Форматирование текста в Word. Форматирование страниц
Работа со списками;
Работа с многоколоночными текстами;
Стили и шаблоны.
Хотел выделить пробелы подчеркиванием, однако у меня не получилось. Что делать?
Действительно, при помощи кнопки Подчеркнутый
в группе Шрифт на вкладке Главная или соответствующего ей сочетания клавиш Ctrl+U подчеркнуть пробелы не удастся. Однако вы можете использовать символ _ на месте тех пробелов, которые вам необходимо подчеркнуть. Для его набора используйте сочетание клавиш Shift+–.
Мне часто приходится создавать объявления при помощи Word. Чтобы поместить текст на середину страницы, я много раз нажимаю клавишу Enter. Если текст затем нужно отредактировать, то он сдвигается. Можно ли выравнивать его по-другому?
По умолчанию Word выравнивает документ по верхнему полю. Если такой тип выравнивания вас не устраивает, его легко изменить на выравнивание по центру. Данный тип выравнивания подойдет для подготовки объявлений, титульных страниц и др. Для изменения типа выравнивания сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (рис. 11.37).
Рис. 11.37. Кнопка открытия окна Параметры страницы
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (рис. 11.38).
Рис. 11.38. Выравнивание текста по вертикали
При этом программа расположит текст по центру страницы между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.
Как установить вертикальное выравнивание для текста по центру только для одной страницы документа?
Если нужно выровнять текст по центру только на одной странице документа (например, на титульной), то необходимо использовать разрывы страниц. При помощи разрывов можно создать разделы для многостраничных документов. По умолчанию Word воспринимает документ как один раздел. Чтобы создать разрыв раздела, сделайте следующее.
1. Установите курсор на странице, после которой нужно создать разрыв.
2. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Разрыв страницы (рис. 11.39).
Рис. 11.39. Кнопка Разрыв страницы
Когда разрыв установлен, можно изменять тип выравнивания следующим образом.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (см. рис. 11.37).
2. Перейдите на вкладку Источник бумаги.
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (см. рис. 11.38).
4. Выберите в списке Применить строку к текущему разделу (рис. 11.40). Таким образом, вы установите вертикальное выравнивание по центру только для текста заголовка, не затрагивая весь остальной текст.
Рис. 11.40. Список Применить в окне Параметры страницы
Я вставил номера страниц в документ, но они не отображаются. Почему?
Номера страниц отображаются не во всех режимах просмотра документа. Если вы работаете в режиме Черновик или Структура, номера страниц не видны, но на печати они будут выведены. Номера страниц отображаются в режимах Разметка страницы и Предварительный просмотр.
Чтобы изменить режим просмотра документа, используйте один из способов:
Кнопки группы Режимы просмотра документа вкладки Вид (рис. 11.41);
Рис. 11.41. Группа Режимы просмотра документа
Кнопки в строке состояния (рис. 11.42).
Рис. 11.42. Кнопки переключения режимов просмотра документа
Я вставил номера страниц в документ, но вместо них отображается надпись {PAGE}. В чем дело?
Скорее всего, вы случайно включили режим отображения полей одним из следующих способов:
Нажали комбинацию клавиш Alt+F9, при этом переключился режим отображения полей – вместо значений полей стали отображаться их коды;
Щелкнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/значения полей.
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
В документе участок текста почему-то стал черным на желтом фоне. Это действие вируса?
Нет, просто эта часть текста выделена цветом. Чтобы убрать выделение, следует выделить нужный текст, на вкладке Главная в группе Шрифт щелкнуть на треугольнике справа от соответствующей кнопки и выбрать из списка строку Нет цвета (рис. 11.43).
Рис. 11.43. Меню кнопки Цвет выделения текста
Иногда случайно набираю целое предложение заглавными буквами. Приходится набирать текст заново. Можно ли как-то изменить регистр букв?
Чтобы изменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, не нужно набирать текст заново.
Вы можете изменить регистр уже набранного текста при помощи сочетания клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного – слово полностью будет состоять из прописных букв. Этот способ действует и для выделенного текста.
Еще один способ изменения регистра – при помощи меню кнопки Регистр, которая находится в группе Шрифт вкладки Главная (рис. 11.44).
Рис. 11.44. Меню кнопки Регистр
При вводе текста Word очень чутко распознает сетевой адрес и сразу автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию, это подчеркнутый текст голубого цвета). Как сделать, чтобы этого не происходило?
Если вы не хотите, чтобы набранный текст преобразовывался в гиперссылку, нужно сразу после ввода и автоматического преобразования в гиперссылку выполнить одну из команд отмены последнего действия:
Нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа (рис. 11.45);
Рис. 11.45. Кнопка Отменить на панели быстрого доступа
Воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+Z.
Если вы часто набираете интернет,адреса, которые не нужно преобразовывать в гиперссылки, сделайте следующее.
4. Снимите флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками в области Заменять при вводе (рис. 11.46).
Рис. 11.46. Отключение автоматического форматирования гиперссылок
В процессе набора текста Word автоматически применяет к некоторым участкам текста форматирование, например преобразовывает текст в нумерованные списки. Как этого избежать?
Обычно Word настроен таким образом, чтобы автоматически форматировать набираемый текст. Например, если Word определяет, что вы ввели что-то, похожее на заголовок, маркированный или нумерованный список, программа задает для этого текста соответствующее оформление. Для большинства пользователей такие настройки удобнее, чем форматирование текста вручную. Однако иногда автоматическое форматирование отнимает у пользователя больше времени, чем оформление вручную, так как ему приходится снимать ненужное форматирование.
Чтобы отключить некоторые или все параметры автоматического форматирования, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
3. Перейдите на вкладку Автоформат при вводе.
4. Снимите некоторые или все флажки в области Применять при вводе. Например, если снять флажок стили нумерованных списков, то Word не будет автоматически присваивать абзацу, который начинается с цифры с точкой, стиль нумерованного списка (рис. 11.47).
Рис. 11.47. Области Применять при вводе окна Автозамена
Можно ли отделить одну часть документа от другой при помощи декоративной линии?
Такую линию можно создать несколькими способами.
Во-первых, можно ввести последовательности символов:
Три звездочки (***);
Три дефиса (,);
Три тильды (~~~);
Три символа подчеркивания (___).
После этого следует нажать клавишу Enter. Word заменит эти последовательности символов линией определенного типа, проходящей от одного края до другого (рис. 11.48).
Рис. 11.48. Декоративные линии, образованные в результате автоматической замены символов
Во-вторых, декоративную линию можно создать при помощи фигур. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Иллюстрации щелкните на кнопке Фигуры (рис. 11.49).
Рис. 11.49. Меню кнопки Фигуры
2. Воспользуйтесь инструментом из области Линии появившегося меню, чтобы нарисовать линию. Например, кнопка Рисованная кривая
позволяет нарисовать произвольную кривую.
В-третьих, можно добавить декоративную линию при помощи инструмента Границы и заливка. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и в группе Фон страницы щелкните на кнопке Границы страниц.
2. В появившемся окне нажмите кнопку Горизонтальная линия.
3. В окне Горизонтальная линия выберите понравившуюся линию (рис. 11.50).
Рис. 11.50. Окно Горизонтальная линия
4. Нажмите кнопку OK, чтобы вставить выделенную линию.
После того как линия появится в документе, вы можете выделить ее и переместить, изменить ее размер, способ отображения, положение и цвет. Это можно сделать в окне Формат горизонтальной линии, которое открывается при выполнении одноименной команды в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
После того как мне вернули мой файл после внесения исправлений, он стал странно выглядеть: раньше в нем было две страницы, а сейчас – четыре, увеличились пробелы между строками. Что случилось?
Скорее всего, пользователь, который работал с вашим документом, увеличил междустрочный интервал. Чтобы изменить интервал, на вкладке Главная в группе Абзац щелкните на кнопке Междустрочный интервал и выберите нужное значение (рис. 11.51).
Рис. 11.51. Меню кнопки Междустрочный интервал
Кроме того, междустрочный интервал можно задать с помощью окна Абзац. Для его открытия щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Абзац на вкладке Главная (рис. 11.52).
Рис. 11.52. Кнопка для открытия окна Абзац
На вкладке Отступы и интервалы выберите один из вариантов интервала из списка междустрочный области Интервал (рис. 11.53).
Рис. 11.53. Выбор междустрочного интервала в окне Абзац
Документ Word выглядит не так, как должен. Почему?
Причиной этого обычно является неправильное форматирование документа. Вы можете проверить, как отформатирован документ, несколькими способами.
Во-первых, можете установить курсор в тексте и при помощи клавиш управления курсором изменять положение его в тексте. При этом наблюдайте за кнопками группы Шрифт вкладки Главная – вы увидите стиль текста и параметры шрифта (размер, кегль, гарнитуру).
Для просмотра параметров шрифта и абзаца можно использовать окна Шрифт и Абзац, для открытия которых нужно щелкнуть на кнопке в правом нижнем углу соответствующей группы. Например, кнопка для открытия окна Абзац показана на рис. 11.52.
Для просмотра параметров форматирования абзаца можно также вызвать область задач Показать форматирование следующим образом.
1. Щелкните в любом месте абзаца, информацию о котором вы желаете получить.
2. Вызовите область задач Показать форматирование сочетанием клавиш Shift+F1 (рис. 11.54).
Рис. 11.54. Область задач Показать форматирование
3. Если вы хотите увидеть установки форматирования для разных абзацев, просто переместите курсор в другое место.
При переносе на другой компьютер документа, в котором использовались нестандартные шрифты, форматирование документа изменилось. Как этого избежать?
Чтобы шрифты читались не только на том компьютере, на котором создается документ, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Сохранение.
3. Установите флажок Внедрять шрифты в файл в области Сохранение качества при совместном использовании документа (рис. 11.55).
Рис. 11.55. Настройка внедрения шрифтов в документ
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Теперь при сохранении файла все используемые в документе шрифты будут сохранены вместе с файлом. В результате размер файла несколько увеличится, зато при открытии документа на другом компьютере ваши шрифты сохранятся.
Если же вам передали документ с отсутствующими шрифтами, попробуйте вручную подобрать им замену. Для этого сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Дополнительно.
3. В области Показывать содержимое документа нажмите кнопку Подстановка шрифтов (рис. 11.56).
Рис. 11.56. Кнопка Подстановка шрифтов
4. В появившемся окне Подстановка шрифтов выберите отсутствующий шрифт из списка Отсутствующий шрифт и шрифт, которым вы желаете его заменить, в списке Заменяющий шрифт (рис. 11.57).
Рис. 11.57. Окно Подстановка шрифтов
5. Замените таким же образом каждый отсутствующий шрифт.
6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Можно ли изменить размер шрифта при помощи клавиатуры?
Чтобы изменить размер шрифта при помощи клавиатуры, установите курсор в слово, размер которого нужно изменить, или выделите соответствующий участок текста, после чего воспользуйтесь сочетанием клавиш Сtrl+} для увеличения шрифта и Сtrl+{ для его уменьшения.
В тексте, с которым я работаю, много нумерованных списков. В Word можно автоматически пронумеровать абзацы, но номера ставятся только слева от текста. Можно расставить последовательные номера в середине текста?
Чтобы пронумеровать произвольные участки текста, сделайте следующее.
1. Установите курсор на то место в тексте, куда необходимо вставить номер.
2. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Текст щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Поле (рис. 11.58).
Рис. 11.58. Меню кнопки Экспресс-блоки
3. В открывшемся окне выберите из списка Категории строку Все.
4. Выберите в списке Поля значение AutoNum (рис. 11.59).
Рис. 11.59. Окно Поле
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить вставку поля.
Таким образом вы можете вставлять поля AutoNum в любое место документа, в том числе и в середину строки. Вы можете сделать отступ для поля AutoNum, просто нажав перед ним клавишу Tab.
Как сделать, чтобы номера списка начинались с нуля?
Чтобы номера списка начинались с нуля, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Нумерация, которая находится в группе Абзац вкладки Главная и выберите в появившемся меню команду Определить новый формат номера (рис. 11.60).
Рис. 11.60. Меню кнопки Нумерация
2. В открывшемся окне выберите из списка нумерация вариант 01, 02, ... (рис. 11.61).
Рис. 11.61. Окно Определение нового формата номера
3. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 нулем слева от цифры.
Совет
Если нужно, чтобы перед номером было больше одного нуля, щелкните на поле Формат номера окна Определение нового формата номера и добавьте дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.
Можно ли выбрать для списка маркер, которого нет в меню кнопки Маркеры?
Чтобы выбрать маркер, которого нет в меню кнопки Меркеры, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите команду Определить новый маркер (рис. 11.62).
Рис. 11.62. Меню кнопки Маркеры
2. Появившееся окно Определение нового маркера (рис. 11.63) позволяет изменить следующие настройки:
· Символ – оформление маркера в виде знака таблицы символов;
· Рисунок – оформление маркера в виде рисунка, имеющегося в коллекции клипов;
· Шрифт – оформление маркера в виде текстового символа;
· Выравнивание – положение маркера относительно текста.
В разделе Образец можно увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.
Рис. 11.63. Окно Определение нового маркера
При вставке маркированного теста из другого приложения маркеры превратились в квадратики. Это вирус?
Нет. Просто при выполнении операций копирования и вставки было потеряно форматирование. Вы легко можете изменить вид маркера. Для этого выполните следующие действия.
1. Удалите квадратики.
2. Выделите список.
3. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите один из семи наиболее используемых маркеров.
В большом документе есть несколько нумерованных списков. Как сделать так, чтобы Word не продолжал нумерацию, а нумеровал эти списки отдельно?
Чтобы пункт списка начинался с первой цифры, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Начать заново с 1.
Если в контекстном меню выполнить команду Задать начальное значение, то откроется окно, в котором можно будет указать, с какой цифры нужно начать нумерацию (рис. 11.64).
Рис. 11.64. Окно Задание начального значения
При создании в Word документов, текст в которых разбит на колонки, программа по умолчанию делает первую колонку равной высоте страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. Как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты?
Справиться с этой проблемой очень просто: нужно вставить разрыв документа – и баланс между колонками будет достигнут. Для этого выполните следующее.
1. Установите курсор в конец текста, разбитого на колонки.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (рис. 11.65). Колонки станут одинаковыми.
Рис. 11.65. Меню кнопки Разрывы
Многоколоночный текст часто трудно читается. Можно разделить колонки вертикальными линиями?
Чтобы разделить колонки вертикальными линиями, сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите в появившемся меню команду Другие колонки (рис. 11.66).
Рис. 11.66. Меню кнопки Колонки
2. В открывшемся окне Колонки установите флажок Разделитель (рис. 11.67).
Рис. 11.67. Флажок Разделитель в окне Колонки
При выравнивании колонок по ширине между словами получаются слишком большие пробелы. Как этого избежать?
С такой проблемой вы можете столкнуться не только при выравнивании многоколоночного текста, но и при работе с любыми другими узкими блоками текста. Для решения проблемы нужно установить автоматическую расстановку переносов. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Расстановка переносов и выберите в появившемся меню команду Авто (рис. 11.68).
Рис. 11.68. Меню кнопки Расстановка переносов
Как выровнять заголовок по ширине страницы (до размеров ширины страницы)?
Чтобы это сделать, необходимо установить разрывы разделов следующим образом.
1. Наберите над текстом, который впоследствии будет разбит на колонки, заголовок. Установите для него необходимое форматирование, подберите размер шрифта так, чтобы текст помещался по ширине страницы.
2. Установите курсор в области заголовка.
3. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (см. рис. 11.65).
4. Переместите курсор на основной текст. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите нужное количество колонок. Теперь текст станет многоколоночным, а над ним будет находиться заголовок (рис. 11.69).
Рис. 11.69. Заголовок над многоколоночным текстом
При открытии документа стиль неожиданно изменился: название стиля осталось, а параметры форматирования совсем другие. Что произошло?
Может быть несколько причин неожиданного изменения параметров форматирования стиля.
Возможно, вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля шаблона, на основе которого был создан документ. Чтобы вернуть настройки стиля, необходимо снова изменить параметры форматирования стиля в шаблоне. Чтобы с вашими документами не случалось подобного (особенно если за компьютером работает несколько пользователей), необходимо принять меры безопасности, сделав следующее.
1. Откройте окно Параметры Word щелчком на одноименной кнопке меню Office.
2. В разделе Основные установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте (рис. 11.70).
Рис. 11.70. Включение вкладки Разработчик
3. Перейдите на появившуюся вкладку Разработчик и в группе Шаблоны нажмите кнопку Шаблон документа.
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку Шаблоны и снимите флажок Автоматически обновлять стили (рис. 11.71).
Рис. 11.71. Окно Шаблоны и надстройки
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
6. Сохраните документ.
7. Проделайте эту операцию для всех документов, с которыми вы работаете.
Другая причина, по которой могло произойти изменение параметров форматирования в документе, – вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля в документе. Если это произошло, Word может автоматически изменить параметры форматирования всех элементов текста, к которым был применен этот стиль. Чтобы этого больше не происходило, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (рис. 11.72).
Рис. 11.72. Кнопка открытия окна Стили
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (рис. 11.73).
Рис. 11.73. Контекстное меню стиля в окне Стили
3. В окне изменения стиля снимите флажок Обновлять автоматически (рис. 11.74).
Рис. 11.74. Окно Изменение стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь при внесении изменений в настройки стиля все элементы текста, к которым был применен этот стиль, изменяться не будут.
Наконец, форматирование в тексте могло измениться, если вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки базового стиля в документе. В основе многих пользовательских стилей лежит так называемый базовый стиль, и если в него вносятся изменения, они применяются ко всем стилям, созданным на его основе. Чтобы проверить, не основан ли ваш стиль на другом, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (см. рис. 11.72).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (см. рис. 11.73).
3. В окне изменения стиля в поле Основан на стиле выберите строку (нет) (рис. 11.75).
Рис. 11.75. Настройка стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Я отформатировал текст, а потом применил к нему стиль, и форматирование исчезло. Почему?
При применении стиля Word убирает все параметры форматирования, которые были применены к тексту ранее. По этой причине, если вы хотите использовать стиль и особое форматирование одновременно, сначала назначьте тексту стиль, а потом другие параметры форматирования.
Каждый, кто работает с текстовыми документами в офисном редакторе Word, знает, что удобочитаемость и внешний вид набранного текста зачастую играет первостепенную роль в восприятии материала и документа в целом. Для этого применяется так называемое форматирование. Далее будет показано, как отформатировать текст в «Ворде» с применением нескольких простейших правил. Данные советы пригодятся всем без исключения, а создаваемый документ будет выглядеть более презентабельным.
Что значит "Отформатировать текст в «Ворде»"?
Начнем самого понятия форматирования текста. Что это такое? Грубо говоря, это есть оформление материала таким образом, чтобы он легко воспринимался визуально при прочтении.
Согласитесь, ведь мелкие или слишком большие буквы воспринимают не все. То же самое касается и моментов, когда, например, некоторые главные тезисы не выделены, а читатель просто может потерять основную мысль содержимого. Разного рода заковыристые шрифты тоже могут сделать текст совершенно нечитабельным, не говоря уже о применении цветового оформления или заливок (если это совершенно не нужно) и отсутствии абзацев, когда текст получается «скомканным».
Как правильно отформатировать текст в «Ворде» и на что обратить внимание в первую очередь?
Итак, какие же инструменты для оформления имеются в самом редакторе? Говоря о том, как отформатировать текст в «Ворде», среди основополагающих принципов обработки можно выделить следующие:
- оформление шрифта (тип, размер, регистр, интервалы между литерами и символами, цвет, заливка и т. д.);
- выравнивание текста на странице;
- установка абзацев и отступов;
- назначение параметров страниц документов;
- обработка текста с созданием дополнительных элементов оформления (заголовки, колонки, колонтитулы, списки).
Работа со шрифтами
Начнем с самого простого - установки параметров шрифтов. Как отформатировать текст в «Ворде», используя этот инструментарий? Очень просто. Для этого в редакторе (если не брать в расчет разделы основных меню главной панели) все необходимые инструменты вынесены на панель с инструментами и располагаются в специальном разделе с кнопками и выпадающими меню.
В принципе, вопрос того, как отформатировать текст в «Ворде» 2007, 2003, 2010, 2013 или 2016, во всех версиях решается достаточно просто. Для начала из выпадающего списка выберем нужный шрифт (например, Times New Roman), затем из такого же списка установим размер шрифта (лучше использовать 12 или 14).
После этого, нажимая кнопки выделения, можно установить его тип (жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый). Чуть правее имеются кнопки изменения цвета самого шрифта или его фоновой заливки. Увлекаться применением такого оформления не стоит, а использовать его только в крайних случаях, когда необходимо подчеркнуть важность содержимого. То же самое касается и установки предыдущих параметров.
Выравнивание текста
Следующим этапом станет установка параметров выравнивания текста. По умолчанию в редакторе установлено выравнивание по левому краю. Но такое положение текста для чтения не всегда удобно.
На панели инструментов имеется четыре основные кнопки для установки выравнивания:
- по левому краю;
- по центру;
- по правому краю;
- по ширине.
Выравнивание по краям или по центру обычно применяется в случае создания «шапок» или установки места, скажем, для подписи в договоре. Наиболее удобным является при котором первые и последние литеры каждой строки располагаются на одинаковом расстоянии от края страницы, не считая абзацев. Как в «Ворде» отформатировать текст по ширине? Да просто выделить нужный фрагмент и нажать соответствующую кнопку. Также ее можно нажать и в том случае, если ввод текста только предполагается осуществить (пустая строка).
Установка отступов
Теперь необходимо выделить абзацы или красные строки. В самом простом случае при вводе текста с красной строки можно использовать клавишу табуляции (Tab), для которой по умолчанию обычно установлен горизонтальный отступ 1,25 см.
Изменить его и дополнительные параметры можно перемещением ползунка в виде треугольников и уголков на горизонтальной линейке (но только при активном соответствующем режиме отображения документа).
Обратите внимание на кнопки вида, расположенные на панели в правой ее части. Для быстрой установки вертикальных интервалов можно использовать предустановленные настройки вида (например, без интервала, обычный, заголовки и т. д.).
В случае когда требуется применить строго определенные параметры, в Word версий 2010 и выше необходимо использовать меню «Макет» и раздел установки интервала между абзацами. Здесь все настраиваемые отступы можно указать вручную. Особое внимание следует обратить на меню междустрочного интервала. Многие пользователи, в свое время набиравшие в редакторе дипломы, знают, что в требованиях указан полуторный интервал, который можно выбрать из выпадающего списка или установить значение самостоятельно.
Параметры страницы
Еще один момент в рассмотрении вопроса о том, как отформатировать текст в «Ворде», связан с установкой параметров самой страницы, доступ к которым в последних версиях редактора можно получить через меню дизайна с выбором полей, ориентации или размера листа.
Обычно при создании документов используется А4 с книжной (вертикальной) ориентацией. При выборе нужных значений эти параметры можно поменять по своему усмотрению. Что же касается установки полей, возвращаясь к вопросу об оформлении дипломных работ, требуется установка левого поля 3 см, правого - 2 см, верхнего и нижнего - 1,5 см. Если требования отсутствуют, как таковые, значения по умолчанию можно не трогать или изменить их, в зависимости от своих предпочтений.
В разделе дизайна для страницы можно применять установку границ и подложки, изменять цвет или применять специальные темы (если только документ не создавался или открывался в режиме совместимости с охранением файла в формате DOC более старых версий редактора, а не в формате DOCX текущей версии программы).
Заголовки, списки, колонки и колонтитулы
Выделить заголовки можно совершенно просто, используя для этого кнопки на основной панели, где можно выбрать нужный вид из нескольких встроенных шаблонов.
При создании списков используются специальные кнопки установки маркеров, нумерации или Для каждой предусмотрено разворачиваемое меню, в котором можно выбрать определенный шаблон или настроить параметры отображения списка самостоятельно.
Колонтитулы, в которых вводимый текст отображается на каждой странице, можно установить из меню вставки (верхний или нижний). Их параметры тоже можно поменять. Тут же имеются инструменты вставки номеров страниц, примечаний, ссылок и т. д. (если это предусмотрено структурой документа).
Форматирование по образцу
Наконец, предположим, что вы отформатировали нужный вам кусок текста или определенный раздел. В редакторе имеется интересная возможность использования форматирования по образцу.
Кнопка его применения находится на панели, если используется главное меню. Достаточно просто выделить нужный фрагмент текста, нажать на кнопку (она превратится в кисточку с указателем), после чего подвести курсор к другому фрагменту и нажать левую кнопку мыши. После этого и произойдет применение формата без изменения текстового содержимого фрагмента.
Примечание: также можно использовать всевозможные шаблоны, стили и многие другие инструменты, которые здесь подробно не рассматривались, поскольку упор делался на ручное форматирование.
Форматирование документов, предназначенных для печати, выполняется в «привязке» к параметрам печатной страницы. Поэтому создание документа, как правило, начинают с настройки основных параметров страницы, шрифта, абзаца. Однако следует отметить, что все параметры в дальнейшем можно изменить, как для отдельных слов или абзацев, так и для всего документа.
Настройка параметров страницы
Диалоговое окно Параметры страницы открывается из меню Файл 4 Параметры страницы. На вкладке Размер бумаги (рис. 7.1) из раскрывающегося списка можно выбрать нужный формат или ввести числовые значения в поля Ширина и Высота . По умолчанию устанавливается стандартный формат А4 (210х297 мм).Рис. 7.1. Окно диалога Параметры страницы вкладка Размер бумаги
На вкладке Поля (рис. 7.2) задаются размеры полей страницы. На этой же вкладке устанавливается ориентация страницы – книжная или альбомная .В поле Образец отображаются вводимые изменения.
Рис. 7.2. Окно диалога Параметры страницы вкладка Размер бумаги
Замечание . Размеры полей можно изменить непосредственно на координатных линейках в окне документа.Приемы форматирования текста
В Word различают форматирование символов и форматирование абзацев.
При этом понятие "символ" включает в себя не только отдельный символ, но слово, фразу, а также фрагмент текста, не являющийся абзацем. При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура и размер, начертание и тип подчеркивания, межбуквенное расстояние, скрытый текст и др. При форматировании абзацев, кроме параметров шрифта, задаются параметры расположения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.
Объект форматирования, как правило, должен быть предварительно выделен.
Параметры форматирования сохраняются в символе конца абзаца. Если удалить символ конца текущего абзаца, то абзац принимает параметры форматирования следующего за ним абзаца. Новый абзац, образующийся при нажатии клавиши Enter , принимает параметры форматирования предыдущего абзаца.
В Word реализованы два принципиально отличающихся способа форматирования текста - прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей.
При прямом
форматировании выделенному фрагменту поочередно
назначаются требуемые параметры оформления. Преимущество стилевого
форматирования
заключается в том, что выбранному объекту (обычно это абзац) назначается целый набор
параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет
уникальное имя. Стиль форматирования, кроме параметров шрифта и абзаца, может
содержать также параметры табуляции, границы и заливки, рамки, нумерации и указание на
используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили
форматирования могут быть назначены выделенным абзацам или абзацу, внутри которого
находится курсор.
Прямое форматирование является удобным способом оформления отдельных
фрагментов документа. При подготовке документов практически любого характера и
размера целесообразно использовать стилевое форматирование, что позволяет
автоматизировать процесс оформления и обеспечивает идентичность форматирования
однотипных элементов документа, т.е. единый стиль всего документа. Оба способа не
исключают, а дополняют друг друга. Обычно нестандартные шрифтовые оформления
отдельных символов или слов накладываются "поверх" стилевого форматирования абзаца.
Настройка шрифта
Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт или инструментами панели Форматирование . Диалоговое окно Шрифт (рис. 7.3) открывают командой меню Формат4 Шрифт .
Рис. 7.3. Окно диалога Шрифт, вкладка Шрифт
На вкладке
Шрифт
устанавливается название шрифта, его начертание и размер. Поле Образец
показывает гарнитуру выбранного шрифта. В списке поля Шрифт
представлены все шрифты, установленные в Windows. Гарантировано поддерживают кириллицу (русский алфавит) шрифты Times New Roman (шрифт с засечками) и
Arial (шрифт без засечек).
Особые начертания шрифта (жирный
, курсив
или подчеркивание
) применяют к отдельным фрагментам текста – к основному тексту применяется начертание Обычный
.
Размер шрифта измеряется в полиграфических пунктах
. В странах СНГ 1 пункт равен примерно 1/72 дюйма (0,3759 мм). Размер выбирают в зависимости от назначения документа. Машинописному тексту соответствует шрифт Times
New
Roman
14 размера.
На панели Форматирование
имеются инструменты для установки любой гарнитуры шрифта. Раскрывающая кнопка поля Шрифт
выводит список всех зарегистрированных шрифтов. Шрифты, которыми пользовались в последнее время, расположены в начале списка, далее – все шрифты в алфавитном порядке. Выбор выполняется щелчком мыши.
Поле Размер также имеет раскрывающую кнопку. Можно выбрать нужный размер шрифта из списка или ввести значение непосредственно в текстовое поле, предварительно щелкнув в нем, а затем нажать клавишу <Enter >.
Для установки особых режимов начертания используются три кнопки – (жирный , курсив или подчеркивание ). Щелчок на кнопке включает соответствующую установку.Для изменения шрифта можно использовать клавиатуру:
- Добавление курсивного начертания: Ctrl+I
- Добавление полужирного начертания: Ctrl+B
- Подчеркивание текста: Ctrl+U
- Оформление выделенных символов шрифтом Symbol: Ctrl+Shift+Q
- Увеличение размера шрифта: Ctrl+]
- Уменьшение размера шрифта: Ctrl+[
На владке Интервал можно установить разряженный или уплотненный шрифт. Для этого надо в поле интервал выбрать соответствующий режим и в поле на: размер разряжения или уплотнения.
Настройка параметров абзаца
С точки зрения текстового процессора абзацем является любой фрагмент текста, за которым следует символ ¶ («возврат каретки»). Этот символ появляется всякий раз при нажатии клавиши <Enter >. Таким образом, любой заголовок в тексте – это тоже абзац, к которому может быть применено особое форматирование.
Первичные настройки параметров абзаца предназначены для установки общего формата, принятого в документе. Однако к любому конкретному абзацу можно применить свои особые настройки.
Форматирование проводят в режиме разметки страницы , чтобы точно определить, как будет выглядеть документ в печатном виде.
Настройку параметров абзаца выполняют в диалоговом окне Абзац или при помощи панели инструментов и линейки .Диалоговое окно Абзац (рис. 7.4) открывают командой меню Формат 4 Абзац или выбирают команду Абзац из контекстного меню абзаца.
Рис. 7.4. Диалоговое окно Абзац
Способы выравнивания абзацев
Word поддерживает четыре типа выравнивания абзацев:- по левому краю;
- по правому краю;
- по центру;
- по ширине (ровные оба края абзаца).
. Поскольку всегда выбран один из четырех типов выравнивания, то одна из четырех кнопок выравнивания оказывается нажатой. Щелчок на другой кнопке изменит способ выравнивания. Для печатных документов рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине
с одновременным включением функции автоматического переноса слов.
Избранный способ действует на текущий абзац и последующие вновь вводимые абзацы.
Положение первой строки абзаца
Для первой строки абзаца Word предлагает три положения:
- нет (все строки абзаца начинаются с одной позиции);
- отступ (красная строка);
- выступ (все строки абзаца сдвинуты влево по сравнению с позицией первой строки).
Положение первой строки задается в окне Абзац (см. рис. 7.4) из раскрывающегося списка поля Первая строка или перемещением движков на линейке. Взаимное расположение движков на линейке для каждого из случаев показано ниже.
|
Положение первой строки можно задать при помощи движков на линейке а:) отступ |
|
б) выступ |
|
в) нет отступа и выступа |
Отступы абзаца от полей
На линейке отступы абзаца от полей задаются перемещением движков.
|
абзац располагается в пределах от левого до правого поля |
|
абзац имеет отступы по 2 см. от каждого из полей. |
Междустрочный интервал
Междустрочный интервал задается в пунктах . Его значение выбирают из раскрывающегося списка соответствующего поля в окне Абзац .
Одинарный интервал примерно равен высоте прописной буквы выбранного шрифта. Так для шрифта 14 размера междустрочный одинарный интервал составит чуть более 14 пунктов. Такой интервал считается стандартным и устанавливается по умолчанию. Междустрочный интервал задают в зависимости от требований, предъявляемых к документу.
Значение Точно из раскрывающегося списка позволяет установить любое количество пунктов, соответствующее нужному междустрочному интервалу.
Интервал между абзацами
Между абзацами можно установить несколько больший интервал, чем между строк внутри абзаца (отбивки между абзацами). Такая практика, например, используется для документов сложной структуры (технических). Интервалы измеряются в пунктах . Величину отбивки подбирают опытным путем.
Форматирование по образцу
Word предоставляет средства для копирования формата , позволяя выполнять форматирование по образцу как абзацев, так и отдельных слов.
Чтобы выполнить форматирование абзаца по образцу, нужно установить курсор на абзаце-образце и щелкнуть на кнопке 
Формат по образцу
в панели инструментов.
Если требуется применить формат к нескольким абзацам, то после установки курсора на абзац-образец, нужно дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу , а затем последовательно щелкать на всех абзацах, которые требуется отформатировать должным образом. Указатель мыши при этом будет сохранять своеобразный вид («метелочка»). Закончив внесение изменений, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу («отжать» ее) или нажать клавишу < Esc > .
Таким же образом можно копировать формат символов. Например, установив один раз формат разрядки слова, в дальнейшем можно скопировать этот формат на другие слова , вместо того, чтобы каждый раз открывать окно Шрифт и устанавливать межсимвольный интервал.
Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.
Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.
О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.
Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.
Выделение заголовка
С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.
Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста” .
Выравнивание текста
По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:
Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.
Изменение интервалов
Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.
Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.
Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.
Добавление маркированных и нумерованных списков
Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .
1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.
2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация” ) на панели управления в группе “Абзац” .
3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.
- Совет:
Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.
- Совет:
Если во время оформления документа, при выполнении той или иной операции по его форматированию, вы допустили ошибку, ее всегда можно исправить, то есть, отменить. Для этого просто нажмите на закругленную стрелку (направленную влево), расположенную возле кнопки “Сохранить”
. Также, для отмены любого действия в Ворде, будь то форматирование текста или любая другая операция, можно использовать комбинацию клавиш “CTRL+Z”
.
На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.
При работе с рефератом или курсовой, да и любой другой комплексной работой, важно соблюдать базовые принципы форматирования текста в Word, дабы ваша работа имела приемлемый общепринятый вид, текст не вылазил за границы, а абзацы имели четкие структурированные рамки. В этой статье речь пойдет об основных правилах форматирования текста в редакторе Word.
Основные правила форматирования текста в Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
После того, как текст был отредактирован, нужно адаптировать его внешний вид к общепринятому, то есть отформатировать его. Текстовый редактор Word предоставляет возможность форматирования разделов, страниц, таблиц, абзацев, символов и самого документа в общем.
Среди объектов, подлежащих форматированию, можно выделить: регистр, цвет текста, цвет выделения текста, начертание шрифта (подчеркнутое, курсивное, полужирное), интервал между символами в слове, размер шрифта, гарнитуру шрифта и пр.
Ниже мы приведем основные правила, которых следует придерживаться при форматировании текста в Ворде. Применяйте описанные в нижеследующей статье правила, и ваши тексты непременно будут иметь профессиональный, стильный и аккуратный вид.
- Следуйте одному стилю. При создании единого документа придерживайтесь одного и того же шрифта, и двух, максимум трех его размеров. Для примера, заголовки 17-ым, подзаголовки 15-ым, основной текст 11-ым. При написании официального документа намеревайтесь не использовать выделение цветом. Помимо этого, старайтесь не осуществлять выделение важных частей текста одновременно двумя стилями (к примеру, курсивом и жирным) – это делает восприятие данных гораздо сложнее.
- Задействуйте разрывы страниц. Если в документе нужно переместиться на другую страницу – применяйте разрывы страниц. Если же, в качестве примера, с этой целью вы станете множество раз задействовать переход на последующий абзац (при помощи нажатия на клавишу Enter) – в последующем у вас непременно будут трудности со смещением текста.
- Применяйте в новых параграфах отступы. С этой целью следует поместить курсор в начало абзаца и нажать клавишу TAB. Дабы последующие абзацы также начинались с красной строки, стоит поставить курсор в конце предыдущего абзаца и нажать кнопку Enter. Ни при каких обстоятельствах не задействуйте «пробел» для генерирования отступа (или красной строки).
- Время от времени проверяйте, чтобы форматирование текста было выполнено так, как вам нужно. По умолчанию форматирование текста не заметно невооруженному глазу. Чтобы отобразить его на экране, нужно нажать специальную кнопку.
После этого в тексте возникнут невидимые символы, служащие в качестве форматирования. К примеру, «пробел» можно увидеть, как точку в центральной части строки, табуляция представлена в виде стрелки вправо, а верно задействованный отступ не отображается никоим образом.
Приведенные советы являются лишь рекомендациями, которые вы можете использовать в соответствии со своими персональными предпочтениями. Как бы то ни было, эти правила являются общепринятыми, и представляют собой в некоторой степени каноны составления официальных и неофициальных документов.