

يشير تقرير في اجتماع تخطيط مدته خمس دقائق إلى أن الموظفين يعملون على أنفسهم ويساعدون في التحكم في أنفسهم. وسيقوم الطاهي بالجلوس ، وتسليم المهام الجديدة وتدوين الملاحظات في يومياته. يهدف هذا الإجراء إلى خلق جو في الفريق "ليس لدينا ما نخفيه - نحن فريق. السلطات تراقب نبض الأحداث. لم يتم التخلي عن الموظفين. الاخ الاكبر يراقبك".

هذا حتى تعرف ما هي الدوافع التي تقود قيادتك.

لدي خبران لك: أحدهما جيد والآخر ... أنت تقرر بنفسك.

النبأ السار هو أن القليل من القادة قادرون على اتباع قواعدهم الخاصة في الموعد المحدد. (قد تنتهي كل هذه الفوضى في اجتماعات التخطيط قريبًا)

خبر آخر:

إذا لم يتم قبول هذا في وقت سابق في مؤسستك ، فستأتي التغييرات ، ولديك فرصة للتأكد من أنك لاحظت وتقدير. أنا أتحدث عن مهنة.

1. يجب أن تكون خططك واقعية.

الخطة الحقيقية هي التي وراءها سبب حي. عمل تعرفه جيدًا ، وتخيل كيفية إكماله من الخطوة الأولى إلى الخطوة الأخيرة. لأي سؤال يتم طرحه قبل أو أثناء العمل ، يجب إعطاء إجابة واضحة ومفصلة. (القادة الذين يفكرون في تصنيفات محددة وليست غامضة ، يقدرونها).

سأقدم أمثلة على كيفية التمييز بين الرئيس المجرد والرئيس الملموس.

الشيف ، الذي يفكر بوضوح ، يستخدم عبارات في الكلام ، يمكن رؤية كل كلمة منها ولمسها. "لا أرى النتائج". أرني بالضبط ما فعلته. "أنت غير مرئي ، لا تشعر أنك في العمل". "خذها على عاتقك" ، إلخ. يركز على النتيجة ، وعنصره هو الأرقام الدقيقة والتواريخ الدقيقة.

الطاهي الذي يفكر بشكل تجريدي وفقط فقط سيبدو هكذا: "دعونا نحدد وجهات النظر." "سنناقش إمكانيات التفاعل" ، "يجب تنفيذ طلبك في أسرع وقت ممكن." عادة ما يكون مثل هذا الشخص موجهًا نحو العملية. يمكنه القيام بالكثير من العمل ، فهو مشغول باستمرار بشيء ما ، لكن الناتج قريب من الصفر.

(بالنسبة لأولئك الذين يعرفون ما هو البرمجة اللغوية العصبية: رئيس محدد - حركي بصري أو حركي بصري. رئيس الملخص - سمعي. تحقق ، لاحظ)

2. قم بتضمين التعيينات التي لا يمكن التحقق منها في خطتك. (محاكاة نشاط الغليان)

الخطط التي لا يمكن التحقق منها هي مجال من نشاطك لا يمكن التحقق منه إذا لم تجلس فوق روحك بشكل لا ينفصل طوال اليوم. لماذا هذا مطلوب؟ إليكم السبب. مهما كانت البرامج التي تطورها ، ومهما كانت المشاريع التي تفقسها ، فإن الظروف ستتداخل معك بالتأكيد. سيكون هؤلاء زملاء وأقارب لديهم أسئلتهم ومشاكلهم ، وسوء الأحوال الجوية مع هطول الأمطار الخاصة بهم ورؤساء مع تقريرك الخاص. هناك خطط لا يمكن التحقق منها للحصول على السبق للعمل غير المتوقع. (لا أنصحك بإساءة استخدامها ، فستكفي قطعة واحدة من المهام التي لم يتم التحقق منها في الأسبوع)

"ماذا فعلت ساعتين من وقت العمل؟" - يسأل الرئيس.

"كنت أنتظر موعدًا في لجنة الإسكان والخدمات المجتمعية ، كما أبلغتك في اجتماع التخطيط يوم الاثنين" ، أجبت بمرح.

هذا كل شيء ، لا توجد أسئلة.

كتب صديق مبرمج لي تطبيقًا ، عند إطلاقه ، عرض أشرطة رقمية قيد التشغيل ، وأشرطة زرقاء لمؤشرات التقدم بنسب متغيرة ، وما إلى ذلك. عندما احتاج إلى الذهاب بعيدًا عن العمل ، أطلق هذا البرنامج ، والتفت إلى الجميع ، "لا تلمس الكمبيوتر ، ستتم إعادة فهرسة قاعدة البيانات الخاصة بي هناك ،" ثم تركها. ومع ذلك ، فقد سلم جميع واجباته وتطوراته في الوقت المحدد (!)

3. عند مناقشة الوقت الذي تحتاجه لإكمال مهام العمل ، اطلب مرة ونصف إلى مرتين أكثر مما تحتاجه حقًا. قم بإنجازه مبكرًا - أبلغ مبكرًا واكتسب سمعة كمدير تنفيذي ، أو اقض الوقت الذي تم توفيره في أشياء أخرى. ستكون هناك صعوبات غير متوقعة في عملك - ستظل تتعامل مع الوقت الموعود به وستظل تتمتع بسمعة موظف موثوق: "هذا الموظف ، إذا وعد ، سيفي بالغرض".

هناك قاعدة: سيستغرق المشروع ضعف المدة وثلاث مرات أكثر مما كان يفترض في البداية ". لا يبدو ذلك جيدًا ، أليس كذلك؟ ومع ذلك ، فهذه قاعدة من كتاب ذكي أكدتها الحياة. لأول مرة التقيت به عندما فتحت أنا وأصدقائي مقهى ، حيث كنت مديرًا في وقت لاحق. عملت القاعدة بدقة يومين ومائة روبل. ثم كان هناك الكثير من التأكيدات. انظر حولك ، اسأل أصدقائك. إذا كانت لديهم هذه المؤشرات بشكل أفضل ، فعندئذ لدي شيء لأتعلمه منهم.

4. للروتين الحالي، والتي لا تحقق نتائج ملموسة ، ولكنها تستغرق الكثير من الوقت ، بالفعل في الاجتماع التخطيطي الثالث والرابع اسأل نفسك مساعداأو القدرة على تحويل هذا العمل إلى موظف أقل نشاطًا أو غير مثقل بالأعباء. (إذا سلموه إليك - فهذه هي بداية تشكيل فريقك).

هذا ، في الواقع ، كل شيء عن التخطيط. دعنا ننتقل إلى التقارير.

5. تجنب الإبلاغ عن النتائج المؤقتةما لم يكن ، بالطبع ، لمشروع طويل الأجل أو لا تتطلب الإدارة تقريرًا فوريًا.

يحتاج الناس إلى معرفة ما تفعله ، وليس كيف تفعله.

سيأتي إليك الإتقان عاجلاً أم آجلاً - هذه هي القدرة على التعامل مع العمل بسرعة وسهولة. لسوء الحظ ، في هذا البلد ، لا يحبون الخفة ، وهنا يحظى العمل الجاد لغير المحترفين بتقدير كبير. (غير المتخصصين أرخص)

إذا كنت لا تزال تُسأل: "في أي مرحلة يتم تنفيذ شيء ما هناك عالمي ؟؟؟" - لديك إجابة واضحة في المخزون مثل: "في مرحلة نظر العملاء في المستندات". واضاف "تم التوصل الى اتفاق مبدئي للاجتماع خلال هذا الاسبوع (المقبل)". إلخ.

6. الإيجاز والدقة والوضوح.هذه هي معايير خطابك في اجتماع التخطيط. كن مستعدًا للإجابة على أسئلة إضافية.

7. عند الإبلاغ عن العمل المنجز ، لا تكن متواضعا.أنت لا تحتاج إلى أمجاد شخص آخر ، لكن ما لك هو ملكك فقط. إذا حصلت على مساعدة ، فتأكد من التحقق منها (سيكون الناس ممتنين لك). إذا تدخلوا ، هددوا: "سأبلغ السلطات في اجتماع التخطيط".

وانحراف صغير آخر. من فضلك لا تأخذ هذا النص كدليل لإزعاج رئيسك في العمل. سيساعدك ما هو مكتوب هنا على خلق بيئة عمل مريحة لنفسك. ملاحظة ، لا تبقى في العمل ، بل العمل. لسوء الحظ ، هناك قاعدة أخرى لحياة المكتب: "من يحرث ، يركبون ذلك". ستسمح لك هذه التوصيات ببناء منطقة العمل الخاصة بك في المكتب ، محمية من المطالبات الإدارية غير الضرورية ("كما ترى ، أنا مشغول!" الفرص المتاحة للعمل الفعال والنمو الوظيفي.

يسعدني تلقي التعليقات والنقد والاقتراحات.

الاجتماع ، الإحاطة ، المنطوق ، اجتماع لمدة خمس دقائق ، قاموس المجلس للمرادفات الروسية. إيجاز انظر الاجتماع قاموس المرادفات للغة الروسية. دليل عملي. م: اللغة الروسية. الكسندروفا ... قاموس مرادف

يخطط لاجتماع- و حسنًا. عامية ورشة عمل حول سير العمل بالخطة. كان اجتماع عمل عادي جاريا ، والذي كان يعقد بشكل شبه يومي في مكتب سابلين وكان يسمى اجتماعات التخطيط. BAS، v. 9، 1307. نعقد اجتماعًا تخطيطيًا مرة واحدة في الأسبوع ، ثم من ... القاموس التوضيحي للغة السوفييت

مخطط- يخطط لاجتماع عامية اجتماع إنتاجي قصير لمناقشة خطة العمل. قاموس إفريموفا التوضيحي. تي اف افريموفا. 2000 ... القاموس التوضيحي الحديث للغة الروسية بواسطة إيفريموفا

بلانيركا قاموس محاسبة كبير

بلانيركا- اجتماع تشغيلي عقد في المؤسسات والمنظمات حول التقدم المحرز في الخطة ... قاموس كبير للاقتصاد

يخطط لاجتماع- Agymdagy esh planin tiksherүgә bagyshlangan kyska gyna җiteshterү kyңәshmәse ... Tatar teleneң alatmaly sozlege

يخطط لاجتماع- و ، حسنًا ، روزم. ناردا عمل قصيرة ، مخصصة للخطة ... المفردات في اللغة الأوكرانية

يخطط لاجتماع- بلانيركا و ؛ رر جنس. صخرة ، دات. rkam. F. الانتشار. ورشة عمل قصيرة عن سير العمل بالخطة. بداية اجتماع التخطيط. ص الأسبوعية. P. من رؤساء المتاجر. لا تحضر للاجتماع. محاضرة في اجتماع التخطيط. ص مطول ... قاموس موسوعي

يخطط لاجتماع- مينك من عائلة أنثى ... المفردات الإملائية للغة الأوكرانية

لقاء- اجتماع ، اجتماع ، اجتماع ، جلسة عامة ، مؤتمر ، قمة ؛ اجتماع تخطيطي ، synclite ، مجلس ، تقويمات ، خمس دقائق ، عامل ، مديرية ، إيجاز قاموس المرادفات الروسية. اجتماع ن ، عدد المرادفات: 14 تقويمًا (3) ... قاموس مرادف

كتب

• دفتر ملاحظات "Khokhloma N2 maxi" اشترِ 380 روبل
• خوخوما رقم 2 ماكسي. دفتر دوامة،. سيكون الكمبيوتر المحمول ذو التنسيق الكبير مفيدًا في أي موقف تقريبًا ، سواء كان اجتماعًا في المكتب أو محاضرة أو دافعًا إبداعيًا. الغلاف مصنوع من البلاستيك العملي في تصميم المؤلف من ...

تنظيم وعقد الاجتماع بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

اعثر على حل للمشكلة المذكورة للمناقشة أو حدد الاتجاه لتطوير الموقف في اتجاه بناء.

من المثير للاهتمام عقد اجتماع التخطيط حتى لا يكون لدى المشاركين وقت للتثاؤب ولا يشعرون بضياع الوقت.

خطة عمل

1. تعرف على الطريقة المقترحة لتنظيم اجتماع التخطيط.

2. جهز نفسك ، جهز المواد اللازمة وادع المشاركين.

3. عقد اجتماع التخطيط.

4. تلخيص نتائج الاجتماع التخطيطي وتعريف جميع المشاركين بها.

كيفية تنظيم اجتماع التخطيط

أولاما هو مطلوب لاجتماع التخطيط هو سؤال أو موضوع لاجتماع التخطيط. ما هي مشكلة العمل التي تريد حلها؟ ما هو الأثر الإيجابي الذي سينتج عن الاجتماع التخطيطي لعمل المنظمة؟ أطلع المشاركين في الاجتماع على هذا السؤال مقدمًا. وبالتالي ، ستوفر الوقت أثناء اجتماع التخطيط ، وقد يأتي المشاركون في المناقشة ولديهم بالفعل أفكار مثيرة للاهتمام حول سؤالك.

ثانيا- هؤلاء هم الأشخاص الذين سيشاركون في اجتماع التخطيط. المتخصصين في أي ملف تعريف والمديرين على أي مستوى ، أو أي موظف خط تحتاجه للعثور على إجابة للسؤال المطروح.

ثالث- مكان الاجتماع التخطيطي. من المهم أن تكون هذه غرفة منفصلة أو حتى غرفة اجتماعات مخصصة. في حالة وجود مساحة كافية للجميع ، لن يتمكن الغرباء (غير المشاركين في اجتماع التخطيط) من إزعاجك ولن تصدر الهواتف رنينًا.

الرابعة- موعد الاجتماع التخطيطي. من المستحسن أن يكون مناسبًا لجميع المشاركين أو دائمًا. على سبيل المثال ، تعقد اجتماعات التخطيط اليومية كل يوم عند 8.30 حاد.على أي حال ، عند اختيار وقت اجتماع التخطيط ، سيكون عليك التركيز على المشاركين الأكثر أهمية. وتعيينه مسبقًا ، لبضع ساعات ، أو بشكل صحيح - أيام.

الخامس- لائحة الاجتماع التخطيطي. من المهم ليس فقط بدء اجتماع التخطيط في الوقت المحدد ، ولكن أيضًا الانتهاء منه في الوقت المحدد. حدد مسبقًا ترتيب مناقشة الأسئلة والوقت المخصص لكل مشارك. قم بالحد من ذلك ، فهذا سيجعل التقارير موجزة وغنية بالمعلومات قدر الإمكان. على سبيل المثال ، أداء واحد لا يزيد عن 10 دقائق.

السادس- المواد في متناول اليد. الحد الأدنى المطلوب هو الأقلام لجميع المشاركين والورق. اعتني بهذا بنفسك ، مقدمًا ، حتى لا تضطر إلى إضاعة وقت المناقشة في البحث عن ماذا وماذا تكتب. قد تحتاج أيضًا إلى: لوح ورقي ، وجهاز عرض ، وشاشة ، وجهاز كمبيوتر محمول ، وطابعة. يجب تحضير جميع المعدات واختبارها مسبقًا.

سابعا- رئيس اجتماع التخطيط أو السكرتير الذي سيسجل العملية ونتائج مناقشة مشكلتك.

تنسيقات التخطيط

1. تلخيص ، اجتماع إعلامي.

يمكن عقد هذه الاجتماعات أسبوعيا في بداية الأسبوع لقادة جميع أجزاء مؤسستك.

ما هي اجتماعات التخطيط هذه؟

2. اجتماع التخطيط - توزيع المهام الحالية.

تعقد عادة في بداية كل يوم عمل. التنسيق واضح - يقوم المدير بإصدار مهام لهذا اليوم لمرؤوسيه. الوقت أيضًا لا يستحق الإطالة - فقد تلقى الجميع مهامًا وذهبوا لتنفيذها.

3. اجتماع التخطيط لمناقشة السؤال المطروح.

أنت تصوغ سؤالك مقدمًا ، والذي قمت بصياغته الحياة نفسها والوضع الحالي في السوق الخاص بك.أعلن عن الغرض من الاجتماع ، أرسل هذه المعلومات إلى المشاركين. اطلب منهم الاستعداد (إذا لزم الأمر) بشأن هذه المسألة. حدد الجدول الزمني وسكرتير الاجتماع التخطيطي مسبقًا. إرسال نتائج اجتماع التخطيط لجميع المشاركين. لا يزيد وقت اجتماع التخطيط هذا عن ساعتين. ولكن هناك حالات تتطلب المزيد من الوقت. في هذه الحالة ، سيحدد فترات راحة منظمة من 15 إلى 20 دقيقة لتناول الشاي والراحة فقط. (قم بإعداد الشاي والحلويات مقدمًا أيضًا!)

4. اجتماع التخطيط الإبداعي.

طلبات التدريب
1) تطوير مورد الإبداع من أجل النمو (التطوير الذاتي ، النمو المهني ، تطوير الأعمال)
2) حل الخلافات الداخلية وتجاوز الأزمات بمورد الإبداع

إن تحقيق عمل جماعي جيد التنسيق وسريع وفعال ليس بالمهمة السهلة لأي مدير. تتمثل مهمة الرئيس في تطوير استراتيجية عمل واحدة لكل مرؤوس ، ومراقبة عملهم وتصحيحه. لتحقيق عمل مثمر ، تحتاج إلى فهم كيفية إجراء الاجتماعات ، وكيفية تعيين المرؤوسين بشكل صحيح لفترة معينة.

اجتماع التخطيط - مناقشة وتوزيع مهام العمل المجدولة لوقت محدد. يمكن تقسيم هذه الاجتماعات تقريبًا إلى عدة أنواع ، حسب نوعها ووقتها وعددها.

يشمل النوع الأول تقارير اجتماعات التخطيط (هذه ضرورية للإدارة لتقديم تقرير عن كيفية تنفيذ مهام العمل في الوقت الحالي) ، واجتماعات المناقشة (عند النظر في المقترحات ومناقشة التغييرات في خطة العمل) والاجتماعات التحفيزية (حيث يكون الجميع يحصل على مهمتهم في عملية حل المشكلة الرئيسية).

بناءً على الوقت ، يمكنك عقد اجتماعات يومية أو أسبوعية أو شهرية.

إذا أخذنا العامل الكمي كأساس ، فيمكن تقسيم اجتماعات التخطيط إلى عامة أو جماعية (حيث يكون جميع الموظفين حاضرين) ومغلقة (عندما تمنح مجموعة أو إدارة منفصلة).

اجتماعات التخطيط لها مزايا معينة:

• يحافظ على الانضباط ويقلل من التأخير.
• يساعد على تحديد المهام للفريق بشكل واضح ومفهوم. تعد الخطة قصيرة الأجل لهذا اليوم أكثر فائدة وإنتاجية من خطة الستة أشهر.
• يشير إلى الأداء الفعلي. تمتد هذه الجودة إذا قام الموظفون في اجتماع التخطيط بتقديم تقارير إلى رؤسائهم حول ما قاموا به.

لا تنس الدور التحفيزي للغاية للاجتماعات. إن عقد الاجتماع بكفاءة يعني التأثير الإيجابي على مزاج الموظفين وتنشيطهم للعمل المثمر وتحفيزهم على تحسين الأداء. بالإضافة إلى ذلك ، تساهم هذه الخاصية في إقامة علاقات إيجابية بين الفريق والرئيس.

على الجانب الآخر، عقد اجتماعات التخطيط له جوانب سلبية أيضا:

• الاجتماعات المطولة تستهلك الطاقة والطاقة من العمال.
• عادة ما تكون الاجتماعات المفاجئة غير المجدولة غير فعالة.

لتجنب هذه العوامل السلبية ، يجب أن تجري اجتماعاتك بعناية.

رأي الخبراء

في اجتماع التخطيط ، يقترح الموظفون أفكارًا جديدة لتطوير الأعمال والمبيعات

هاشميك جيفورجيان,

الرئيس التنفيذي وأحد مالكي سلسلة متاجر Provokatsiya في موسكو

نحن نكافئ وندعم موظفينا بكل الطرق الممكنة ، المهتمين بزيادة الوعي بالعلامة التجارية. قرر أصحاب الامتياز عقد اجتماعات خاصة مرتين في الشهر ، حيث يعبر الموظفون عن أفكارهم ومقترحاتهم لتطوير الشركة وزيادة المبيعات. يحصل مؤلفو المشاريع والأفكار الأكثر إثارة على مكافأة تصل إلى 15٪ من رواتبهم.

تم تصميم بعض أفضل مطبوعات القمصان في الأصل واقتراحها من قبل موظفينا. بفضل موظفينا ، نزيد وعي الشركة من خلال رعاية الأحداث الثقافية للشباب.

مثال صارخ: عرض أحد موظفينا في تولا المشاركة في المسابقات الرياضية البلدية والأمسيات في النوادي. ساهم إبداع وتفاني هذا الموظف في ظهور إعلاناتنا في مقاهي المدينة الشعبية. في النهاية ، تضاعفت المبيعات في مدينة تولا. زاد دخل الموظف بطريقة مماثلة - بعد بضعة أشهر أصبح مدير متجر.

3 مكونات لاجتماع تخطيط ناجح

1. مكون المعلومات.اجعل المادة شيقة ومفيدة للمستمعين. إذا تعذر تجنب المعلومات المملة ، فحاول تقديمها بطريقة غير معتادة. يجب أن تكون المعلومات المقدمة في اجتماع التخطيط مفيدة ومثيرة. إذا كنت تنوي أن يكون لديك اجتماع ناجح ، فمن الأفضل عدم مشاركة المعلومات اللطيفة والباهتة.
2. المكون العاطفي.المواد الرائعة ذات العرض السيئ هي مادة سيئة. تذكر الجامعة - كان قضاء الوقت في بعض الأزواج مملاً ، وكان الطلاب ينامون في الفصل حرفيًا ، بينما في الآخرين أراد الجميع فهم جوهر الأمر ومناقشته.
3. القائد الذي يعقد الاجتماع.تؤثر سلطة المتحدث بشكل مباشر على استيعاب المعلومات. إذا لم تكن قد وصلت بعد إلى مهارات بلاغية عالية ، فقم بدراسة النقطتين الأولى والثانية بجدية أكبر قبل عقد الاجتماع.

كيفية إجراء اجتماعات التخطيط لتجنب مقاومة الموظفين

ليس سراً أن الموظفين غالباً ما يكون لديهم موقف سلبي تجاه التخطيط للاجتماعات. يجدر فهم أسباب هذا التصور.

في البدايه، الأصل الأصلي لاجتماعات التخطيط هذه مرتبط بالوقت الذي لم تسمح فيه وسائل الاتصال بتنسيق عمل الأشخاص وكان من الضروري الالتقاء شخصيًا من قبل الفريق بأكمله وقضاء ساعات في مناقشة قضايا العمل المهمة. نظرًا لعدم وجود طرق أخرى لمعرفة أو مناقشة النقاط المهمة ، تراكمت الكثير من الأسئلة والتعليقات والاقتراحات حول العمل خلال الاجتماع. لذلك ، كان لا بد من عقد الاجتماع لعدة ساعات.

ثانيا، ينزعج العديد من العاملين في المكتب من حقيقة أن اجتماع التخطيط يستغرق 1/5 من إجمالي وقت العمل. في الوقت نفسه ، ليس هناك الكثير للمناقشة - عادة ما يستغرق خطاب الرئيس نصف الاجتماع بأكمله.

ثالثاإذا تم عقد اجتماع كل يوم ، فسيعامله الموظفون قريبًا على أنه حدث "للعرض". لن يقوم الموظفون بالإبلاغ بالتفصيل وهم مهتمون بتقدم العمل أو أي تغييرات ، لأنها ببساطة قد لا تحدث في مثل هذا الوقت القصير. الأهداف الرئيسية لأي شركة هي الخطط طويلة الأجل ، لذلك لا يستحق قضاء وقت ثمين من الموظفين للاستماع إلى "الأمور على ما يرام ، نحن نعمل". فقط في الحالات الحرجة وحالات الطوارئ والمهام العاجلة يصبح من الضروري عقد اجتماعات يومية.

كيفية عقد اجتماع تخطيط بشكل صحيح عن طريق اختيار الشكل المناسب

1. الاجتماع الإعلامي

يمكنك عقد مثل هذا الاجتماع التخطيطي يوم الاثنين ، وجعله حدثًا أسبوعيًا لكل قسم في شركتك ، لكل رئيس قسم. والغرض من هذا الاجتماع هو معرفة ما تم إنجازه في الأسبوع الماضي ، وما تم إنجازه ، وما هو مخطط لهذا الأسبوع. يمكن للقادة توصيل المعلومات المهمة إلى المرؤوسين وتحفيزهم على العمل بشكل منتج. لا تسحب الوقت - من الأفضل عقد الاجتماع في غضون 30 دقيقة.

2. توزيع المهام

من الأفضل القيام بهذا الاجتماع القصير في وقت مبكر من اليوم. يعطي المديرون مهام لهذا اليوم ويشرحونها للموظفين. إذا لم تكن هناك أسئلة أو معلومات مهمة ، فلن يستغرق مثل هذا الاجتماع الكثير من وقت العمال.

3. اجتماع التخطيط

من الضروري عقد مثل هذا الاجتماع التخطيطي بعد إخطار جميع الموظفين مسبقًا كتابيًا أو إلكترونيًا. دعهم يستعدون حول الموضوع ، وحدد موعدًا للاجتماع وسكرتير الاجتماع. أرسل أيضًا الاستنتاجات والاستنتاجات من الاجتماع إلى كل من كان حاضرًا أو ينبغي أن يكون في اجتماع التخطيط. من المهم ملاحظة أنه لا يمكن عقد مثل هذا الاجتماع التخطيطي لفترة طويلة. إذا كان لا يزال من غير الممكن تجنب ذلك ، فتأكد من أخذ فترات راحة للراحة أو تناول وجبة خفيفة.

4. لقاء إبداعي

إذا لم يكن لديك ما تقدمه للفريق هذه المرة ، فسيكون الخيار الجيد هو عقد اجتماع تخطيط بتنسيق غير قياسي. يمكن أن تكون مسابقة لأفضل فكرة أو جلسة عصف ذهني.

5. اجتماع التخطيط لحل النزاعات

لا تنس العامل البشري وسوء الفهم المحتمل في الفريق.

الموقف الصحيح للرئيس هو تحديد وحل مشكلة مماثلة. سيكون من الأنسب عقد اجتماع لهذا الغرض أكثر من أي وقت مضى. تحتاج إلى منح كل شخص الفرصة لشرح موقفه وإخبار ما لا يناسبه بالضبط. لا ينبغي أن يكون شكل مثل هذا الاجتماع صارمًا ، دع الناس يتحدثون أو يجادلوا ، يجادلون في آرائهم. بمجرد تحديد الصعوبات معًا ، عليك التغلب عليها. ليس من الضروري أن تأخذ الأمر على عاتقك فقط ؛ سيساعدك متخصصو الموارد البشرية وكبار المديرين.

تحتاج إلى عقد اجتماع عن طريق اختيار موضوع مثير للاهتمام للجميع - بحيث يريد الجميع التحدث ، ولديك الفرصة لتنظيم المحادثة وتعديل اتجاهها.

لخص الاجتماع ، واجمع ما قاله المشاركون ، وشارك النتائج معهم.

ليست هناك حاجة لتحذير الزملاء منذ البداية من أن اجتماع التخطيط يُعقد بسبب الصراع الذي نشأ. الاستثناء هو الاجتماعات الخاصة المنظمة فقط للتعامل مع مثل هذه الحالات.

كيفية تعظيم فوائد اجتماع التخطيط

اجتماعات واجتماعات واجتماعات التخطيط سيئة التنظيم غير مجدية بل ضارة. لأنها في حد ذاتها لا تخلق قيمة مضافة ، ولكن يمكن إنفاق قدر كبير من الوقت عليها.

تعرف على قواعد تنظيم اجتماعات التخطيط الفعال من مجلة Commercial Director ، والتي ستنقل سير العمل مع الحد الأدنى من الوقت المستغرق.

كيفية عقد اجتماعات يومية: خوارزمية خطوة بخطوة

الخطوة الأولى: تحديد أهداف اجتماع التخطيط الصباحي

يجب على كل منظمة تقديم وتخطيط نتائج عملها. بناءً على الأهداف المقصودة ، تحتاج إلى وضع خطة مرحلية لتنفيذها.

حدد الأهداف من القائمة المناسبة لعملك:

• يضع اهداف

السبب الرئيسي لعقد الاجتماعات الجماعية هو جدولة المهام. يجب ألا تتضمن الخطة اليومية للموظف أكثر من 3 مهام وتركيز واحد. من الناحية المثالية ، يقوم كل موظف بنفسه بتحديد المهام والتركيز لليوم وإبلاغ المدير بذلك.

لتحديد أهداف واقعية وقابلة للتحقيق ، استخدم. من الأفضل التخطيط للعمل بأرقام محددة. تصور المعلومات: من الأفضل إجراء الحدث في غرفة بها جهاز عرض أو سبورة ، والتي ستكتب عليها المهام الرئيسية. ضع علامة على التركيز لليوم بعلامة وأكد على ذلك أثناء المحادثة.

من الأفضل لكل موظف كتابة خطته.

• ردود الفعل من الموظفين

في كثير من الأحيان ، عند مواجهة مشكلة أو موقف غير مفهوم ، لا يقوم الموظفون بإبلاغ رئيسهم بذلك. كقاعدة عامة ، تتم مناقشة هذا الأمر بين الزملاء ولا يعتبر أمرًا يستحق إبلاغ الإدارة. من الضروري إقامة اتصال دائم مع المرؤوسين. يحتاج الموظفون إلى التعود على إخبار مديرهم بمخاوفهم واهتماماتهم في عملية أداء واجباتهم.

في هذه الحالة ، يحتاج القائد إلى عقد اجتماعات منفصلة للاستماع إلى كل مشكلة والاستجابة لها بشكل مناسب ، حتى لو كان يعتقد أن الموقف لا يستحق اهتمامًا خاصًا. ابحث أيضًا عن جذر المشكلة وليس الجاني. عيّن شخصًا معينًا مسؤولاً عن حل المشكلة ، وخصص إطارًا زمنيًا واضحًا لذلك.

• نقل الخبرة والتدريب

كن أول من يتحدث - أخبر زملائك كيف ستقوم بالمهمة الموكلة إليك بنفسك. ابدأ مناقشة ، واسأل الموظفين عن كيفية القيام بهذا العمل أو ذاك بشكل أفضل وأكثر إثمارًا. يمكنك عقد اجتماع تخطيط بتنسيق لعبة أو دراسة حالة عمل بحيث يمكن للجميع المشاركة في المناقشة.

يمكنك إجراء تدريب: أخبر أو كرر البرامج النصية مع الزملاء ، والإجابات النموذجية ، ومزايا المنتج ، والعروض الترويجية للشركة ، وما شابه. قم بإشراك الفريق بأكمله في هذه العملية.

لا تكرر نفسك ، علم موظفيك أشياء جديدة كل يوم ، قم بتطويرها!

• تحسين روح الفريق

تحدث عن الشركة كفريق متماسك - استخدم في حديثك الكلمات "نحن" ، "فريقنا".

انقل شيئًا جديدًا ومثيرًا للاهتمام لليوم الأخير: ما حدث بالأمس ، أخبار الشركة ، نجاحاتها (حتى الصغيرة منها). فقط لأن لديك قائمة بريدية داخلية لا يعني أن الجميع يقرأها. لذلك ، يمكن سرد الشيء الأكثر إثارة للاهتمام والأكثر أهمية مرة أخرى في اجتماع التخطيط. إذا لم تكن المعلومات إيجابية تمامًا ، فستتاح للموظفين الفرصة لمناقشة خطة العمل.

تذكر التواريخ المهمة للموظفين ، وتحدث عنها (أعياد ميلاد الموظفين أنفسهم ، وأفراد أسرهم ، والأطفال ، وحدث مهم للشركة ، وما إلى ذلك).

• تحفيز الفريق

يمكنك عقد اجتماع لتكليف الفريق بأشياء إيجابية لليوم المقبل. لهذا تحتاج:

• امدح شخصًا من الموظفين (الأفضل في المبيعات ، الجودة العالية ، الامتنان من العميل ، حل المواقف الصعبة ، إلخ).
• عند تعيين المهام ، اشرح كيف سيؤثر العمل بشكل إيجابي على الأهداف العامة للشركة. أوضح لكل موظف أنهم مهمون.
• استخدم كلمات وعبارات تحفيزية: "لنفعل ذلك!" ، "أظهر ما تستطيع!" إلخ.
• أظهر أنك تؤمن بكل موظف ، وغالبًا ما قل عبارات مثل "نستطيع" ، "سننجح" ، "أنا متأكد" ، إلخ.

قاعدة مهمة من أجل عقد اجتماعات فعالة هي التحدث فقط عن الأشياء الإيجابية ، لا تأنيب أي شخص في اجتماع التخطيط ، لا تأنيب الفريق. في الصباح ، يجدر الحديث فقط عن الإيجابيات!

تأكد من استخدام جميع الأهداف المذكورة أعلاه ، ولكن لا تحتاج جميعها إلى عقد اجتماعات في وقت واحد.

الخطوة 2. نضع اللوائح

بعد أن تختار أهدافك لاجتماعاتك الصباحية ، عليك أن تقرر كيفية إجرائها. يمكن طباعة الجدول الزمني ونشره في المكتب الذي يُعقد فيه الاجتماع.

حدد المدة التي تنوي عقد الاجتماع فيها واكتبها في القواعد. خمس عشرة دقيقة كافية لاجتماع فعال. بالإضافة إلى ذلك ، ضع خطة محددة: ما الذي ستتحدث عنه في الاجتماع. هذا يتطلب:

ينبغي عقد اجتماع التخطيط بشكل إيجابي. رحب بالفريق ، حدد أحدهم للعمل المنجز والنجاحات خلال اليوم الماضي. في نهاية الاجتماع ، يمكنك تهنئة الفريق ، وتتمنى لهم يومًا سعيدًا ، أو تحفيزهم على العمل المثمر.

في بداية اجتماع التخطيط ، أخبرنا بما تم إنجازه خلال اليوم الماضي. حدد المهام الجديدة مع مراعاة ما تم إنجازه. بعد ذلك ، يمكنك إجراء التدريب أو البدء في التكرار.

احصل على رد فعل من الفريق ، وتحدث معهم في نهاية الاجتماع ، حتى لا تسحب الحدث. إذا كان موضوع المناقشة صعبًا للغاية ويستغرق أكثر من دقيقتين ، فاخذه إلى اجتماع منفصل أو كلفه بموظف معين.

الخطوة 3. الاستعداد لاجتماع التخطيط

من أجل إجراء اجتماع تخطيط بشكل صحيح وفعال ، يجب أن تستعد له مسبقًا. من الأفضل أن تبدأ التحضير لاجتماعك الصباحي في المساء ، وتأكد من كتابة كل شيء.

يجب أن تكون مهام اليوم متسقة مع الأهداف طويلة المدى وأن تعالج المشكلات التي نشأت من اليوم السابق. لكل عنصر على حدة ، اكتب ما ستتحدث عنه: أخبار إيجابية ، مشاكل ، أحداث حديثة ، تدريب.

الخطوة 4. عقد اجتماع التخطيط

ابدأ اجتماعك باستخدام مخططك. تحية الفريق. تتبع الوقت حتى لا يستمر الاجتماع لأكثر من 15 دقيقة.

أثناء الاجتماع ، لاحظ رد فعل الموظفين في كل مرحلة من جلسة التخطيط. حتى تتمكن من تحديد ما كان مثيرًا للاهتمام للفريق وما لم يكن كذلك. إذا كانت إحدى المعلومات غير مثيرة للاهتمام للموظفين ، ففكر فيما إذا كان يمكنك إزالتها من الخطة أو تغيير طريقة تقديمها.

يمكنك فهم مدى فعالية إجرائك لاجتماع التخطيط من خلال مؤشر جودة عمل الموظفين ، ومستوى المبيعات. إذا تحسنت الإنتاجية ، فقد تم تنظيم الاجتماع بشكل صحيح.

رأي الخبراء

كيفية عقد اجتماع صباحي مخصص

ديمتري جريشين,

رئيس مجلس الإدارة وأحد مؤسسي Mail.Ru Group في موسكو

من الشائع بالنسبة لنا عقد اجتماعات بشكل غير عادي. كل واحد منهم يستغرق أقل من نصف ساعة. اجتماعات التخطيط مفتوحة لجميع القادمين ، ويمكن لأي موظف المشاركة ، وليس فقط أولئك المرتبطين مباشرة بموضوع اجتماع التخطيط. نتحدث أثناء الوقوف لكي نبتعد إلى حد ما عن الشكل المعتاد للعمل في مكان العمل.

إن العثور على أكبر عدد ممكن من الأفكار الإبداعية لحل المشكلات التي نشأت ، حتى تلك التي تبدو غير واقعية تمامًا ، هو الهدف الرئيسي الذي بدأنا به في عقد اجتماعات التخطيط هذه. يتم انتقاد المقترحات بدقة إلى حد بعيد ، دون عاطفة ، والتحدث فقط عن الجانب الفني للقضية.

يتم إدخال كل ما يقترحه الفريق في قاعدة بيانات خاصة. إن عقد أحداث بهذا الشكل يعني إعطاء الموظفين الفرصة لسماع بعضهم البعض وعدم التعلق بمشكلة بسيطة. يشعر الجميع بأنهم منخرطون في قضية مشتركة ، مهمة للشركة ، وهذا ، مثل أي شيء آخر ، يعطي حافزًا للعمل.

كيفية عقد اجتماع التخطيط بشكل صحيح في القسم

يفهم كل واحد منا مقدار ما يتعين على رؤساء الأقسام القيام به. بالإضافة إلى العمل المعتاد ، يتولون حل المشكلات والتنظيم العام للقسم بأكمله. تعتمد كفاءة عمل الرئيس على الأساليب وأدوات الإدارة التي يستخدمها. وهل يستحق تضييع الوقت وعقد اجتماعات في هذه الحالة؟

كل هذا يتوقف على نهج المدير في مسألة اجتماعات التخطيط. في إحدى الحالات ، يقترب الرؤساء من اجتماعات التخطيط بشكل رسمي للغاية ، حتى لو كانت قواعد الشركة تنص على وجوب عقد مثل هذه الاجتماعات. يعتقد مثل هذا القائد أن الشيء الرئيسي هو بذل المزيد من الجهد ، وعدد أقل من الاجتماعات. يقرر رؤساء الأقسام الآخرون عقد اجتماعات بمبادرتهم الخاصة ، لأنهم يعرفون مدى فعالية هذه الأداة في تحسين جودة عمل الفريق.

إذا كان مرشد القسم بأكمله يعتقد أنه يجب عقد الاجتماعات لمجرد أنه "ضروري" ، فلا يجب أن يضيع الوقت في عقد اجتماعات التخطيط. أي أنشطة يتم تنظيمها من أجل المظهر فقط لها تأثير سلبي على العمل. كما يوحي الاسم ، فإن اجتماع التخطيط هو تخطيط كفء للإجراءات لتحقيق الأهداف الكبيرة للشركة.

بناءً على دورة Deming ، فإن اجتماع التخطيط هو فحص دوري (فحص) لعمل الفريق من أجل تغيير أو إعادة توجيه الحركة (Akt) ، إذا لزم الأمر.

كم مرة لعقد اجتماعات التخطيط في القسم؟ الاجتماعات اليومية في القسم ضرورية فقط للموظفين الجدد أو عديمي الخبرة الذين لا يستطيعون التعامل دون إشراف مستمر ونصائح من رؤسائهم. بالنسبة لفريق أكثر تماسكًا وخبرة ، يجب عقد الاجتماعات مرة واحدة في الأسبوع ، في نفس اليوم ، تقريبًا نفس الشيء من حيث وقت وهيكل اجتماع التخطيط. هذا ضروري لغرض الانضباط.

في أغلب الأحيان ، يرفض القائد عقد اجتماع تخطيطي ، لأنه يعتبره مضيعة للوقت. يتحول التفاعل مع الفريق إلى حديث قصير بدون تعليقات من الموظفين. مع هذا النهج ، يتم فقدان معظم الوظائف ، باستثناء ربما المعلوماتية والجزئية التأديبية.

يصعب على أي قائد التفاعل مع المجموعة أكثر بكثير من التفاعل مع كل موظف على حدة. إن إدارة فريق بأكمله في وقت واحد هي مهارة مدير جيد وذو خبرة. يعرف مثل هذا القائد كيفية إجراء اجتماع التخطيط بشكل صحيح: بسرعة وفي صلب الموضوع ، بينما يحصل على "عودة" من المجموعة ، ومناقشة بعض القضايا معهم ، وعلى أساس ذلك ، ينظم عمل القسم. من الأفضل عقد اجتماع مدته نصف ساعة (+ - 15 دقيقة). بالنسبة للإنسان ، من الناحية الفسيولوجية ، فإن هذا هو بالضبط الوقت الذي يتم فيه التركيز على أكبر قدر من الاهتمام.

سوف يستغرق إدخال حدث جديد - اجتماعات التخطيط - قدراً معيناً من الوقت. غالبًا ما يستغرق الأمر اجتماعات متعددة حتى تعمل الأداة. إذا بدأ رئيس القسم في الاستماع إلى التعليقات الواردة من الفريق ، فسوف يتلقى الكثير من المعلومات الجديدة التي لم يصرح بها أحد من قبل. ولكن الآن ظهرت فرصة - سأل القائد نفسه! سيكون من الضروري تحديد أدوار منفصلة للموظفين وهدفهم في عمل المجموعة بأكملها ، والتغلب على الاعتراضات ، ومناقشة موقفهم بأفضل طريقة. في كثير من الأحيان ، لا يكمل المديرون تنفيذ أداة جديدة ، وبعد خطوتين من النتيجة المثالية ، يعودون إلى الإدارة الأقل فاعلية ، أي إجراء محادثات منفصلة مع كل موظف.

10 قواعد لاجتماع المبيعات الصباحي

في كثير من الأحيان ، يقوم مديرو المبيعات بعمل جيد مع المسؤولية الرئيسية عن التحدث إلى الناس وبيع البضائع ، لكنهم في نفس الوقت لا يعرفون كيفية التصرف وفقًا للخطة ، وتحليل العمل المنجز والعمل باستمرار. إذا كان المدير قد تلقى بالفعل العديد من الطلبات لهذا الشهر ، فإنه يتوقف عن العمل بنشاط ، ويقوم بإجراء عدد أقل من المكالمات الباردة ، ولا يتعامل مع العملاء السلبيين.

عند ملاحظة هذا الاتجاه ، يمكن للمدير إبلاغ المدير بذلك في اجتماع التخطيط ، ويقول إن تهربه من العمل يتم ملاحظته والتحكم فيه. بالطبع سيبحث المديرون عن عذر لعدم المشاركة في الاجتماع بحجة أنهم مشغولون. يمكنك عقد اجتماع لغرض الإدارة الإدارية ، حيث يمكن للمدير التأثير على العمل وتحسينه إذا لاحظ ركودًا أو اندفاعًا.

لإجراء اجتماع تخطيط بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، تحتاج إلى الالتزام بها قواعد:

المادة 1. التردد

يجب أن يكون لديك مواعيدك الصباحية في نفس الوقت كل يوم ، بغض النظر عن حالتك المزاجية. بمرور الوقت ، سيصبح اجتماع التخطيط عادة وسيكون بمثابة إشارة للمديرين لبدء العمل. كانت هناك أوقات كان فيها غياب الاجتماع أو سوء تنظيمه يكسر الطريقة المعتادة ليوم المديرين ، ويسلب مزاجهم الجيد والرغبة في العمل.

في الاجتماع الصباحي ، يجب على المديرين العودة إلى رشدهم حتى النهاية ، والاستيقاظ والتفهم - لقد حان الوقت لبدء العمل!

المادة 2. الانضباط

3 تعهدات رئيسية لاجتماع تخطيط فعال - لعقد اجتماعات بهيكل دقيق وأهداف محددة وفي نفس الوقت. إذا تم مراعاة القواعد ، فإن اجتماع التخطيط له تأثير إيجابي على عمل المديرين ، والانحراف عنها ، على العكس من ذلك ، يضر بالعمل.

يجب عقد الاجتماع في نفس الوقت. يجب أن يصل الموظفون إلى المكتب مبكرًا وألا يتأخروا. تحتاج إلى ضبط العمل قبل الاجتماع وأثناءه حتى تتمكن من بدء العمل فور انتهاء الاجتماع. يجب على كل مدير التحضير مسبقًا لاجتماع التخطيط ، وتحديد الأهداف لليوم وحساب جميع المؤشرات حتى لا يضيع الوقت من الفريق بأكمله أثناء الاجتماع ولا يشتت انتباهه بنفسه.

إذا قررت عقد اجتماع قائم على اللعبة ، فخصص حوالي 45 دقيقة لهذا الاجتماع. هذا أكثر من مجرد اجتماع تخطيط عادي ، لكنه فعال جدًا لعمل الفريق والأداء المالي للشركة.

المادة 3. النشاط

يحدد الاجتماع الصباحي الحالة المزاجية طوال اليوم.

إذا كنت تعقد اجتماعًا مملًا وغير ممتع ، فلن يكون هناك تأثير إيجابي من العمل في ذلك اليوم. قدم المعلومات بشكل واضح ومثير للاهتمام ، ولا تدع الفريق يبتعد عن الموضوع أو تسأل عن أشياء لا تتعلق بالعمل العام للفريق.

في اجتماع التخطيط ، يجدر الحديث فقط عما ينطبق على جميع الموظفين. مثل هذا الحدث هو عمل جماعي وليس مجرد وقت للجلوس.

القاعدة 4. تدريب المديرين باستمرار

في كل مرة في نهاية يوم العمل ، اسأل المديرين عن كيفية سير العمل - ما الصعوبات التي نشأت ، وما هي اعتراضات العملاء التي لا يمكن التغلب عليها. لخص المعلومات لإجراء جزء من اجتماع التخطيط الصباحي ، وفرز الموقف مع الفريق.

أولاً ، اطلب من المدير أن يصف المشكلة التي نشأت. بعد ذلك ، قم بمراجعة النظرية باختصار حول هذا الموضوع ، على سبيل المثال ، قسم المرافعة. بعد ذلك ، قم بترتيب جلسة عصف ذهني أثناء اللعبة: سيتولى المدير الذي يواجه صعوبة دور العميل ، ويقدم باقي المرؤوسين خيارات لحل المشكلة.

يجب إجراء المناقشة بطريقة يشارك فيها كل موظف في البحث عن حل. لا تحتاج إلى أن تشرح بشكل مستقل وفي كل مرة كيفية التعامل مع الصعوبة ، دع الفريق يجد مخرجًا بأنفسهم من خلال التفاعل مع بعضهم البعض.

سيمكن هذا النهج مع التدريب اليومي المديرين من التحسين المستمر وعدم الخوف من مواجهة مشكلة.

المادة 5. رصد باستمرار المخطط

القاعدة واضحة جدًا من الاسم. إذا توقفت عن مراقبة عمل المديرين ، فلن ترى عملاً فعالاً.

المادة 6. تحفيز الفريق

عند عقد اجتماع تخطيط ، لا تقم بالإبلاغ عن النتائج الإجمالية لليوم السابق فحسب ، بل تسليط الضوء أيضًا على المديرين ذوي الأداء الأفضل والأسوأ. لن يؤثر هذا سلبًا على عمل الموظفين ، ولكنه سيعطي حافزًا للعمل أيضًا أو للتحسين إذا لم ينجح شيء ما بالأمس.

من المهم ملاحظة ليس فقط المؤشرات الكمية ، ولكن أيضًا جودة العمل. امدح المديرين الذين تحدثوا مع العميل بشكل أفضل. يمكنك الاستماع إلى محادثات الموظفين بنفسك أو الاتصال بقسم مراقبة الجودة للحصول على تقرير.

المادة 7. التحديد في الخطط

عند التخطيط ليومه في الاجتماع الصباحي ، يجب على المدير أن يقرر المبيعات التي سيقوم بها ، ومن سيلتقي ، وما المبلغ الذي سيحصل عليه. من الضروري أن تعتاد على عقد حدث بطريقة يعطي المديرون دائمًا هذه البيانات بأرقام وأسماء محددة للمؤسسات. دع المدير يسمي بوضوح الشركات التي سيتصل بها والتي سيذهب إليها ، حتى لو لم يكن لديه إجابات محددة من العملاء المخطط لها اليوم.

أيضًا ، يجب أن تكون خطتك اليومية جزءًا من هدفك الشهري. بمعنى آخر ، إذا كانت خطة المبيعات الشهرية تبلغ 500000 روبل ، فلا يمكن لمندوب المبيعات أن يخطط لتلقي 15000 روبل يوميًا ، لأن هذا المعدل لن يؤدي إلى إنجاز مهمة طويلة الأجل.

من الضروري التعامل مع اعتراضات موظفيك الذين لا يريدون وضع معايير عالية لأنفسهم ، بحجة الخرافات أو عدم الرضا البسيط. تدريب الموظفين على تحديد أهداف طموحة.

ضع في اعتبارك أن الخطة يجب أن تكون حقيقية وقابلة للتنفيذ ، وليس مجرد قولها. يجب أن يفهم المدير أن المهمة المحددة لليوم حقيقية ، وأن يسعى جاهداً لتنفيذها.

القاعدة 8. تحقق من جاهزية الفريق بأكمله

قبل إرسال مرؤوسيك إلى الأماكن ، تحقق من استعدادهم. نحن نتحدث عن كل من الموارد الخارجية (مواد العرض ، وبطاقات العمل ، وقواعد الهاتف ، وما إلى ذلك) والداخلية ، "البشرية" - سواء كان كل شخص في حالة مزاجية مناسبة أو يحتاج إلى العمل مع شخص ما بشكل منفصل لتحفيزهم على النشاط الإنتاجي .

القاعدة 9. دعوة قوية للعمل في نهاية اجتماع التخطيط

لإكمال اجتماع التخطيط ، ابتكر عبارة تحفيزية حية تكون بمثابة إشارة لبدء العمل - على سبيل المثال ، "For business!" ، "Forward!" إلخ.

ستكون هذه العبارة بمثابة مرساة ستنشط الفريق بشكل إضافي.

المادة 10. التصور

لإجراء طائرة شراعية بكفاءة أكبر ، من الضروري وضع لوحة يتم إرفاق نتائج الاجتماع بها وتقييمها ، بحيث يمكن للموظفين رؤية الإنجازات الإجمالية ومؤشرهم ومدى اقترابهم من تلبية الخطة الشهرية.

كيفية عقد اجتماع تخطيطي كل أسبوع

إذا كنت ترغب في إجراء اجتماع تخطيطي بشكل فعال ، فعليك التفكير شرطين.بادئ ذي بدء ، يجب ألا يكون الوقت المخصص للاجتماع طويلاً ، حوالي نصف ساعة. الثاني هو الملاحظات خلال اجتماع التخطيط. يجب تدوين الأهداف التي أعرب عنها القادة.

يتكون الاجتماع الأسبوعي من أربع مراحل:

المرحلة الأولى: إعلان أهداف الشركة

أفضل طريقة لعقد اجتماعات أسبوعية هي البدء بتكرار الهدف الأساسي أو طويل الأجل للشركة. على سبيل المثال ، "شركة مزدهرة ذات سوق مبيعات واسع". بعد ذلك ، قم بتسمية المهمة لفترة أقصر - شيء مثل "زيادة دخل المنظمة بمقدار 3 مرات هذا العام."

الخطوة الثانية: يتناوب قادة الأعمال على الحديث عما فعلوه الأسبوع الماضي لتحقيق الهدف

من الضروري عقد اجتماع تخطيط من أجل معرفة معلومات محددة من المديرين حول العمل المنجز. يجب عدم السماح بالعبارات العامة والكلام غير المفيد مثل "تمكنا من زيادة كفاءة القسم بنسبة 10٪". في مثل هذه الحالة ، يجدر السؤال بشكل صحيح عن التدابير التي تم اتخاذها.

إذا استمر رئيس القسم في تقديم معلومات عامة ، يجب على رئيس الاجتماع مقاطعته والسؤال مباشرة عما إذا كانت هناك معلومات تستحق المراجعة في الاجتماع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى عقد الاجتماع بشكل أكبر ، ونقل الكلمة إلى قسم آخر.

إذا كنت تعقد اجتماعات بهذا التنسيق ، يمكنك أن ترى بوضوح نتائج عمل كل قسم من أقسام الشركة. كما يكشف أيضًا عن أي من القادة يعمل بجد من أجل مصلحة المنظمة ، ومن يتظاهر فقط.

المرحلة 3. يتم تحديد هدف الأسبوع القادم للشركة بأكملها والقائديحققموافقة المشاركين لهذا الغرض

امنح كل قائد الفرصة لمشاركة ما سيفعله قسمهم هذا الأسبوع ، وكيف سينفذون الخطة. سجل المهام المخططة في المجلة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستتاح لرؤساء الأقسام الفرصة للتفاعل مع بعضهم البعض: مطالبة قسم آخر بعمل شيء ما ، إذا كانت هناك حاجة إلى جهود مشتركة. بعد المناقشة ، يجب أيضًا تسجيل هذه الأهداف في المجلة.

الخطوة 4: يسأل رئيس اجتماع التخطيط عما إذا كانوا مستعدين حقًا للوصول إلى هدفهم هذا الأسبوع ويعلن البداية.

يساعد هذا الشكل من اجتماعات التخطيط على تحقيق أكثر النتائج إيجابية. يبدأ رؤساء الأقسام في العمل الجاد وتحقيق الأداء العالي في إداراتهم أو إخلاء مناصب لموظفين أكثر قيمة. وبمساعدة مثل هذه الاجتماعات ، يمكنك فهم أي من الزملاء يبذل أقصى استفادة من جهوده ، ومن يقوم فقط بإنشاء مظهر.

رأي الخبراء

أفضل خيار لعقد اجتماعات التخطيط الأسبوعية هو متعدد المستويات

فلاديمير كيسيليف,

الرئيس التنفيذي ، شريك CJSC "Company SHERP" في موسكو

اجتماعات التخطيط الأسبوعية هي أحداث إلزامية لكل شركة ، حيث تتم مراجعة نتائج العمل ومناقشتها وتحديد أهداف الأسبوع المقبل. من الأفضل عقد اجتماعات على كل مستوى. أولاً ، يتم تكليف رؤساء الأقسام والمدير العام ، وبعد ذلك ، تُعقد اجتماعات التخطيط في كل قسم مع رئيسه المباشر. في اجتماعات التخطيط البسيطة ، يمكن للمديرين التنفيذيين أيضًا الإعلان عن المعلومات التي تنطبق على الشركة بأكملها وعلى كل موظف.

من المهم عقد اجتماع تخطيط ليس فقط ضمن الإطار الصارم للموضوع المذكور ، ولكن أيضًا لتمكين الموظفين من معرفة المعلومات التي تهمهم ومناقشة قضايا العمل. دور هذه الاجتماعات مهم للغاية: فهذه هي الطريقة التي يتعرف بها الفريق على الأهداف الجديدة أو التغييرات في الخطة أو الأخبار الأخرى. يجب أن يجتمع الرئيس التنفيذي مع الموظفين الذين لا يشاركون في اجتماعات التخطيط الأسبوعية مرة واحدة في الشهر أو كل ثلاثة أشهر.

كيف تكون مبدعًا في التخطيط للاجتماعات

1. اختر مكانًا غير معتاد

الاجتماعات لا تقتصر على المكتب. ابحث عن مكان جميل في مدينتك أو منتزه أو شارع مشاة أو مقهى. الشيء الرئيسي هو أنه يمكنك الوصول بسرعة من العمل إلى العمل.

مكان سيحبه الزملاء: مقهى ، جسر ، منطقة حديقة. التحذير الوحيد هو أن يكون المكان قريبًا من المكتب حتى يتمكن الجميع من الوصول إليه بسرعة.

2. تعيين وقت غير قياسي

حاول ألا تعقد الاجتماعات في الصباح ، ولكن ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء (فقط لا تترك الفريق بدون طعام) أو قبل 30 دقيقة من نهاية يوم العمل (وهذا يسرع من وتيرة العمل!).

3. المواد المستخدمة

أعط القرطاسية ليس لجميع المشاركين ، ولكن أعطِ مجموعة من الورق وقلمًا يتسع من شخصين إلى ثلاثة أشخاص. وهكذا ، فإنهم هم أنفسهم سيقررون من سيكتب ماذا.

4. التقط الهواتف من الجميع قبل الاجتماع

الحل الجيد هو عقد الاجتماع دون تشتيت الانتباه. في البداية ، سيسبب هذا بعض الإحراج والارتباك ، ولكنه بعد ذلك سيزيد بشكل كبير من تركيز وانخراط المشاركين في حل المشكلات.

5. تغيير شكل الحدث

يمكنك عقد اجتماع تخطيط عبر الهاتف أو Skype لتنويع الإيقاع المعتاد عندما يكون الجميع معتادًا على الجلوس في غرفة اجتماعات.

رأي الخبراء

هل يمكن أن يكون اجتماع السيجار والشيشة والويسكي فعالاً؟

نيكولاي نوفوسيلوف,

مدير شركة ArtNauka ، موسكو

بناءً على تجربتي الشخصية ، يمكنني القول أن زيادة عدد اجتماعات التخطيط تؤثر سلبًا على إنتاجية الشركة. لقد جربنا "يوم صمت المكتب" ووجدنا أن هذا النهج يعطي نتيجة أفضل من اجتماع التخطيط نفسه. لسوء الحظ ، هذه الطريقة لا تناسبنا تمامًا ، لا يمكننا قضاء يوم بدون اجتماعات كل أسبوع ، لأننا منخرطون في منطقة الحدث.

كان الموظفون يودون الاجتماع أكثر إذا كان لديهم اجتماعات مع السيجار وشرب الويسكي. في مثل هذا المكان غير الرسمي تقريبًا ، يكون لدى الزملاء الكثير ليقولوه ويكونوا صادقين بشأن آرائهم. لم أكن خائفًا من ظهور الألفة في الفريق إذا عُقدت اجتماعات التخطيط هذه. لم تتغير العلاقة بين الموظفين ، بدأ الناس يشعرون بمزيد من الاسترخاء ، للتعبير عن رأيهم حول الموقف وتقديم المشورة العملية.

كيفية عقد اجتماعات التخطيط باستخدام خبرة الشركات الناجحة

إن إجراء اجتماعات مع الفريق بكفاءة لا يعني دائمًا تنظيم اجتماعات بالشكل المعتاد ، حيث يتجمع الجميع ويجلس على كراسي بذراعين. في الشركات الحديثة ، التي تتجذر فيها الأساليب غير القياسية بسرعة ، يحاولون بشكل متزايد عقد اجتماعات وهم واقفون. تساعد الاجتماعات "على قدميك" على التخلص من المحادثات المطولة الفارغة ، لسماع المعلومات الأكثر أهمية فقط.

قررت شركة Atomic Object ، وهي شركة برمجيات ، منذ فترة طويلة عقد اجتماعات على أقدامها. بفضل هذا التنسيق الإبداعي ، تحقق الإدارة أقصى النتائج: لا يوجد تفكير غير ضروري وأسئلة واضحة وإجابات صحيحة. تدل الممارسة على أن الاجتماعات الدائمة لا تستغرق أكثر من 7 دقائق - يخطط الفريق لليوم ، ويستمع إلى المهام ويبدأ على الفور في العمل. إذا كنت تعقد اجتماعات تخطيط من هذا النموذج ، فلن تتاح للموظفين الفرصة للاسترخاء ، وسيتعين عليهم التصرف والتحدث بشكل أكثر نشاطًا.

مجلة وول ستريتتفيد التقارير أنه حتى أثناء الحرب العالمية الأولى ، كان من المعتاد عقد اجتماعات تخطيطية قصيرة ، لأن البطء كان غير مقبول. في وقت لاحق ، انتقل شكل مماثل إلى الأعمال التجارية ، حيث كانت هناك حاجة إلى تسريع التفاعل وتبادل المعلومات.

تم إثبات فوائد شكل الاجتماع الجديد علميًا. وجد الباحث العالم آلان بلودورن في جامعة ميسوري أن عقد اجتماع تخطيطي أثناء الوقوف يستغرق وقتًا أقل من الموظفين ، ولكنه يحقق ، إن لم يكن أفضل ، نتائج مماثلة تمامًا مقارنة بالاجتماعات المنتظمة.

حسب المسح الإصدار الأولفي عام 2011 ، أكد حوالي 80٪ من 6000 موظف شملهم الاستطلاع أنه من المعتاد لشركاتهم عقد اجتماعات قصيرة كل يوم.

بالإضافة إلى التخطيط للاجتماعات "على أقدامهم" ، ابتكرت الشركات الغربية ابتكارات أخرى من أجل عمل أكثر كفاءة.

على سبيل المثال ، في شركة موقع التواصل الاجتماعي الفيسبوكقرر عقد اجتماعات قصيرة قبل 15 دقيقة من الاستراحة ، وبالتالي تحديد مدة الاجتماع في البداية. يجادل الموظفون بأن هذه الطريقة تعمل بشكل جيد: يتحدث الناس بإيجاز وفي الموضوع فقط.

إذا كان من الضروري محاربة الانضباط في الشركة لتقليل عدد التأخيرات ، فمن الضروري عقد اجتماعات قصيرة. من الأفضل عدم دعوة المتأخرين إلى المناقشة ، لأنهم ، بسبب عدم معرفتهم ببعض المعلومات ، سيتدخلون في الاجتماع ويستغرقون الوقت بطرح أسئلة غير ضرورية.

فى الشركه أدوبيالأنظمةقررت عقد اجتماعات التخطيط وفي نفس الوقت التعامل مع التأخيرات. حتى أنهم نصوا على عقوبات لمن يأتون في الوقت الخطأ. كان الوقت الضائع بسبب خطأ المتأخرين معادلاً للوقت الذي يمكن إنفاقه في تطوير البرامج. لذا فإن عقوبة كل تأخير هي 1 دولار.

شركة حالة الفولاذاخترع خصوصيته - الإشارة إلى بداية الاجتماع هي تكوين ألفيس بريسلي - "محادثة أقل قليلاً" أو "أقل ثرثرة".

إذا لم يكن لدى موظفي المنظمة الوقت لعقد اجتماع تخطيط قصير ليس فقط المعتاد ، ولكن أيضًا ، يمكنك عقد الاجتماع باستخدام وسائل الاتصال. في مثل هذه الحالات ، يمكنك اختيار الدردشة أو إرسال بريد إلكتروني إلى الشركة لمشاركة المعلومات الأساسية التي تحتاجها مع الزملاء. في الوقت نفسه ، لا يزال عقد الاجتماعات "على أقدامهم" أكثر فاعلية من أي اجتماع تخطيط آخر.

معلومات عن الخبراء

هاشميك جيفورجيان، المدير العام والمالك المشارك لسلسلة متاجر Provokatsiya ، موسكو. LLC "الاستفزاز الإنتاج". الملف التجاري: إنتاج وبيع الملابس والإكسسوارات ذات المطبوعات المثيرة. الإقليم: المكتب الرئيسي - في موسكو ؛ الإنتاج - في تفير ؛ منافذ البيع بالتجزئة والمتاجر - في أكثر من 100 مدينة في روسيا وبيلاروسيا وأوكرانيا وكازاخستان. عدد العاملين: 55 (في الشركة الأم).

ديمتري جريشين، رئيس مجلس الإدارة والشريك المؤسس لمجموعة Mail.Ru ، موسكو. يشغل ديمتري جريشين منصب رئيس مجلس الإدارة منذ مارس 2012. وفي عام 2005 ، أصبح أحد مؤسسي Mail.Ru Group ، حيث شغل من نوفمبر 2010 إلى أكتوبر 2016 منصب الرئيس التنفيذي للشركة (روسيا). يعمل ديمتري في Mail.Ru منذ عام 2000 ؛ في عام 2001 تم تعيينه المدير الفني للشركة ، من 2003 إلى 2010 شغل منصب المدير العام. تخرج من كلية الروبوتات والأتمتة المتكاملة بجامعة موسكو التقنية الحكومية. ني بومان. في عام 2012 أسس شركة GrishinRobotics ، وهي شركة ذات رأس مال مخاطر للاستثمار في الروبوتات الاستهلاكية حول العالم.

فلاديمير كيسيليف، مدير عام ، شريك في CJSC "Company SHERP" ، موسكو. فلاديمير كيسيليف - المدير العام والشريك الأول لشركة "SHERP Company" الاستشارية منذ عام 2000. يعمل في مجال إدارة شؤون الموظفين منذ عام 1996 ، ومنذ عام 1998 ترأس خدمة إدارة شؤون الموظفين في مجموعة كبيرة ومتنوعة. تأسست "شركة SHERP" في CJSC منذ عام 2000 ، وتشارك في تشكيل فرق إدارة فعالة للغاية وتطوير أعمال العملاء ، باستخدام التكنولوجيا المبتكرة.

نيكولاي نوفوسيلوف، مدير شركة ArtNauka ، موسكو. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). مجال النشاط: إقامة العروض وبناء الفريق والعروض التقديمية على أساس التجارب العلمية. الإقليم: المكتب الرئيسي في موسكو ، ثمانية مكاتب تمثيلية في روسيا. عدد الموظفين: 10. عدد العروض في السنة: 340.